受発注業務でよくあるミスと理由、防止する方法を詳しく紹介

受発注業務でミスを起こさないために、よくあるミスや事前に予防する方法を知りたい、と考える方も少なくないのではないでしょうか。受発注業務はミスしないことが前提です。ミスすると自社だけでなく取引先に影響が出るため、企業の信頼が低下しかねません。この記事では、受発注業務で起こりやすいミスと、ミスが発生する理由、防止する方法について紹介していきます。受発注業務で起こりやすいミスまずは、受発注業務で起こりやすい、代表的なミスを紹介していきます。入力ミス受発注業務は、人による入力ミスが発生しやすいです。たとえば、FAXからシステムへ入力するときに商品の数量・金額などの細かい数字の見間違い、宛先や担当者名の打ち間違いが発生する可能性があります。受発注業務で入力ミスをすると、内容によっては自社だけでなく取引先に多大なる影響を及ぼす恐れがあります。企業の信頼を失いかねませんので、ミスしないよう注意が必要です。聞き間違いによるミス受発注業務では、聞き間違いによるミスも発生しやすいです。たとえば、電話や対面だと、担当者名・部署・金額などの重要な情報を誤って聞き取ってしまうこともあるでしょう。聞き間違いによるミスをすると、納品遅延やコスト増加といった問題を引き起こし、顧客や取引先との信頼関係にも影響を及ぼすことがあります。聞き間違いによるミスも起こらないよう、くれぐれも注意しなければなりません。情報共有不足によるミス受発注業務には、情報共有不足によるミスも考えられます。たとえば、欠品トラブル・発注日の変更などの重要な情報がタイムリーに共有されていないと、納期遅延や誤った商品の発送などに繋がってしまう恐れもあります。発注日の変更を聞けておらず注文書への記載を誤ってしまった、日付が合わず納期までに間に合わなかった、という状況もあるでしょう。情報共有不足によるミスも、顧客や取引先との信頼を失う可能性もあり注意が必要です。ミスを防ぐには、情報の随時更新、関係各部門とのコミュニケーション強化などが重要です。受発注業務でミスが発生しやすい主な理由受発注業務ではなぜミスが発生しやすいのでしょうか？ここでは、主な理由についていくつか紹介していきます。人手不足１つ目の理由は、人手不足です。受発注業務を担当する人が少ないと、一人当たりの作業量が増加し、各個人の負担が増加してしまいます。また、営業などの現場担当者が兼務で受発注業務に対応している場合、本来の業務もありますます多忙となってしまいます。人手不足のまま対応を行っていると、現担当者が職場でのストレスを感じたり、長時間労働となる可能性も高まります。このような状況下では、ますますミスが起こりやすくなり、業務の質が低下する恐れがあるため、人員配置の見直しや職場環境の改善などの対応が必要です。作業品質のバラツキ２つ目の理由は、作業品質のバラツキです。受発注業務の担当者間での経験やスキルの違いなどが、バラツキの原因となりやすいです。この結果、一部の担当者が注文書の誤記、発注ミスなどを起こしやすくなります。作業品質のバラツキを減らすためには、定期的な研修の実施、作業マニュアルの共有、スキルの均一化を図る人材育成などが重要です。メール・FAX・電話などのアナログ運用３つ目の理由は、メール・FAX・電話などのアナログ運用です。紙の注文書をFAXで送信する、メールでのやり取りを手動で記録する、電話で直接注文内容を聞く、などの対応の場合、数字の誤読や入力間違いを引き起こす可能性が高まります。対応に時間もかかり、業務効率の低下にもつながります。受発注システムを導入してアナログ運用から脱却してデジタル化を図るなど、作業効率の向上・ミス削減に取り組む必要があります。受発注業務のアナログ運用で起きる課題はこちらでも詳しく解説しています。受発注業務をアナログで行う課題と解決策受発注業務をアナログで行う課題と解決策アナログな受発注業務プロセスは、手書きの注文書や紙ベースの記録が一般的であり、これにはいくつかの問題が潜んでいます。本記事では、いまだに受発注業務でアナログ手法が一般的である背景を説明し、そこに潜む課題とその解決策を紹介します。ts-base.net受発注業務でミスが起きたときにすべきこと受発注業務でミスが起きた時には迅速な対応が必要です。ここでは、主にすべきことについて、紹介していきます。報連相受発注業務でミスが起きた際には、すぐに報連相「報告・連絡・相談」することが大切です。ミスが発生したことを、速やかに上司や関係部門に報告・適切な連絡・相談をすることで、迅速かつこれ以上被害が拡大しないような対応が可能です。報告はメールよりも、電話や対面で行うようにしましょう。誠意を持ってすぐに伝えることで、相手に危機感が伝わり、必要な対応を迅速に行えます。ミスが発生したら、被害を最小限に留めるためにも、すぐに報連相を行いましょう。謝罪と真摯な対応受発注業務でミスが起きた際には、取引先や顧客など、迷惑をかけてしまった相手に対して、丁寧に謝罪するなど、真摯に対応することが必要です。ミスは企業の信頼を失う可能性があります。素早く誠実に対処しましょう。