受発注業務の一つである受注入力は、注文を確認して手動でソフトやシステムに入力したり、在庫を確認して受付内容を顧客に返したりなど、手間がかかる業務です。そのため、受注入力業務を効率化したい、と考えている方も多いかもしれません。

この記事では、受注入力業務について、概要と業務の流れ、抱える課題とその解決策を紹介していきます。

受注入力とは何か

受注入力とは、顧客から受けた注文に対して、内容を確認して、ソフトウェアやシステムなど、社内で管理する場所に正確に記録する業務のことです。

受注入力業務は、単純な入力作業と思われがちですが、顧客が注文した商品・サービスを約束した期日までに届けるために、受け付けた注文内容を確実に処理して、顧客満足度を維持する必要があるなど重要な作業であり、基本的にミスがない前提で進められます。

受注方法は、口頭・電話・FAX・メール・チャット・EDI・ECサイトなど、顧客によって異なるため、それぞれに適した方法で、受注入力業務を行う必要があります。また、管理方法としても、システムへ入力したり、CSVデータなどを読み込ませたり、システム間を自動連携させるなど、企業によってさまざまでしょう。

受注入力業務で扱うデータは、入力が終わった後に受注伝票として相手に送付、過去の記録として社内で残しておくなど、重要な情報です。

受注入力業務の主な流れ

ここからは受注入力業務について、以下の主な流れを説明していきます。

• 注文受付
• 注文内容の確認
• システムへの入力
• 在庫の確認
• 受注確認の通知

受注入力業務は、上記以外にも配送手配や納品・請求業務、全体の受注管理業務なども含まれる場合もあり、企業によって範囲が異なります。

注文受付

注文受付とは、顧客からの注文を受け付けることです。

注文方法には、口頭・電話・FAX・メール・チャット・EDI・ECサイトなど、顧客によって様々な手段を使い分けている企業も少なくないでしょう。様々な手段からきた注文に対して、「まずは受け付けました。」と、仮受付のメッセージを顧客に返すことで、相手側に安心感を与えられます。

注文受付作業を効率化するために、受発注システムを導入する場合もあります。注文受付は、迅速な対応をすることで顧客満足度向上にも繋がるため、受発注業務の中で重要な業務の一つです。

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注文内容の確認

注文内容の確認とは、顧客から受け取った注文の詳細を確認する業務のことです。

例えば、商品・サービス名、単価、数量、納期、配送先などの詳細情報を確認していきます。注文内容の確認で、数量が明らかに多すぎる、などといった誤りや、不明瞭な点があれば、迅速に顧客への確認を取ることが大切です。そうすることで、後の工程でのトラブルや顧客不満を未然に防げるでしょう。

注文内容の確認業務をしっかり行うことで、注文処理の正確性が保証され、顧客満足度が向上する可能性も高まるでしょう。

システムへの入力

システムへの入力作業とは、顧客からの注文の詳細（商品・サービス名、単価、数量、納期、配送先情報など）を社内で管理しているシステムなどに正確に入力する作業のことです。

システムに正確に入力することで、受発注業務の次のステップ「注文処理」や「在庫管理」「配送」などの業務がスムーズに進みます。

入力作業は一般的に、担当者が手動で行うことが多いです。紙で受け取った注文書をシステムに担当者が手動で入力する場合、数量や商品コードなど、数字による間違いが発生しやすい、といった問題もあります。

システムへの入力作業は正確性が重要であり、バーコードスキャナーやOCR（光学文字認識）技術などの活用や、受発注システムを導入して効率化を目指す企業も増えているのです。

在庫の確認

在庫の確認とは、顧客からの注文を受けた後、対象の商品が在庫に存在するかを確認する業務です。在庫があれば、商品が即時に出荷可能だと判断します。在庫がない場合は、在庫を補充するための手続きを行い、顧客への納期を調整します。

在庫の確認業務は、手動だとリアルタイムに数が反映されない、といったリスクがあり、在庫管理機能があるシステムを導入して効率化されることがあります。

在庫の確認をしっかりと行うことで、過剰在庫や品切れのリスクを低減し、顧客が希望する納期までに安定して商品を届けられるでしょう。

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受注確認の通知

受注確認の通知とは、顧客からの注文を正式に受け付けたこと、そしてその注文内容（商品・サービスの種類・単価・数量・お届け予定日など）を確認したことを顧客に対して明確に伝える業務です。

受注確認の通知は、口頭・電話・FAX・メール・チャット・EDI・ECサイトなど、顧客とのやり取りに利用している手段で行います。通知が来ることで、顧客は自身の注文内容が正式に受け付けてもらえた、ということを認識できます。また、注文内容を再確認することで、誤りがないかを最終的に確認できるでしょう。

