TS-BASE 受発注

2024.03.25

ペーパーレス化で変わる！受発注業務の効率化テクニックを詳しく紹介

受発注業務について、アナログ対応からペーパーレス化を検討しているときに、どのような方法がおすすめか、どのようなステップで進めるべきか具体的に知りたい、と思う方も多いでしょう。アナログな受発注業務では、ヒューマンエラーが発生する可能性があったり、紙保管コストが必要になったりするなど課題も多く、ペーパーレス化で解決することをおすすめします。

本記事では、受発注業務において、ペーパーレス化が必要となる背景、メリット・デメリット、実現するステップを紹介していきます。

紙やFAXなど、アナログな方法での受発注業務の負担を解消したい、と考えている方はこちらの資料もおすすめです。

【あわせて読みたい】
目指せ効率化！アナログな受発注業務の負担解決法

受発注業務でペーパーレス化が必要となる背景

まずは、受発注業務でペーパーレス化が必要となる背景を、以下3点紹介していきます。

リモート勤務対応
コスト削減
利便性向上

リモート勤務対応

受発注業務におけるペーパーレス化が求められる背景の1つに、リモートワーク対応が挙げられます。

リモートワークや在宅勤務は、従業員にとって柔軟な働き方を可能としますが、受発注業務をアナログ対応で行っていると、書類対応のためにオフィスに出社する必要があるなど、利便性に欠けてしまいます。

注文書や納品書などの書類を紙でオフィスに管理していると、リモートワークをしている従業員がこれらの情報を閲覧することができません。そのため、ペーパーレス化によって紙帳票を電子変換して管理することで、場所に囚われずに必要な情報に瞬時にアクセスできるようになり、効率的な業務遂行が可能です。

ペーパーレス化は情報の共有と更新も簡単に行えるため、リモートワーク環境下でも関係者間のコミュニケーションをスムーズにでき、業務の透明性が高まります。

リモートワーク（テレワーク）中に受発注業務を行う場合は、こちらも参考にしてください。

コスト削減

受発注業務においてペーパーレス化が求められる背景として、コスト削減もあります。

紙やFAXなどのアナログな方法で受発注業務に対応していると、印刷や書類保管に関連する費用がかかります。例えば、紙やプリンターインクの購入費、印刷費、FAX通信費、保管スペースの維持費用があります。また、物理的な文書の検索・郵送などにも時間と手間が必要です。

ペーパーレス化を実現することで、上記アナログ対応の直接的・間接的なコストの削減が可能です。

利便性向上

受発注業務におけるペーパーレス化が求められる背景には、利便性向上もあります。

紙ベースの文書管理では、物理的なファイルキャビネットや倉庫から必要な書類を探す必要があり、時間がかかり非効率的です。

ペーパーレス化をすれば、これまでの紙文書は電子形式で保存されるため、担当者は探したいキーワードを入力することで、必要な情報を瞬時に見つけることができます。従来のアナログ業務に比べて、作業スピードと生産性が大幅に向上するでしょう。

さらに、電子文書はシステムやインターネット上に保管されているため、どこの場所にいても必要な情報の取得・共有が可能です。

このようにペーパーレス化は、受発注業務における検索の効率化と作業の利便性を大きく改善します。

受発注業務でペーパーレス化を実現するメリット

ここからは、受発注業務でペーパーレス化を実現するメリットとして、以下を紹介します。

業務効率化
コスト削減
オフィススペース確保
セキュリティ強化

業務効率化

受発注業務をペーパーレス化すれば、業務効率化を実現できます。

紙文書を電子化することで、文書の保管・必要な情報の検索・複数人での共有、更新作業をすぐ行えるようになります。紙文書を手作業で管理するための時間や物理的な保管スペースも必要ありません。文書にアクセスしやすいこと、情報を即時に取り出せることで、社内や顧客からの問い合わせ対応もスピードアップし、顧客満足度の向上に貢献します。

