「販促物の在庫管理はどのように管理するのが良いのだろう」と考える担当者もいらっしゃるかと思います。チラシやノベルティなどの販促物は、在庫管理をしっかりと行うことで最適な在庫量の把握はもちろん、効果測定や需要予測などにも役立ちます。

本記事では、販促物の在庫管理が必要な理由と効率化する方法、管理するためのシステムを導入するメリットについて詳しく紹介していきます。

販促物の在庫管理が必要な理由

まずは、販促物の在庫管理が必要な理由について、以下3点を紹介します。

• データ不足への対応
• アナログ対応による煩雑管理防止
• 人手不足への対応

データ不足への対応

1つ目は、データ不足への対応です。

販促物を管理するために必要なデータとして、例えば、作成した販促物の一覧、作成にかかったコスト、数量と残数、配布先、配布した先で使われた数量、販促物の配布後の問い合わせ数、関連ページへのアクセス数などが挙げられます。

電話やFAXなどで販促物の発注を行っている場合、上記のような販促物を管理するために必要なデータが不足します。

データが不足すると、販促物が顧客にとって有効だったのか効果測定や、改善や次回の戦略立案もできなくなります。

そのため、販促物の在庫管理をしっかりと行いデータを一元的に管理することが大切です。

アナログ対応による煩雑管理防止

2つ目は、アナログ対応による煩雑管理防止です。

店舗から本社への販促物発注に関して、電話やメール、FAXなどで行う企業もまだ多くあるでしょう。これらのやり取りは紙に記載されたり、Excelに手動で入力されたり、またやり取りを記載しない場合があるなど、管理が煩雑になりやすいです。

また、アナログ対応では、在庫数の確認や更新に時間がかかり、リアルタイムでの情報把握が困難です。そのため、在庫の過不足が発生しやすく、必要なタイミングで必要な販促物が用意できないリスクもあります。また、手動記録による入力ミスや記録漏れが発生する可能性が高く、正確な在庫状況を把握することも難しいです。

そのため、販促物も在庫管理を適切に行い、リアルタイムな在庫データを見られるようにすることで、効率的かつ正確な在庫管理を実現できるでしょう。

人手不足への対応

3つ目は、人手不足への対応です。

企業では人手不足により、販促物の受発注業務を主業務と兼任して手動で行っていることも少なくありません。

兼任業務を行う社員は、日常の業務に追われているケースが多いでしょう。主業務に加え販促物の受発注業務を行う必要があり、業務負荷が高くなります。そのような状態が続き適切な在庫管理を行えなければ、在庫量の過不足を引き起こしてしまう恐れがあります。販促物を適切な場所に適切な量届けられなければ、売上にも影響します。

そのため、在庫管理が行えるシステムなどを導入して、在庫管理の最適化を図ることが重要です。社員は手動でのデータ収集作業から解放され、主業務に専念できるでしょう。

販促物の在庫管理を効率化する方法

ここからは、販促物の在庫管理を効率化する方法について、以下2点を紹介します。

• データの集約
• 販促物を管理するシステム導入

データの集約

データの集約とは、販促物に関連するすべての情報を一元的に管理することです。データを集約すれば、在庫管理業務の効率が向上します。

前述した通り、販促物のデータとして、作成した販促物の一覧、作成にかかったコスト、数量と残数、配布先、配布した先で使われた数量、販促物の配布後の問い合わせ数、関連ページへのアクセス数などがあります。

上記の情報を一箇所で管理することで、最新の在庫量だけでなく、販促物の効果を測定でき、次の販促活動の改善にも活かせます。

販促物を管理するシステムの導入

販促物の在庫管理を効率化する方法としておすすめなのが、販促物を管理するためのシステム導入です。システムを導入すれば、在庫の確認と注文プロセスを大幅に改善できます。

在庫数をリアルタイムで表示できるシステムを導入すれば、担当者は現在の在庫状況を一目で把握でき、必要なタイミングで適切な数量を発注することが可能になります。在庫が一定の基準値を下回った場合、自動的にアラートを発する機能もあれば、欠品リスクの減少も可能でしょう。

また、過去の注文データを参照して、どの販促物がどれだけ使われているのか、どのタイミングで多く使われるのかを把握することで、需要予測が可能になり、無駄な在庫を持たずに効率的な発注を行えます。

販促物を管理するシステムを導入することで、在庫を正確に把握しながら注文できるようになるため、販促物の効果的な活用とコスト削減を期待できます。

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販促物の在庫管理でシステムを導入するメリット

販促物の在庫管理でシステムを導入するメリットについて、以下3点を紹介します。

• 販売機会損失の予防
• 出荷ステータスの把握
• 注文情報の一元管理

販売機会損失の予防

1つ目のメリットは、販売機会損失の予防です。

販促物の在庫管理ができるシステムを導入すれば、販売機会の損失を防ぐことができます。

例えば、営業が販促物を必要とするとき、システム上で現在の在庫状況を即座に確認し、その場で必要な数量を発注できるようになります。担当者に電話をかけて発注する、といった手間も必要ありません。

在庫量を確認しながら注文できるようになれば、「在庫が足りなくて注文できないことが後からわかった」という状況もなくなります。販促物の在庫管理ができるシステムを導入することで、販促物の不足による販売機会を逃すことがなくなるでしょう。

出荷ステータスの把握

2つ目のメリットは、出荷ステータスの把握です。

販促物の在庫管理ができるシステムを導入することで、在庫管理はもちろん出荷ステータスの状況もリアルタイムで把握できるようになります。

営業担当者や管理者は、出荷準備中・出荷済み・配送中・納品完了など、販促物の発注から納品までの各ステップを一目で確認できるため、顧客からの問い合わせに迅速かつ正確に対応可能です。

出荷ステータスの把握は、出荷遅延やトラブルの早期発見にも役立ちます。問題が発生した場合、システム上で異常を検知し、迅速に対応策を講じられるため、販促物の在庫不足を防ぎ、販売機会損失のリスクを減少できます。

販促物の在庫管理ができるシステムを導入すれば、出荷ステータスをリアルタイムで把握でき、業務効率の向上、顧客対応の迅速化、販売機会損失の予防を実現できるでしょう。

注文情報の一元管理

3つ目は、注文情報の一元管理です。

販促物の在庫管理ができるシステムを導入すれば、注文情報が一元管理されるため、どの販促物がどれだけ注文され、どれくらいの在庫が残っているかを正確に把握できるようになります。

蓄積されたデータを活用することで、販促物の効果測定も可能です。例えば、特定の期間にどれだけの販促物が配布され、どれだけ売上増加に貢献できたのか評価でき、今後の販促戦略の改善に役立てることも可能です。

また、過去のデータを基に、どの時期にどの販促物が多く注文されるかを予測し、欠品のリスクを事前に察知できます。これにより、適切なタイミングで在庫を補充し、販売機会を逃さずに済みます。

販促物の在庫管理ができるシステムを導入することで、注文情報を一元管理でき、在庫管理の効率化、販促効果の分析、そして欠品リスクの低減が可能になるでしょう。

販促物の在庫管理はTS-BASE 受発注がおすすめ

本記事では、販促物の在庫管理をすべき理由と在庫管理の方法、販促管理に適したシステムを導入するメリットについて紹介しました。

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