受注確認の通知は、顧客と企業間の信頼関係を強化するためにも必要なやり取りです。

受注入力業務でありがちな課題

正確性が求められる受注入力業務には、さまざまな課題があります。ここでは、主な課題について紹介していきます。

• 入力内容のミス
• 煩雑管理
• コスト増
• 品質のばらつき

入力内容のミス

受注入力業務では、「入力内容のミス」が頻発しやすい、といった課題があります。

例えば、商品名や数量・価格は紙などからシステムに転記する際に誤入力しやすいです。また、郵便番号や番地といった、配送先情報を間違えることもあります。

入力内容のミスは、商品の誤発送や在庫の誤計算、請求金額の不一致といった深刻な問題を引き起こすことがあり、顧客の不満や信頼の損失につながります。
一度ミスしてしまうと、内容訂正や関係者への謝罪など時間や労力が多く必要となり、業務効率が低下してしまうでしょう。

したがって、受注入力業務をスムーズに進めるためには、入力内容のミスを防止する策を考えなければなりません。

受発注業務で発生しがちなミスを防止する方法について知りたい方は以下記事もご覧ください。

受発注業務でよくあるミスと理由、防止する方法を詳しく紹介

受発注業務でミスを起こさないために、よくあるミスや事前に予防する方法を知りたい、と考える方も少なくないのではないでしょうか。受発注業務はミスしないことが前提です。ミスすると自社だけでなく取引先に影響が出るため、企業の信頼が低下しかねません。この記事では、受発注業務で起こりやすいミスと、ミスが発生する理由、防止する方法について紹介していきます。受発注業務で起こりやすいミスまずは、受発注業務で起こりやすい、代表的なミスを紹介していきます。入力ミス受発注業務は、人による入力ミスが発生しやすいです。たとえば、FAXからシステムへ入力するときに商品の数量・金額などの細かい数字の見間違い、宛先や担当者名の打ち間違いが発生する可能性があります。受発注業務で入力ミスをすると、内容によっては自社だけでなく取引先に多大なる影響を及ぼす恐れがあります。企業の信頼を失いかねませんので、ミスしないよう注意が必要です。聞き間違いによるミス受発注業務では、聞き間違いによるミスも発生しやすいです。たとえば、電話や対面だと、担当者名・部署・金額などの重要な情報を誤って聞き取ってしまうこともあるでしょう。聞き間違いによるミスをすると、納品遅延やコスト増加といった問題を引き起こし、顧客や取引先との信頼関係にも影響を及ぼすことがあります。聞き間違いによるミスも起こらないよう、くれぐれも注意しなければなりません。情報共有不足によるミス受発注業務には、情報共有不足によるミスも考えられます。たとえば、欠品トラブル・発注日の変更などの重要な情報がタイムリーに共有されていないと、納期遅延や誤った商品の発送などに繋がってしまう恐れもあります。発注日の変更を聞けておらず注文書への記載を誤ってしまった、日付が合わず納期までに間に合わなかった、という状況もあるでしょう。情報共有不足によるミスも、顧客や取引先との信頼を失う可能性もあり注意が必要です。ミスを防ぐには、情報の随時更新、関係各部門とのコミュニケーション強化などが重要です。受発注業務でミスが発生しやすい主な理由受発注業務ではなぜミスが発生しやすいのでしょうか？ここでは、主な理由についていくつか紹介していきます。人手不足１つ目の理由は、人手不足です。受発注業務を担当する人が少ないと、一人当たりの作業量が増加し、各個人の負担が増加してしまいます。また、営業などの現場担当者が兼務で受発注業務に対応している場合、本来の業務もありますます多忙となってしまいます。人手不足のまま対応を行っていると、現担当者が職場でのストレスを感じたり、長時間労働となる可能性も高まります。このような状況下では、ますますミスが起こりやすくなり、業務の質が低下する恐れがあるため、人員配置の見直しや職場環境の改善などの対応が必要です。作業品質のバラツキ２つ目の理由は、作業品質のバラツキです。受発注業務の担当者間での経験やスキルの違いなどが、バラツキの原因となりやすいです。この結果、一部の担当者が注文書の誤記、発注ミスなどを起こしやすくなります。作業品質のバラツキを減らすためには、定期的な研修の実施、作業マニュアルの共有、スキルの均一化を図る人材育成などが重要です。メール・FAX・電話などのアナログ運用３つ目の理由は、メール・FAX・電話などのアナログ運用です。紙の注文書をFAXで送信する、メールでのやり取りを手動で記録する、電話で直接注文内容を聞く、などの対応の場合、数字の誤読や入力間違いを引き起こす可能性が高まります。対応に時間もかかり、業務効率の低下にもつながります。