TS-BASE 受発注

2023.07.25

Web受発注システムを解説！主な機能・メリット・選び方も詳しく紹介

受発注業務について、効率化やコスト削減のために、 Web 受発注システムを検討している方も少なくないでしょう。Web 受発注システムを導入すれば、業務の自動化を実現できます。また、煩雑になりがちな商品マスタ管理も簡単に行えます。
Web 受発注システムを選ぶときは、機能はもちろん自社担当者が使い続けられるか、操作性をしっかりと確認することも大切です。

この記事では、Web 受発注システムの概要、主な機能、メリット、選び方について解説します。Web 受発注システムを検討している方はぜひ参考にしてください。

【あわせて読みたい】
自社に合った受発注システムを選定するためのポイントは、こちらでもご紹介しています。
▼自社にとって最適な受発注システムを選定する7つの手順

Web受発注システムとは

Web 受発注システムとは、企業間で発注・受注を取引するときに、紙やメールではなくWeb 上で受発注を行うシステムのことです。「受発注システム」や「受発注管理システム」などと呼ばれることもあります。

B to B の受発注業務では、電話や FAX、郵送など、まだアナログな運用をしている企業も多く、発注が完了するまでの社内対応に2週間以上要するところもあります。

そこで、Web 受発注システムを導入することで、受注側・発注側間での注文管理・在庫管理・請求管理などのプロセスを自動化し、効率化を図ることが可能です。

担当者は Web 画面から操作可能なため、インターネット環境があれば、時間や場所にとらわれずに取引できます。また、業務を自動化できるため、ミスの防止、迅速な対応も可能となるでしょう。
手間がかかり煩雑対応となりがちな従来のアナログな受発注業務を効率化したいと、Web 受発注システムに注目が集まっています。

Web受発注システムの主な機能

ここからは、Web 受発注システムの主な機能について、TS-BASE 受発注に搭載されている機能を中心に紹介していきます。

受発注システムは提供会社によって機能が変わるため、自社に適した機能が搭載されているかを必ず確認してから導入しましょう。

発注・注文処理

Web 受発注システムでは、Webブラウザを使って、発注・注文の手続きが可能です。
発注側は、24時間いつでも、商品と数量の選択や、発注をかけることが可能です。受注側も、発注側の予定に左右されずに、自社の都合のよいタイミングで受注ステータスを確認できます。

発注・注文処理を一つのシステム上で完結できる Web 受発注システムもあります。

ユーザーグループ機能

Web 受発注システムには、ユーザーグループ機能も搭載されているものもあります。

たとえば、TS-BASE 受発注では、ユーザーグループ単位で、表示される商品や価格を自由に変更できます。また、取引先に合わせた取扱商品の区分け設定対応や、柔軟な価格変更も可能です。

ユーザーグループ機能は、提供会社によって内容が変わることも多くあります。ユーザーグループ機能が必要なときには、機能の詳細やアクセス権設定など、隅々まで確認しましょう。

システム連携

Web 受発注システムには、システム連携に対応しているものもあります。

たとえば、会計システム・販売管理システムと連携させることで、受発注業務の情報をリアルタイムに反映することが可能です。

これにより、受注データの確認が簡単になることはもちろん、手作業によるデータ入力がなくなり、作業時間の削減や入力ミスの防止、複数システム間の情報の一貫性を期待できます。

注文出荷状況の把握

注文出荷状況の把握も Web 受発注システム上で行えます。

たとえば、一つ一つの受注データに対して状況を確認することや、対象をフィルタリングで絞り込んで、必要なデータのみの表示が可能です。

注文出荷状況を一覧表示できる Web 受発注システムもあり、状況を把握しやすくなるため、今何をすべきか一目でわかり、担当者は迅速に対応できます。

マスタ管理

受発注に必要な、商品マスタのメンテナンスやユーザーごとの商品出し分け設定も、Web 受発注システムで簡単に行えます。あらかじめ必要な商品をマスタに登録しておけば、急に商品公開するケースや日時指定で注文開始になるケースなど事前に受発注システム上で公開予約ができ、便利に活用できます。

また、注文サイトのユーザーアカウント管理もでき、個々のユーザーに適切な商品を表示するなども可能です。
Web 受発注システムであれば、大量のマスタデータも一括で簡単に登録・更新が行えます。

Web受発注システムのひとつである「TS-BASE 受発注」の機能はこちらで詳しく紹介していますので、一例としてご覧ください。

▼TS-BASE 受発注の機能一覧

Web 受発注システムが企業にもたらすメリット

ここまで、Web 受発注システムについて、概要、機能を紹介しました。それでは企業が Web 受発注システムを導入するとどのような利点があるのでしょうか。ここからはメリットについて見ていきましょう。