また、電子化すれば紙からシステムなどに転記することもなくなるため、ミスも減少し業務品質の向上にも繋がります。

ペーパーレス化は、単に紙を使わないということ以上の価値を企業にもたらし、受発注業務の効率を大幅に高めることができます。

コスト削減

受発注業務でペーパーレス化を実現すれば、コスト削減効果も期待できます。

例えば、紙代・プリンターの印刷代、消耗品代、書類の郵送代が該当します。

また、電子化データは瞬時にアクセス可能であり、更新や共有作業も容易に行えます。紙文書管理に比べて、取り出しや更新のための人的コストも少なく済みます。

ペーパーレス化は、紙の文書管理にかかっていたコストを削減でき、企業の粗利獲得に貢献できます。

オフィススペース確保

受発注業務でペーパーレス化を実現すれば、オフィススペースを有効活用できる可能性が高いです。

注文書・納品書・契約書などの経理文書は、法律で7年間の保管が義務付けられており、企業は大量のキャビネットや倉庫を用意して、物理的に保管する必要があります。

ペーパーレス化により上記文書をシステム上で管理することで、物理的な保管スペースが不要となり、オフィススペースをより有効活用することが可能です。

ペーパーレス化はコスト削減だけでなく、オフィス環境の最適化にも貢献するため、多くの企業が取り組んでいます。

セキュリティ強化

受発注業務でペーパーレス化を実現することは、セキュリティ対策の効果もあります。

紙文書では、キャビネットを開けられる人なら、誰でもさまざまな情報を取り出すことが可能なため、機密情報が第三者の目に触れられるリスクが高くなってしまいます。ペーパーレス化で必要最小限のアクセス権を設定することで、関係者以外が情報にアクセスするのを防げるでしょう。

また、誰がどの文書を閲覧したか、編集したかの履歴を追うことができ、不審な行動があった場合、瞬時に特定して対策を施すことも可能です。

また、紙文書は紛失や盗難、水損や火災などのリスクに常にさらされています。オフィスが被災してしまったら、基本的に情報を取り出すことは不可能でしょう。

ペーパーレス化で電子化を図り、定期的にバックアップやBCP対策を実施することで、オフィスなどが被災した場合においても、情報を守れることはもちろん、通常業務を継続できます。

ペーパーレス化は受発注業務における情報のセキュリティを強化し、企業の貴重なデータを保護する上で重要です。

受発注業務でペーパーレス化することのデメリット

受発注業務をペーパーレス化すれば、得られるメリットは多いものの、組織によってはデメリットが発生することもあります。ここからは、以下のデメリットを紹介していきます。

初期費用が高くなりがち
取引先企業からの理解が必要
紙が適している人も

初期費用が高くなりがち

ペーパーレス化を実現するためには、適切なシステムの構築やサービス導入が必要となるため、初期費用が高くなりがちです。

例えば、専用のソフトウェア購入費用、システムのカスタマイズ、紙から電子化するためのスキャン作業、従業員への教育など、多くのコストが必要です。

運用開始後もシステムのメンテナンスやアップデートに継続的なコストが発生することがあります。

ペーパーレス化は、長期的な視点で見れば業務効率化やコスト削減効果によって初期費用の回収が見込まれますが、短期的には企業の財務状況に影響を与えることもあり得るため、導入時には慎重に検討することが必要です。

取引先企業からの理解が必要

受発注業務でペーパーレス化を実現するには、取引先企業への理解と協力が不可欠です。

ペーパーレス化は、自社内部の業務プロセスだけでなく、取引先とのやり取りにも大きな変化をもたらします。すべての取引先がデジタル化に同じ速度・意欲で対応しているわけではなく、中には紙ベースの文書でのやり取りを好む企業も存在します。

そのため、取引先に対してデジタル文書の受け入れや共有方法に関する説明を行い、理解と協力を得る必要があり、時間とリソースが必要です。場合によっては取引関係の見直しや調整が求められることもあるでしょう。

ペーパーレス化を進めるにあたって、取引先との関係構築にも配慮し、スムーズな移行を図るための追加的な努力が必要となる場合があります。

紙が適している人も

受発注業務のペーパーレス化において、全ての従業員や関係者がデジタルツールやシステムに慣れ親しんでいるわけではありません。紙の運用が適している人もいます。

特に、長年にわたり紙ベースの文書で業務を行ってきた人々にとって、突然のペーパーレス化は戸惑いやストレスを伴うことがあり、作業効率の低下やミスの増加、職場内での不満の蓄積につながる恐れがあります。