受発注システムを導入してアナログ運用から脱却してデジタル化を図るなど、作業効率の向上・ミス削減に取り組む必要があります。受発注業務のアナログ運用で起きる課題はこちらでも詳しく解説しています。受発注業務をアナログで行う課題と解決策受発注業務をアナログで行う課題と解決策アナログな受発注業務プロセスは、手書きの注文書や紙ベースの記録が一般的であり、これにはいくつかの問題が潜んでいます。本記事では、いまだに受発注業務でアナログ手法が一般的である背景を説明し、そこに潜む課題とその解決策を紹介します。ts-base.net受発注業務でミスが起きたときにすべきこと受発注業務でミスが起きた時には迅速な対応が必要です。ここでは、主にすべきことについて、紹介していきます。報連相受発注業務でミスが起きた際には、すぐに報連相「報告・連絡・相談」することが大切です。ミスが発生したことを、速やかに上司や関係部門に報告・適切な連絡・相談をすることで、迅速かつこれ以上被害が拡大しないような対応が可能です。報告はメールよりも、電話や対面で行うようにしましょう。誠意を持ってすぐに伝えることで、相手に危機感が伝わり、必要な対応を迅速に行えます。ミスが発生したら、被害を最小限に留めるためにも、すぐに報連相を行いましょう。謝罪と真摯な対応受発注業務でミスが起きた際には、取引先や顧客など、迷惑をかけてしまった相手に対して、丁寧に謝罪するなど、真摯に対応することが必要です。ミスは企業の信頼を失う可能性があります。素早く誠実に対処しましょう。謝罪のときには、ミスの原因や今後の対策を明確に伝えることが重要です。謝罪は書面でなく、直接会って行うことで、相手により誠意を感じてもらえるでしょう。ミスに対する謝罪と真摯な対応は、長期的な関係の維持にとって欠かせません。受発注のミスを防止する方法受発注業務でミスが発生すると、自社や取引先に大きな影響を及ぼす可能性があるため、予防策が必要です。ここからは、受発注のミスを防止する方法について紹介していきます。情報連携の強化受発注のミスを防止するためには、社内・社外での情報連携を強化する必要があります。円滑なコミュニケーション方法を行えば、必要な情報や変更内容、重要な連絡などが関係者に迅速に伝わります。受発注業務では、発注日の変更や商品の在庫状況など、細かい情報が重要です。一つ一つの情報を的確に共有できなければ、誤った商品の発送や納期の遅延などのミスが発生しやすくなります。このようなミスを未然に防ぐために、定期的なミーティングの開催や専用のシステムを導入して受注・発注ステータスを共有するなど、情報を正確に共有する仕組みが必要です。また、取引先に対しても、定期的なコンタクトを取りましょう。市場の動向やニーズの変化などの重要な情報が、迅速に入手可能です。情報連携を強化することで、受発注のミスを防ぎ、スムーズな対応・効率的な業務運用を実現できるでしょう。システム導入受発注のミスを防止するための有効な手段として、受発注システムの導入が挙げられます。専用の受発注システムでは、注文の受付から発送、請求など、受発注で発生するプロセスを自動化し、管理できます。システムを導入すれば、人手によるアナログ運用では避けられない、入力ミスや情報共有不足のミスなどの削減も可能です。直感的に操作できるシステムを選べば、作業品質も安定するでしょう。TS-BASE 受発注は、利用者向けの注文サイトや管理者向けの管理システムから、物流拠点向け倉庫システムまで揃っており、お客様に合わせた機能を選択可能です。また、SaaSでの提供のため、3ヶ月から半年程度でのスピーディな導入が可能です。受発注業務でミスを予防したいならTS-BASE 受発注がおすすめ受発注業務で発生しやすい主なミスとして、入力ミス、聞き間違いによるミス、情報共有不足のミスがあります。特に、電話・メール・FAXなどのアナログ運用で起きやすいと言えるでしょう。それらのアナログ運用をシステム化するには、「TS-BASE 受発注」がおすすめです。注文サイトではマニュアルが不要なほど見たまま直感的に操作ができ、システムに不慣れな方でも簡単に注文が可能です。また、TS-BASE 受発注には物流拠点で使用する倉庫管理システム（WMS）も搭載されています。アナログ業務で手間になりやすい、最新の在庫数の連携等も自動で行え、TS-BASE 受発注内で完結できます。TS-BASE 受発注を導入すれば、Web上で注文が可能なため、ミスが起きやすい手作業での入力や電話対応も発生しません。さらに物流拠点の在庫情報をリアルタイムで各所に連携できるため、部署間での情報共有にも役立ちます。受発注業務におけるあらゆる業務フローを⾒える化し、⽣産性の向上を図ることが可能です。

