物流事務とは、物流会社や通販会社の物流部門などで、配送などに関する事務仕事を担当する職種です。スムーズな入庫や出庫、配送に欠かせない存在ですが、具体的にどのような業務を行っているのでしょうか。

この記事では、物流事務の具体的な仕事内容や求められるスキルについて解説します。物流会社などに勤める方や、物流事務の仕事に興味のある方はぜひ参考にしてください。

物流事務とは

物流事務とは、運送会社やメーカーの物流部門、物流センターなどで出入庫管理や伝票作成、問い合わせ対応などの事務的な業務を担当する職種です。

管理対象である倉庫や拠点で保管しているものの所在、入庫や出庫に関する情報を管理するのが主な業務内容です。

「物流」とは文字通り、商品がある場所から別の場所（例：企業から消費者や取引先など）に送り届けられるまでの「ものの流れ」を意味します。物流事務は、その「ものの流れ」を円滑に管理するために欠かせないポジションです。

物流事務の主な仕事内容

物流事務は、主にセンターや倉庫の事務所などでパソコンを使って仕事を行います。現場によっては日々大量の商品や顧客に関する情報を扱うため、スピード感と正確さの両方が求められます。

入荷・出荷データの確認と入力

担当する倉庫や拠点の入荷や出荷に関するデータを、システムなどを用いて確認したり入力したりする業務です。

いつ、何がどれくらい入庫・出庫するのか、またどこに何がどれくらい保管されているのかという情報を適宜確認、更新することで、拠点内の在庫データを最新に保ちます。

この作業を怠ると、在庫データが実際の在庫量と一致しなくなり、在庫切れや在庫過多、配送遅延などの事態を招きかねません。

このため、物流事務は各データを細かくチェックし、ミスがないように気をつけながらシステムに反映させていく必要があるのです。

伝票作成

商品を配送先に送り届けるために必要な伝票を作成する業務です。作成はExcelや専用のシステムなどを使うケースが多いため、数字や住所などの情報をすばやく、ミスなく入力するタイピングスキルが求められます。

現場によっては請求書や見積書などの書類作成を行うこともあります。

問い合わせ対応

商品の在庫や出荷、配送などに関する問い合わせへの対応も、物流事務の仕事の1つです。来客対応を行うケースもあります。

電話やメールなどによる問い合わせにすばやく対応するには、常に自社の状況を把握していなければいけません。すぐに回答ができない問い合わせや自分では対応できない問い合わせは別の人に引き継いだり、後日折り返して回答したりと、臨機応変な対応が必要です。

ドライバーの管理

運送車両へのドライバーへの割り振りや、各車両の行き先や積荷の指示・管理を行う「配送事務」という業務を担当することもあります。

その日に予定されている運送がスケジュール通りに行われているか、事故やその他のトラブルが発生していないかといった情報を管理します。渋滞による遅延についてドライバーから連絡を受けることもあるでしょう。

こういった配送業務は、書類作成やデータ入力などの他の業務に比べると、難易度が高く、一定の経験と知識が求められます。

物流事務に求められるスキル

物流に関連するさまざまな事務作業を担う物流事務には、どのようなスキルが求められるのでしょうか。ここからは、スムーズな物流を支える物流事務の業務をこなすために必要な素質について紹介します。

基本のパソコンスキル

物流事務はパソコンやシステムを使った作業が主になるため、速く、正確に入力ができるタイピングスキルや、ExcelやWordといったOffice製品などの基本スキルは重要です。

特にデータ入力や伝票作成などの作業は、限られた時間内に一定数をこなす必要があります。コピーアンドペーストや切り取り、タブの切り替えなどのショートカットキーを使いこなせると、業務に役立つでしょう。

スケジュール管理・タスク管理スキル

会社や倉庫の規模にもよりますが、拠点ごとに配置される物流事務は1人や2人などの少人数であることが多いです。1人でさまざまな業務を担当することになるため、スケジュールやタスクを管理する能力も重要です。

1日や1週間にどのような業務が発生するのかを確認・把握し、業務の優先順位や時間配分を決定します。電話対応や雑務などの突発的な業務が発生することもあるでしょう。

物流事務の仕事にミスや遅れが生じれば、配送にも影響しかねません。自分で対応できないことは他の社員に協力を依頼するなど、チームワークを意識した行動も求められます。

臨機応変さ

物流事務の仕事は多岐にわたり、現場によっては配送業務などの事務作業以上の役割を担うケースもあります。他の社員や他部署を一時的に手伝ったり、普段とは異なる作業を頼まれたりするため、臨機応変さや柔軟性も必要なスキルです。

また、物流の現場では悪天候や事故による渋滞など、スケジュール通りに業務が進められないことも頻繁にあります。このような事態が発生した際には、状況を素早く把握し、配送計画の調整や関係者への連絡などを冷静に行わなければいけません。

ただの事務的な作業に留まらない物流事務は「色々な仕事を経験したい」という人にはやりがいがある一方で、「毎日決められたことを黙々と行いたい」という人には不向きである可能性があります。

物流事務は円滑な物流を支える存在

物流事務は、スムーズな配送や適正な在庫管理、顧客との信頼関係の構築に欠かせない存在です。

しかし、物流事務にはデータ入力や書類作成などの一般的な事務作業の他、配送事務や問い合わせ対応などの物流知識が求められる業務もあり、自社のリソースで対応しきれないこともあるでしょう。

• 人材の採用や教育にコストがかかる
• 入力ミスや作業漏れなどのミスが頻繁に発生する
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