謝罪のときには、ミスの原因や今後の対策を明確に伝えることが重要です。謝罪は書面でなく、直接会って行うことで、相手により誠意を感じてもらえるでしょう。ミスに対する謝罪と真摯な対応は、長期的な関係の維持にとって欠かせません。受発注のミスを防止する方法受発注業務でミスが発生すると、自社や取引先に大きな影響を及ぼす可能性があるため、予防策が必要です。ここからは、受発注のミスを防止する方法について紹介していきます。情報連携の強化受発注のミスを防止するためには、社内・社外での情報連携を強化する必要があります。円滑なコミュニケーション方法を行えば、必要な情報や変更内容、重要な連絡などが関係者に迅速に伝わります。受発注業務では、発注日の変更や商品の在庫状況など、細かい情報が重要です。一つ一つの情報を的確に共有できなければ、誤った商品の発送や納期の遅延などのミスが発生しやすくなります。このようなミスを未然に防ぐために、定期的なミーティングの開催や専用のシステムを導入して受注・発注ステータスを共有するなど、情報を正確に共有する仕組みが必要です。また、取引先に対しても、定期的なコンタクトを取りましょう。市場の動向やニーズの変化などの重要な情報が、迅速に入手可能です。情報連携を強化することで、受発注のミスを防ぎ、スムーズな対応・効率的な業務運用を実現できるでしょう。システム導入受発注のミスを防止するための有効な手段として、受発注システムの導入が挙げられます。専用の受発注システムでは、注文の受付から発送、請求など、受発注で発生するプロセスを自動化し、管理できます。システムを導入すれば、人手によるアナログ運用では避けられない、入力ミスや情報共有不足のミスなどの削減も可能です。直感的に操作できるシステムを選べば、作業品質も安定するでしょう。TS-BASE 受発注は、利用者向けの注文サイトや管理者向けの管理システムから、物流拠点向け倉庫システムまで揃っており、お客様に合わせた機能を選択可能です。また、SaaSでの提供のため、3ヶ月から半年程度でのスピーディな導入が可能です。受発注業務でミスを予防したいならTS-BASE 受発注がおすすめ受発注業務で発生しやすい主なミスとして、入力ミス、聞き間違いによるミス、情報共有不足のミスがあります。特に、電話・メール・FAXなどのアナログ運用で起きやすいと言えるでしょう。それらのアナログ運用をシステム化するには、「TS-BASE 受発注」がおすすめです。注文サイトではマニュアルが不要なほど見たまま直感的に操作ができ、システムに不慣れな方でも簡単に注文が可能です。また、TS-BASE 受発注には物流拠点で使用する倉庫管理システム（WMS）も搭載されています。アナログ業務で手間になりやすい、最新の在庫数の連携等も自動で行え、TS-BASE 受発注内で完結できます。TS-BASE 受発注を導入すれば、Web上で注文が可能なため、ミスが起きやすい手作業での入力や電話対応も発生しません。さらに物流拠点の在庫情報をリアルタイムで各所に連携できるため、部署間での情報共有にも役立ちます。受発注業務におけるあらゆる業務フローを⾒える化し、⽣産性の向上を図ることが可能です。

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クラウド受発注システムとは？導入メリットや比較ポイントを紹介

受注・発注業務の効率化を図るのであれば、クラウド受発注システムの導入がおすすめです。受注・発注に関する様々な情報がシステムで一括管理され、受発注情報の管理にかかる時間の削減や関係部署との情報伝達のスピードアップ、ミスの軽減が期待できます。この記事では、クラウド受発注システムの主な機能や導入メリット、さらにシステムを選ぶ際のポイントについて解説します。導入検討にぜひお役立てください。クラウド受発注システムとは受発注システムとは、受注や発注に関する情報を一括で管理できるWebシステムのことです。受注・発注業務では、各受注・発注案件のステータスや入金の有無、在庫状況、顧客リストなど、様々な情報を扱います。注文変更があった際には適宜情報を修正した上で、納期に間に合うように出荷しなければいけません。このような業務は、これまで主に紙やExcelなどで行われていましたが、扱う情報量の増加に伴い、確認ミスや記入のし忘れなどのミスが生じやすい状況となっていました。受発注システムでは、複雑で膨大な情報をシステムで一元管理することで、情報管理にかかる手間を削減し、より確実に、効率的に受注・発注業務を行えるようになります。クラウド受発注システムは、ベンダー（事業者）がクラウド環境に構築したシステムを、利用料を支払って利用する仕組みです。自社で環境を用意し、システムを構築する必要がないため、短期間・低コストで導入できる点が特徴です。主な機能クラウド受発注システムには、受注・発注業務に関する一連の業務をサポートする機能が搭載されています。主な機能をいくつか紹介しましょう。なお、実際に搭載されている機能はシステムによって異なります。自社の業務に必要な機能を洗い出した上で、複数のシステムを比較検討するようにしましょう。