TS-BASE 受発注

2023.09.28

受注確認メールの書き方と例文！書くべき内容とポイントを解説

EC（電子商取引）においては、注文をしてくれた取引先や消費者に対して受注（注文）確認メールを送信するのが一般的です。

丁寧で正確な受注確認メールは、顧客との円滑な取引やコミュニケーションに欠かせません。一方で、どのような内容のメールにすればよいのかわからずに困っている方もいるでしょう。

そこでこの記事では、受注確認メールの書き方と例文を紹介します。信頼獲得やリピーター獲得につながる受注確認メールのポイントについても解説するので、ぜひ参考にしてください。

受注（注文）確認メールの目的と重要性

受注（注文）確認メールの送信は、EC サイトや企業の信頼性を示す重要な手段であり、顧客との信頼関係を築く上で欠かせません。まずは受注確認メールの目的と重要性について詳しく解説しましょう。

受注（注文）確認メールは、注文完了メールと呼ばれることも多いです。

安心感の提供

受注確認メールは、顧客に購入や決済の手続きが正確に処理されたことを知らせ、安心感を提供します。

特に一般消費者向けのオンラインショッピングサイトでは、商品の注文時に支払いを行うのが主流であるため、購入者は「注文がちゃんとできているだろうか」と不安になるものです。注文後は速やかに受注確認メールを送信し、購入者を安心させてあげましょう。

状況共有と対応依頼

受注確認メールには、注文した商品の型番やサイズ、数量、支払い状況、配送業者などの詳細な情報を含めるのが一般的です。注文確定時にECサイト上にも表示されますが、受注確認メールで詳細情報を再度共有することで、購入者はあらためて情報に誤りがないかを確認できます。

受注確認メールでは、購入者に何らかの対応を依頼するためにも利用できます。例えば、支払いがまだの場合には、支払い方法や口座情報、期限などを記載し、対応を依頼しましょう。

信頼の獲得

受注確認メールは、顧客の企業やブランドに対する信頼を獲得する重要な手段でもあります。

EC においては「決済したのに商品が届かない」「販売元の企業と連絡がつかない」といったトラブルも少なからず発生します。このため、注文後できるだけ早くに丁寧な確認メールを送ることで、購入者に「信頼できる会社」という印象を与えられるでしょう。

顧客との信頼関係の構築は、リピート購入やポジティブな口コミの投稿、友人などへの推奨といった行動にもつながります。1件1件の取引に丁寧に対応し、企業やブランドのイメージを向上させましょう。

受注確認メールで書くべき内容

受注確認メールに注文や配送に関する情報をもれなく記載することで、スムーズな取引につながります。ここからは、受注確認メールに書くべき内容について解説します。

配送先や氏名などの顧客情報

受注確認メールには、顧客の氏名や配送先の住所、連絡先など、注文時に入力してもらった情報を記載しましょう。これにより、購入者は自分が入力した情報が正確であることを確認でき、誤りがある場合には企業に連絡ができます。

ただし、ただ情報を記載するだけでは、購入者は内容をきちんと確認せず、読み流してしまう可能性があります。「お手数ですが、ご確認をお願いいたします」といった一文を添えておくと安心です。

注文内容

購入した商品・サービスの名前や型番、サイズ、数量、価格、選択したオプション、支払い情報など、詳細な注文内容を記載しましょう。注文番号を発行した場合には、それもわかりやすい位置に明記します。

受注確認メールに記載する注文内容は、顧客情報と同様に誤りがないか確認を依頼しましょう。

配送情報

受注確認メールの送信時に商品が発送済みである場合は、購入者が商品の配送状況を把握できるよう、配送業者やトラッキング番号、配送ステータスなどを記載しましょう。

これらの情報を提供することで、購入者は自分の商品が今どこにあり、あとどのくらいで到着するのかを把握できます。予定を調整して到着予定日時には家にいるようにするといった行動を促進し、再配達を防いで配送業者の負担を軽減することにもつながります。

