受発注業務を自動化して業務効率化したい、と考える方も多いと思います。受発注業務をまだ紙や FAX などアナログで運用している企業も多いことでしょう。また、アナログから切り替えようとシステムを導入しても、一部のフローしか自動化できなかったり、業務全体を自動化できていなかったりする企業もいます。

この記事では、受発注業務を自動化する方法と自動化が求められる理由、メリットについて紹介していきます。受発注業務を自動化したいと考えている方はぜひ参考にしてください。

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比較チャートでよくわかる 受発注業務の改善手法5選 ｜TS-BASE

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受発注業務の自動化が求められる理由

まずは、受発注業務の自動化が求められる理由として、人材不足への対応や多様な働き方の実現を、詳しく紹介していきます。

人材不足への対応

受発注業務では、一人当たりの業務量が多いという問題があります。専任担当者ではなく営業事務や営業自身など、現場の社員が兼業で受発注業務に対応しているケースも多いです。兼業で受発注業務に対応していると、本来の業務にリソースを割けないという課題も発生します。

このように人材不足へ対応するためには、受発注業務を自動化することが有効でしょう。本業に集中し、新規顧客を獲得する機会を増やせるようにしたい、と考え自動化を検討する企業も多いです。

多様な働き方の実現

多様な働き方を実現するために、受発注業務を検討する企業もいます。
FAX や電話の受発注業務などは、基本的に会社に出社して対応する必要があります。

受発注業務を自動化し、Web から受付することで処理を完結できる仕組みに変更すると、受注を対応する担当者はもちろん、注文する側も同様に場所や時間を気にせず依頼できるようになります。受発注業務処理を自動化することで、いつでもどこからでも迅速に受発注業務を行えるようになり、多様な働き方に対応できるでしょう。

受発注業務を自動化するメリット

受発注業務を自動化することで、企業にとってどのような効果があるのでしょうか。ここからは、受発注業務を自動化するメリットについて詳しく紹介していきます。

迅速な対応の実現

１つ目のメリットは、迅速な対応の実現です。

受発注業務を自動化すれば、注文から出荷までのリードタイムを短縮できるようになります。業務を効率的に進められることはもちろん、必要な組織や取引先に対して、円滑なデータ共有も可能です。

また、従来人の手で行っていた見積書提示や受発注業務処理、出荷依頼などの工数を削減でき、納品までのスピードを速めることも可能です。
受発注業務を自動化することで関連部門との連携スピードもアップし、迅速な対応を行えます。

入力ミス防止

２つ目のメリットは、入力ミス防止です。

受発注業務を自動化することで、業務受発注業務で扱ったデータを簡単に蓄積し、基幹システムや販売管理システムに連携できます。これにより担当者の手入力やシステムへの転記の必要がなくなり、入力で発生しがちなミスを防ぐことが可能です。

属人化防止

３つ目のメリットは、属人化防止です。

従来のような電話・メール・FAX などのアナログな方法では、担当者によって処理の手順や記録方法が異なることも考えられます。また、取引先によって異なる条件・価格など、一部の担当者しか把握していないケースもあるでしょう。そのような場合、引き継ぎも困難になります。

受発注業務を自動化することで、対応方法や手順を統一し、業務を標準化することが可能です。そうすると業務対応の手間も少なくなり、スムーズな業務引き継ぎができます。担当者不在時にも他の社員でも対応可能となり、属人化防止にもつながります。

受発注業務を自動化するときの注意点

受発注業務を自動化するとき、気を付けるべきことがいくつかあります。ここでは、受発注業務を自動化するときの注意点について、詳しくみていきましょう。

自動化して問題ないことを確認できているか

受発注業務を自動化するときは、むやみやたらに全ての業務を自動化しないようにしましょう。業務は、何でも自動化すればよいわけではありません。自動化に向いている業務とそうでない業務があります。

たとえば、業務を自動化することによって個別の取引先へのきめ細かい対応は一定標準化しなければならないなど、今までの業務フローを変更する必要がある場合もあります。

そのため、自動化するときには、自動化することで業務にどのような影響があるか、メリットとデメリットを洗い出すことが大切です。

リソースの配置は適切か

受発注業務を自動化することで、時間やコストなどリソースの削減をしたい場合、自動化後のリソースの有効な使い道をあらかじめ考えておくことも大切です。

たとえば、削減対象となった人員は、その後どのような業務に携わるのかを決めておきましょう。兼業で実施していた場合、主業務に集中できますが、専任で受発注業務に対応していた場合は、受発注業務で蓄積されたデータの分析など、戦略的な業務に携わることを検討すべきでしょう。大切なのは、価値のある業務にリソースを充てられるように考えることです。