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煩雑管理

受注入力業務においては、煩雑な管理も課題の1つです。

口頭・電話・FAX・メール・チャット・EDI・ECサイトなど、顧客によって様々な受注手段があります。

受注入力業務をスムーズに進めるためには、各手段から入ってくる情報を正確に、迅速に処理する必要がありますが、異なる手段から受けた注文を一元的に管理するには、データ形式もバラバラで複雑となり、時間を要してしまいます。

また、在庫管理システムなどの社内システムと連携が必要な場合、作業量も多くなり、ますます管理が煩雑化してしまいます。

このような状況では、ミスの発生リスクが高まり、業務効率も低下するでしょう。そのため、受注入力業務において、自動化やシステムの導入による効率化が必要です。

コスト増

受注入力業務では、コストが増えてしまうことも大きな課題です。

受注入力業務の中で、担当者による手作業が必要とされる場合、それに伴う人件費が発生します。作業の中で、入力ミスが発生して誤発送や返品処理が生じたり、煩雑管理のため確認作業が多くなったりすると、追加人件費が必要となるでしょう。

さらに、顧客毎に合わせた複数の受注手段（口頭・電話・FAX・メール・チャット・EDI・ECサイトなど）を維持していると、運用コストがかかり続け、今後のシステム更新時にもコスト増加にもつながるでしょう。

入力ミスの修正や煩雑な管理による見直し、多様な受注手段の維持管理などにより追加コストが発生するため、受発注システムなどによるデータの一元管理・効率化が求められています。

品質のばらつき

受注入力業務では、「担当者の対応品質が一定ではない」といった品質のばらつきも課題の1つです。

担当者による知識やスキルの差異、経験不足、決まったルールがない、といったことが、品質のばらつきを招きます。

顧客からの問い合わせや注文に対して、担当者によって応対スピードが異なると、顧客満足度が低下するでしょう。また、担当者間で情報共有が不十分な場合、同じ顧客からの同じ問い合わせに対して、異なる回答がなされることもあり、企業の信頼性を損なう原因となり得ます。

上記課題を解決するためには、担当者への定期的な研修や教育を通じて担当者のスキルアップを図ること、受注入力業務フローの標準化やマニュアルの整備が必要です。

受注入力業務の課題を解決する方法

前述した通り、受注入力業務にはいくつか課題がありますが、解決するためには何をすべきなのでしょうか。ここからは、受注入力業務の課題を解決する主な方法について紹介していきます。

• 作業内容のダブルチェック
• 標準マニュアル整備
• システム導入

作業内容のダブルチェック

受注入力業務の課題を解決する方法として、「作業内容のダブルチェック」が必要です。

例えば、一人の担当者が注文情報をシステムに入力した後、別の担当者が入力内容を再確認することで、ミスや不備を早期に発見して修正することができます。

ダブルチェックを行うことにより、注文内容や顧客情報、配送先が正確であることを確認でき、価格や数量の誤りを防ぐ上でも有効です。

ミスがない業務を続けられれば、顧客満足度の向上にも繋がるでしょう。長期的に見ると誤発送や返品などのコストを削減できるなど、業務の効率化にも貢献します。

標準マニュアル整備

受注入力業務の課題解決策として、「標準マニュアルの整備」も重要です。

標準マニュアルの整備とは、受注入力業務をはじめ、受発注業務において、業務フロー、具体的な手順やルールなどを記載して、どの担当者でも一定の品質で業務を行えるよう、対応品質を向上させることです。

標準マニュアルには、各種の受注手段からの注文受付方法、注文確認するときの項目、システムへの入力作業の具体的な手順、エラー発生時の対処法、顧客情報の取り扱い方針など、業務遂行に必要な情報を詳細に、イラストや図などを入れてわかりやすく記載していきます。

標準マニュアルを全担当者が参照しやすい形で共有すること、教育を実施することにより、作業の標準化が進み、入力ミスの減少、業務効率性を期待できるでしょう。

受発注システム導入

受注入力業務の課題を解決するためには、「受発注システム導入」が効果的な方法です。

受発注システムを導入することで、受発注業務のデジタル化を図れ、担当者の負担を軽減できます。

手作業によるデータ入力の誤りをなくすことはもちろん、受注情報をリアルタイムで関係者に共有できるなど、業務自動化も可能です。また、複数あった受注手段も、利用者向け注文サイトを用意することで、システム1本に統一できます。

受発注システムを導入すれば、従来に比べて業務の効率性が大幅に向上するでしょう。

受発注システムの選定時に活用できるホワイトペーパーを用意していますのでこちらもご覧ください。

▼自社にとって最適な受発注システムを選定する7つの手順

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受注入力業務を効率化したいならTS-BASE 受発注がおすすめ

本記事では、受注入力業務について、概要と業務の流れ、課題と解決策を紹介しました。受注入力業務は、正確性が求められる業務で基本的にミスが許されません。しかし、手間がかかる作業のため、ミスが発生しやすく、管理も煩雑となりがちです。

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