お礼の言葉

受注確認メールには、購入（注文）へのお礼の言葉を忘れずに入れましょう。
「多数ある企業の中から弊社の◯◯を選んでいただきありがとうございます」「◯◯を注文いただきありがとうございました」といった一文を添えるだけで、顧客からの印象はぐっとよくなります。

丁寧に感謝の気持ちを伝えることで、顧客との信頼関係の構築や満足度向上につなげましょう。

問い合わせ先

カスタマーサポートの電話番号やメールアドレス、FAQページのリンクなど、顧客が質問や問題がある場合の対応方法や連絡先を記載します。問い合わせの対応時間が平日9時から18時といったように限定的である場合には、それも忘れずに記載しましょう。

また、これらの情報に加えて運営企業の名称や住所などの基本情報を書いておくと、購入者に安心感も与えられます。

信頼獲得やリピーター獲得につながる受注確認メールのポイント

受注確認メールは、ただの注文確認の手段に留まりません。丁寧で適切な受注確認メールは、信頼獲得やリピーター獲得につなげることも可能です。これから紹介するポイントを意識し、受注確認メールを最大限に活用しましょう。

シンプルでわかりやすい文章で書く

受注確認メールの文章はシンプルでわかりやすく書くことが大切です。長すぎる本文や難しい表現は、購入者の読む意欲を低下させます。重要事項についてきちんと確認してもらうためにも、簡潔で分かりやすい言葉を使用しましょう。

また、メールを受け取った相手が最初に読む件名は「注文確定のお知らせ」といったように、一目で受注確認メールであることがわかる言葉にするのもポイントです。

資料はPDF形式で添付する

受注確認メールに注文の詳細や領収書などの資料を添付する際には、PDF 形式のファイルを使用しましょう。ファイルは直接メールに添付する方法の他、ダウンロードリンクをメールに記載する方法もあります。

PDF ファイルは Word や Excel などよりも容量が小さく、またファイルを開くために特定のツールや環境が必要ありません。Windows や Mac などの OS に関係なく開けるため、確実に資料を相手に届けられます。

付加価値を提供する

受注確認メールは、受け取った相手が必ず開いて目を通すと言っても過言ではありません。この機会を利用して、受注確認メールに次のような情報を記載し、付加価値を提供しましょう。

注文内容に関連する商品やサービスのご案内
購入者限定の割引クーポンや特別オファー
商品やサービスのマニュアルやお役立ち情報ページのリンク

このようなプラスアルファの情報を付加することで、顧客に企業やブランド、商品に対してより興味関心を抱いてもらうことができます。「次はこれを試してみようかな」「次回はクーポンで安く購入しよう」といったように次回の購入を促すとともに、企業やブランドのファンになってもらいましょう。

受注確認のメール例文

受注確認メールは、例文を元にして、必要に応じて文章や表現を変更しながら作成するのがおすすめです。ここからは、一般消費者向けのネットショップ（ B to C - EC ）における注文確認メールと、企業間での EC（ B to B - EC ）における受注確認メールの2つの例文を紹介します。

ネットショップでの注文確認メール

◯◯（お客様名）様

この度は◯◯（ネットショップ名）をご利用いただき、誠にありがとうございます。

お客様のご注文を以下の内容で承りました。ご確認いただき、内容に誤りなどございましたらお知らせください。

▼ご注文内容▼

注文番号: 12345678
注文日時: 2023年9月1日 17:31

お届け先: ◯◯様
〒123-4567
◯◯県◯◯市・・・

連絡先: 123-4567-8900
メールアドレス: xxx@xxxx.com

ご注文内容:
◯◯（商品名1）: 1個 × ￥1,000 = ￥1,000
◯◯（商品名2）: 2個 × ￥2,000 = ￥4,000

ご注文合計金額: ￥5,000

▼お支払い方法▼

【クレジットカード決済のお客様】
合計金額をクレジットカード会社より後日請求させていただきます。

【代引き決済のお客様】
商品お届けの際に合計金額を配送員にお支払いください。

【コンビニ決済のお客様】
コンビニ決済の方は金額に「手数料」が含まれております。
手数料を含めたお代金をコンビニでお支払い下さい。
お支払完了後、確認の上商品を発送させていただきます。