また、ITスキルの差異により、職場内での格差が生じる可能性もあり、職場の雰囲気に悪影響を与えかねません。

ペーパーレス化は多くのメリットをもたらしますが、それを全面的に受け入れられない人々の存在は、組織全体としてのスムーズな移行を妨げる要因となり得るため、ペーパーレス化を進めるときは、従業員への研修やフォローと、段階的な移行が不可欠です。どうしても合わない人がいる場合、紙と電子を並行することも一つの方法です。

受発注でペーパーレス化を実現する手段

受発注でペーパーレス化を実現する主な手段について、以下4点を紹介します。

スキャン
OCR
ペーパーレスFAX
受発注システム導入

スキャン

紙で受発注業務を行っている場合、スキャナーや複合機を使って電子文書に変換し、ペーパーレス化を実現する手段があります。

紙をスキャンを行えば従来の注文書などをそのままのイメージで取り込むことができるため、担当者は以前と変わらないように閲覧できるでしょう。

ただし、単純にスキャンを行うとイメージデータとして保存されるため、検索ができない、ファイル名を手動でつけるなど運用しづらい部分もあります。

OCR

OCRとは、紙でスキャンした文書やイメージファイルに書かれている文字をテキスト情報として変換することです。

OCR変換した文字列は、検索対象として引っかかるため、注文書に書かれている取引番号や電話番号など調べる際にも便利です。

OCRは手書きなどの文書は読み取りにくい傾向にあるため、注意しましょう。

ペーパーレスFAX

ペーパーレスFAXとは、受信したFAX文書を印刷するのではなく、電子形式として保管することです。

ペーパーレスFAXを導入すれば、複合機でFAXを受信した場合、複合機の領域に一時的に保管されたあと、別のPCやサーバーに転送できるようになります。

ただし、FAXの通信回線を使うため、送受信量によってはランニングコストが高くなる可能性があります。

受発注システム導入

受発注業務のペーパーレス化を実現したい場合、受発注システムの導入が欠かせません。

受発注システムとは、注文書の作成〜出荷対応、在庫管理まで一括に行えるシステムのことです。システム上で取引を行えるため、自社はもちろん、取引先のペーパーレス化実現にもつながります。

受発注でペーパーレス化を実現するステップ

ここからは、受発注でペーパーレス化を実現するステップを紹介していきます。

目標の明確化
まずは、ペーパーレス化で何を実現したいのか、目標を設定することが大切です。ペーパーレス化は、電子化自体がゴールではありません。電子化した後、そのデータをどのように活用したいのか、5年後など中長期視点で業務イメージはどのようになっているのかなどを考えて、目標を設定しましょう。
スケジュール計画
ペーパーレス化を実現する全体のスケジュールを立てていきます。現状業務の把握時期、必要な機能、システム選定、スキャンのタイミング・期間など、細かなスケジュールを決めていきましょう。
現状把握
現状の受発注業務の業務フロー、どこに課題があるのか、何を改善しなければならないのかなどを特定していきます。担当している部門にヒアリングしながら、特定するのがよいでしょう。
システム選定
ペーパーレス化を実現するシステムについて、何を導入するか選定していきます。選定ポイントとして、機能、操作性、コスト、セキュリティ面、サポート体制などがあります。
システム設計・導入
ペーパーレス化を実現するための受発注システムを導入していきます。導入前に、文書にはどのような属性が必要なのか、どのような構成にするのかなどを決めていきます。受発注システムを導入すれば、注文書の作成〜出荷対応、在庫管理までをシステム上で行え、文書の作成・保管・検索・共有が容易になり、業務効率化とコスト削減を実現できます。
教育
社内の管理者、ユーザー向けに受発注システムの操作教育を行っていきます。実際に担当する方が使いやすいかなど、反応を見ていきましょう。
スモールスタート
受発注システムを実際に運用していきます。全部の部門で始めるのではなく、一部の部門でお試しでスタートしてみて、実際に使えそうかなどを実運用で確認していきます。
既存文書のスキャン
スモールスタートの段階で業務に問題がないことを確認できたら、必要に応じて社内の紙文書をスキャンなどして電子形式に変換、保管していきます。必要な文書のスキャンができたら、段階的にスタートして、受発注システムの本格稼働を進めていきます。