受発注システムを導入することのメリットについて知りたい方は、こちらもあわせてご覧ください。

受発注システムとは？主な機能やメリット・デメリット、選ぶ際のポイントを紹介

業務の一元管理

１つ目のメリットは、業務の一元管理です。

Web 受発注システムでは、発注側による注⽂〜注⽂品が到着するまでに⽣じる様々な業務を一元管理できます。

たとえば、受注状況の確認、在庫数の確認、発送状況の確認などについて、従来のアナログ運用ではそれぞれ別々に管理が必要ですが、Web 受発注システムを導入することで、システムひとつで各種情報を⼀元管理できるようになります。

Web 受発注システムは、アナログ運用で煩雑になりやすい業務を一元管理することが可能です。

サービスの⼀本化

２つ目のメリットは、サービスの一本化です。

電話や FAX などの運用では、取引先に応じて複数の注文方法に対応するケースもあります。そのような場合、それぞれの業務フローが発生するため、複数のサービスを動かして別々に管理する必要があります。

Web 受発注システムを導入することで、受注・発注から支払いまでの過程を一括管理でき、従来別々に管理していたサービスを一本化できる可能性が高いです。

受発注数の増加

３つ目のメリットは、受発注数の増加です。

電話や FAX などの受発注取引では、電話対応など取引先の営業時間や担当者の都合に合わせて、時間をかけて対応する必要があります。また、手作業で発注書を起票するなどの対応が必要なため、件数が多ければ多いほど、手間も時間もかかるという問題が挙げられます。

Web 受発注システムを導入すれば、24時間好きなタイミングで受発注可能です。自社のタイミングで、発注・受注業務を進められるようになります。電話や FAX に比べても受注処理までを短縮化できるため、受注機会も拡大できる可能性が高まります。

Web受発注システムの選び方

Web 受発注システムにはさまざまなサービスがあり、自社に適したサービスを選ぶことが大切です。ここからはシステムを選定する際のポイントを紹介していきます。

状況の可視化ができるか

Web 受発注システムを選ぶときは、受発注状況を可視化できる機能が搭載されていることが大切です。

たとえば、必要な商品の在庫が十分にあるか、または出荷された商品が希望通りに顧客に届くかなどを確認するためには、リアルタイムに情報を把握することが求められます。

システム上に受発注状況を一覧で表示し、リアルタイムな情報を共有できれば、現在の受発注ステータスをすぐ確認でき、納期管理や再注文対応にもスムーズに対応できます。スムーズな対応を続ければ、顧客満足度向上にもつながるでしょう。

Web 受発注システムを選ぶときは状況の可視化ができるかを確認するのがおすすめです。

Web受発注システム「TS-BASE 受発注」の導入で、エクセル業務の改善を実現した企業さまの事例をご紹介しています。

直感的な操作が可能か

Web 受発注システムを選ぶときは、直感的な操作ができるかを確認しましょう。

直感的な操作が可能なシステムは、システムを触る自社担当者や取引先がシステムに不慣れであっても、簡単に使える可能性が高いです。

誰でも簡単に直感的に扱えるシステムは、システム導入後の教育・研修のための時間も少なく済み、稼働スピードも上がるでしょう。担当者にとってシステムが使いやすければ、担当者のストレスも軽減します。Web 受発注システムを選ぶときは、直感的な操作ができるかを確認しましょう。

運用サポートが充実しているか

Web 受発注システムは、トラブルや疑問点が生じたとき、業務に支障をきたさないためにも、迅速かつ適切なサポート対応が必要です。そのため、問い合わせにスピーディーに対応してもらえるシステム・提供会社を選びましょう。

運用サポートが充実しているサービスは、担当者がシステムを活用するためのアドバイスも提供してくれます。企業が安心してシステムを使い続けるためにも、稼働後の運用サポートが充実しているシステムを選ぶことが重要です。

Web 受発注システムなら TS-BASE 受発注を

Web 受発注システムは、受注・発注から支払いへの処理はもちろん、受発注業務に必要なプロセスを一括で管理できるシステムです。導入すれば、これまで取引先でバラバラに管理していた情報を統一し、一本化できます。

Web 受発注システムといっても、提供会社によって機能や運用サポートなどがさまざまです。そのため、事前に必要な機能が搭載されているかを調べること、提供会社へコンタクトを取り質問をすることも大切です。
機能だけではなく、直感的な操作ができること・運用サポートが充実しているかも確認しましょう。

TS-BASE 受発注では、従来アナログ頼りだった受発注業務で課題となっていた「注文データの取りまとめ」「履歴の確認」「取扱商品の更新」などを1つのシステムで完結できます。
また、発注者の画面は通販サイトのようなデザインのため、商品を選択後、お届け先などを入力し、注文確定を行うなど、簡単に操作できます。IT に不慣れな方でも直感的に利用できるでしょう。

導入時には、経験豊富な担当者がお客様に適した方法や機能を提案いたします。お気軽にお問い合わせください。
もっと詳しく知りたい、という方はこちらのご紹介資料もご覧ください。

▼「TS-BASE 受発注」のご紹介