受発注業務を自動化するときは、人材を本来の業務の強化やマーケティング活動、戦略などに役立てるなど、人材の最適配置についてしっかりと考えてから進めましょう。

システムのスキル習得は容易か

受発注業務を自動化する方法によっては、システムの習得などスキルを要するものもあります。スキル習得が容易か・自動化のハードルが高くないかについても事前に確認しましょう。

たとえば、システム選定時に、実際に扱う担当者や新入社員・ITツールに不慣れな社員でも直感的に操作できるか、トライアル版などで確認することも重要です。

受発注業務を自動化するために専用システムを導入する前に必ず、スキル習得が容易か、直感的に操作できて長期間安定して使い続けられるかを、しっかりと確認しましょう。

受発注業務に特化したシステム「受発注システム」の選定方法について整理したホワイトペーパーがありますので、ご覧ください。

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受発注業務を自動化する方法

ここまで、受発注業務を自動化すべき理由、メリット、注意点について解説しました。それでは、受発注業務を自動化するためには具体的に何をすればよいのでしょうか？ここからは受発注業務を自動化する方法について紹介していきます。

マクロ

１つ目の方法はマクロです。マクロとは、Excel の操作を自動化する機能のことを指します。

集計や表作成など、受発注業務に必要な操作にマクロを組んで対応することで、受発注業務の自動化を図ることが可能です。

マクロの自動化は、 Excel のバージョンによる互換性、ローカルで作成するため属人化しやすいなどの問題もあり、少量の件数向けといえます。受発注管理をエクセルで実施する方法・メリット・デメリットについて、下記参考記事で詳しく紹介していますのでご覧ください。

参考記事：受発注管理をエクセルで実施する方法・メリット・デメリットを詳しく紹介

受発注管理をエクセルで実施する方法・メリット・デメリットを詳しく紹介 ｜TS-BASE

エクセルで受発注管理する方法を調べている方も多いと思います。エクセルに搭載されている関数やグラフ、ピボットテーブル、マクロなどの機能は、受発注管理にも役立つでしょう。ただし、ローカルで管理するため、共有時や、共同作業、属人化などに注意する必要があります。本記事では、受発注管理をエクセルで実施する方法と役立つ関数、メリット・デメリットについて紹介していきます。

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OCR

２つ目の方法は、OCR（ Optical Character Recognition / Reader ）です。OCR とは、手書きの文字や印刷された文字をスキャナーやカメラで読み取り、デジタル化し、文字情報を蓄積する仕組みのことです。読み取った文字情報で検索をかけることもできます。

受発注業務では、取引先や社内でやり取りしている紙帳票をスキャンすることで、自動的に文字情報をシステムに登録可能です。手動でシステムにデータ入力するよりも工数が少なく済むというメリットがあります。ただし、読み取り精度は 100 % ではないため、登録するときには必ず人の目による目視確認が必要です。

OCR は部分的な自動化に向いており、受発注業務を完全に自動化するためには専用のシステムを導入することをおすすめします。

RPA

３つ目の方法は、RPA（ Robotic Process Automation ）です。RPA とは人間が対応していた定型業務を自動化する仕組みのことです。RPAを導入すれば、人の手動処理と全く同じ手順で作業を自動化できます。

RPA は定型業務を自動化できることには向いているものの、間違った指示を出してしまうとそれを続けてしまうことや、業務がブラックボックス化しやすい、という課題もあります。

Web受発注業務システム

４つ目の方法は、Web 受発注業務システムの導入です。Web 受発注業務システムとは、取引先からの注文を直接 Web 上で受け付けることや、仕入れ先に対する発注管理を行えるシステムのことです。

導入すれば、受注・発注〜納品までのステータス確認や、一定期間自動で注文の取消・訂正を受け付けることも可能なため、利便性も高いです。

システムを導入するときは、自社の業務内容や業務フローなどに合った Web 受発注業務システム、直感的な操作ができ担当者が使いやすいクラウド受発注システムなどを選定することが大切です。

参考記事：クラウド受発注システムとは？導入メリットや比較ポイントを紹介

クラウド受発注システムとは？導入メリットや比較ポイントを紹介 ｜TS-BASE

受注・発注業務の効率化を図るのであれば、クラウド受発注システムの導入がおすすめです。受注・発注に関する様々な情報がシステムで一括管理され、受発注情報の管理にかかる時間の削減や関係部署との情報伝達のスピードアップ、ミスの軽減が期待できます。この記事では、クラウド受発注システムの主な機能や導入メリット、さらにシステムを選ぶ際のポイントについて解説します。導入検討にぜひお役立てください。

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