【銀行振込（前払い）決済のお客様】
下記口座に合計金額をお振込みください。
ご入金確認後、発送手配致します。

振込口座先銀行: ◯◯銀行
支店名: ◯◯支店
口座種別・番号: 普通 12345678
口座名: 株式会社◯◯

商品の発送が完了次第、別途お知らせいたします。
何かご不明点やご質問がございましたら、いつでもお気軽にお問い合わせください。

この度は、数あるネットショップの中から当店を選んでいただき、誠にありがとうございます。
またのご利用を心よりお待ちしております。

—————————————————

◯◯（ネットショップ名）
株式会社◯◯
〒000-0000　◯◯県◯◯市・・・

http://xxx.com
お問い合わせ: yyy@yyyy.comまたは000-1234-5678（平日9時～18時）

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企業間取引での受注確認メール

◯◯株式会社（お客様企業名）
◯◯部　◯◯様

いつも弊社商品をご利用くださり、厚くお礼申しあげます。
株式会社◯◯　営業部の◯◯と申します。

弊社商品「◯◯」のご注文を確かに承りました。
ご注文内容は下記のとおりでございます。
お手数をおかけし恐縮ですが、ご確認をお願い申し上げます。

▼ご注文内容▼

注文番号: 12345678
注文日時: 2023年9月1日 17:31

連絡先: 123-4567-8900
メールアドレス: xxx@xxxx.com

ご注文内容:
◯◯（商品名1）: 1個 × ￥10,000 = ￥10,000
◯◯（商品名2）: 2個 × ￥20,000 = ￥40,000

合計金額（税抜き）: ￥50,000
消費税: ￥5,000
合計金額（税込み）: ￥55,000

▼納品情報▼

お届け先: 株式会社◯◯　◯◯事業所

〒123-4567
　◯◯県◯◯市・・・

発送予定日: 2023年9月5日

商品の発送が完了次第、別途お知らせいたします。
ご不明点やご質問がございましたら、いつでもお知らせください。

今後とも、どうぞよろしくお願い申し上げます。

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株式会社◯◯
〒000-0000　◯◯県◯◯市・・・

http://xxx.com
お問い合わせ: yyy@yyyy.comまたは000-1234-5678（平日9時～18時）

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適切なメール送信で顧客からの信頼を獲得しよう

受注確認メールは、注文内容の確認や情報の共有によってスムーズな取引につなげるだけではなく、顧客との信頼関係の構築にも役立ちます。注文確認後は、できるだけ速やかに受注確認メールを送信し、注文を正しく受付・処理したことをお知らせしましょう。

受注確認メールの送信作業は、テンプレートなどを活用して効率的に行えるようにするのがおすすめです。一方で、テンプレートがあっても注文番号や顧客情報、配送先などの細かな情報はメール1通ごとに確認・手入力する必要があり、「なかなか効率化ができない」とお悩みの方もいるでしょう。

受注確認メール送信を始めとする受発注作業の効率化とミスの防止には、竹田印刷の「TS-BASE 受発注」がおすすめです。

「TS-BASE 受発注」は、受注・発注業務、在庫管理、物流、配送など、 B to B 受発注業務を総合的にサポートする受発注ソリューションです。

例えば、注文確定時の受注確認メールの自動送信機能は、メール作成・確認の作業をなくし、さらに入力ミスや誤送信を防ぎます。メール本文には注文内容が漏れなく記載されており、利用企業ごとに自由なテキストの設定も可能です。

この他、受注管理・倉庫管理・全体管理に関する50以上の基本機能の中から、必要な機能をカスタマイズしてご利用いただけます。導入や運用に際しては、10年以上の運用年数と300件以上の導入実績を持つ竹田印刷の担当者が伴走型でサポート。課題や要望をヒアリングし、外部のシステムやツールなどの連携なども含めて最適なプランをご提案いたします。