TS-BASE 受発注
2024.05.22
受注業務を効率化しよう！理由・具体的な方法・システムの選び方を詳しく紹介
目次
紙やFAX・メールなどのアナログな受注業務を効率化したい、と思う方も多いのではないでしょうか。受注業務を効率化する方法として、業務プロセスの見直しや受発注システム導入などがあります。受発注システムにはさまざまな種類があり、導入前に自社に適しているか見極めることも大切です。
本記事では受注業務を効率化すべき理由と方法、受発注システムの選び方について、詳しく紹介していきます。
実際に、月間1,000件近い注文をFAX・メールで受注していた企業が、受発注システムを導入して業務改善した事例もあります。こちらの記事もご覧ください。
受注業務を効率化すべき理由
まずは、受注業務を効率化すべき理由を紹介します。
人的ミス防止
アナログ対応の受注業務では人的ミスが多く発生しがちなため、効率化してミスを防ぐべきです。
例えば、手作業による入力ミスが発生することで、誤った商品の発送、価格設定の誤りなどが起きてしまう可能性があります。
直接受注データをシステムに入力できるようになるなど効率化を図れば、入力ミスを防げることはもちろん、処理速度も向上し、顧客への迅速かつ正確な対応が可能となります。
属人化防止
受注業務は、内容によっては特定の個人に業務内容が依存するものもあるため、業務効率化を実現して、属人化を防止すべきです。
従業員個人のみが業務の対応方法や顧客情報を把握しているケースも少なくありません。そのような状況が続けば、その従業員が退職したり、長期休暇を取ったりした際に、業務が滞ってしまうでしょう。
そのため、受発注システムを導入したり電子化を行い、業務効率化を実現し、誰でも対応方法を把握できるようにするなど、属人化を防止するための取り組みが重要です。
属人化の解消についてはこちらの記事もご覧ください。
受注業務を効率化する方法
ここからは、受注業務を効率化する主な方法を紹介します。
業務プロセスの見直し
1つ目は、業務プロセスの見直しです。
受注業務を効率化するためには、まず既存の業務プロセスの見直しを行うことが重要です。
現状のプロセスの各ステップを洗い出し、無駄な手順や時間を要する作業を特定していきましょう。これにより、業務の簡素化や自動化の可能性を探り、改善策を実施することができます。
見直し策として、例えば重複しているデータ入力作業の削減や、承認フローの簡略化などが挙げられるでしょう。
業務プロセスを見直すときは、関連部署や従業員の声を取り入れることがおすすめです。現場の声に基づいた効果的な改善を行えます。
業務プロセスの見直し手順はこちらでも解説しています。
電子化
2つ目は、電子化です。
受注業務を紙やFAXなどアナログ対応で行っている場合、電子化することで、業務効率と精度の向上が可能です。
例えば、注文書を電子化すれば、紙の印刷や郵送、保管にかかる時間とコストを削減できます。電子データを利用すれば、すぐに閲覧できますし、キーワードを入力して検索して、探したい情報をすぐに取り出すことが可能です。
各帳票・データを電子化すれば、受注データのリアルタイムでの情報共有と長期的な文書保管を効率的に行えます。
受発注システムの導入
3つ目は、受発注システムの導入です。
受発注システムを導入することで、受注から発送までのプロセスを一元管理し、業務の自動化と効率化を図ることができます。
アナログ業務で課題だった、手作業による入力ミスや情報の誤りを防ぐことも可能です。また、システムを通じて直接顧客とやり取りすることが可能になるため、顧客満足度も向上するでしょう。
TS-BASE 受発注は、受発注業務の中で発生するお困り事を解決するサービスです。紙・電話・FAXなど、アナログ業務の負荷が大きいとお悩みの方に対して、受注処理業務をデジタル化・自動化し、業務効率化を図ることが可能です。
受発注システム導入のメリット
受注業務を効率化するためには、受発注システムが欠かせません。ここからは、受発注システム導入のメリットについて紹介していきます。
自動化
受発注システムを導入すれば、受注業務のプロセスを自動化できます。
例えば注文ステータスや在庫情報に関して、リアルタイムに確認することができるため、顧客や社内関係部署にわざわざ状況を聞く必要もありません。
また、システム上で直接受注データをやり取りできるため、紙からシステムに転記する業務も必要なく自動化されます。そのため、人的ミスの発生確率が低下し、一貫した作業品質を保てるのです。
受発注システムを導入することで、従業員はこれまで煩わしく感じていた作業を自動化し、より戦略的な業務に集中できるようになります。
迅速な対応
受発注システムを利用することで、注文から納品までの対応スピードが向上します。
顧客はシステム上で注文情報を入力するため、担当者は即座に在庫確認や注文状況確認が可能となり、レスポンスが迅速に行えるのです。
迅速に対応することで、顧客からの信頼を得られ、次なる取引に繋げるチャンスが高まります。
在庫最適化
受発注システムを導入すれば、在庫最適化も可能です。
受発注システムと在庫管理システムを連携させることで、在庫レベルをリアルタイムで把握し、過剰在庫や品切れのリスクを最小限に抑えられます。
これにより、在庫を確認するためのコストと手間もなくなり、全体的な業務効率化を実現します。
顧客の満足度向上
受発注システムの導入により、顧客満足度の向上も期待できます。
注文内容をシステム上で管理することにより、注文情報の正確性が向上し、顧客への迅速な商品・サービスの提供が可能です。
顧客はオンラインで注文状況を確認できるため、透明性のある情報提供によって安心感を持てます。
また、顧客特有のカスタマイズ商品や特価商品の提示も容易なため、顧客は特別感を感じて、リピート購入にも繋がるでしょう。
受発注システムの導入により、顧客からの売上向上につながったケースも実際にあります。ご興味のある方はこちらもご覧ください。
ステータスの可視化
受発注システムでは、注文から配送までの各ステージのステータスをリアルタイムで可視化できます。
注文者が自身で配送ステータスを確認できるため、社内担当者の問い合わせ対応工数を削減でき、業務効率化に繋がるでしょう。また、注文者自身も自分の注文状況をリアルタイムに把握できるなど、サービスや企業に対する信頼感が増します。
受発注システムを導入することで、企業と顧客の双方にとって有益な情報の透明性が保たれます。
TS-BASE 受発注で受注業務を効率化しよう
本記事では、受注業務を効率化すべき理由と方法、受発注システムを導入するメリットについて紹介しました。
TS-BASE 受発注は、デジタル技術を活用して受発注業務を一元管理することにより、業務効率化とコスト削減を実現するサービスです。従来担当者が実施していた入力・郵送などの手作業を大幅に効率化することが可能です。
TS-BASE 受発注についてもっと知りたい！という方は以下の資料もご覧ください。
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