受注受注に関する主な機能は、次の通りです。受注管理：各受注情報のステータスや詳細を管理する。受注時にメールや通知でお知らせしてくれるものもある。顧客管理：受注履歴や商談の記録を管理する。在庫管理：商品の入出荷データを基に在庫の数や状態を管理する。在庫が少なくなったらアラートで教えてくれるものもある。出荷管理：出荷指示データの作成や出荷や返品のステータスを管理する。出荷時に発注者にメール通知してくれるものもある。データ出力：受注データなどをCSVやPDFで出力する。発注発注に関する主な機能は、次の通りです。発注管理：発注処理や各発注情報の管理を行う。過去の発注情報をコピーできるものや、営業日などを加味して、注文時に着日指定ができるものもある発注先管理：発注先の住所や連絡先などを管理する。データ出力：出荷指示書や在庫データなどをCSVやPDFで出力する。クラウド受発注システムの導入メリットクラウド受発注システムには、業務の効率化やミスの軽減などの様々なメリットがあります。現在の受注・発注業務で抱えている問題が、システムの導入によって解決するかもしれません。ここからは、クラウド受発注システムを導入するメリットについて詳しく解説していきます。受注・発注情報の一元管理受注・発注に関するあらゆる情報を1つのシステムで管理することで、情報の整理や収集にかかる手間を削減できます。これまでの多くの企業で行われてきた紙やExcelなどによる管理では、複数の人の同時による情報の上書きや、書類の紛失・破損などのリスクがありました。店舗や事業所で管理方法が違ったり、情報が増えるにつれてファイルが重くなったり、年度ごとに管理シートを分けている場合などは過去の情報を探すのに時間がかかったりすることもあるでしょう。クラウド受発注システムでは、システムによる一元管理により、これらの従来の業務で生じていた無駄や非効率性を解消・改善します。誤入力や誤発注のリスク低減電話やFAXで受けた注文を受注管理用のシートに転記する作業や、在庫状況から発注書を書く作業は、特にミスが起こりやすいものです。発注書や発送指示に誤りがあると、大量の在庫を抱えることになる、注文とは異なる商品を顧客に届けてしまうといったトラブルが起こります。クラウド受発注システムでは、電話やメールで受けた注文をデータとして管理し、そのままコピーして伝票を作成できるため、これらのミスを起こりにくくしてくれます。（発注データから伝票を作成してくれるシステムもあります）受注・発注業務の効率化クラウド受発注システムは、これまで人がやっていた業務を自動化したり、時間がかかっていた作業を短時間で行えたりすることで、業務の効率化を実現します。例えば、電話で受注の受付や業者などへの発注を行っていた場合、担当者が電話から離れた場所にいるときや、営業時間外には、受注・発注業務は行えません。また、取引業者からFAXで送られてきた手書きの発注書が読みにくく、注文内容を電話で確認しなければいけないこともあるでしょう。24時間いつでも使えるクラウド受発注システムなら、平日の営業時間外に加え、土日や祝日でもいつでも受注・発注業務が行なえます。受注や発注はシステムを通じて行うため、手書きの文字の解読に時間を取られることもありません。ペーパーレス化発注書や納品書などの書類は、法律により一定期間の保管が義務付けられています。このため、作成した書類の整理や過去の書類の保管場所の確保に悩まされている企業の方も多いのではないでしょうか。クラウド受発注システムでは、受注・発注の情報をすべてデータとして管理するため、物理的に保管する必要はありません。紙の伝票や帳票を印刷する必要もないため、印刷や紙の購入にかかるコストを削減できます。受注・発注情報のリアルタイム把握紙やExcelによる受注・発注情報の管理は、事務所や特定のパソコンでしか最新情報を見られないという不便さがデメリットでした。事業所間での共有もしにくく、受注業務の担当者が商品の在庫や発送の状況を担当部署に電話で問い合わせなければいけないこともありました。クラウド受発注システムのメリットは、情報へのアクセスのしやすさです。インターネットとWebブラウザがあればいつでも最新の受注・発注情報が見られます。受注した商品の種類、数量、金額、入金状況などの情報をシステムに集約することで、受注から発送までの一連の業務をスムーズに行うことができるでしょう。クラウド受発注システムを選ぶ際のポイントクラウド受発注システムは様々なベンダーから提供されており、具体的な機能や仕様、強みなどはシステムによって異なります。クラウド受発注システムの導入メリットを最大限に受けるためには、自社にあったシステムを選ぶことが重要です。ここからは、クラウド受発注システムを選ぶ際のポイントについて解説します。業界への適応性受注や発注に関する業務は、業界や扱っている商材、さらには企業によって細かく異なります。企業や事業所が独自に行っているフローや慣習もあるでしょう。クラウド受発注システムは、基本的に受注・発注に関連する主な業務をカバーしていますが、強みとする業界や業種はベンダーによって様々です。飲食業や小売業など、特定の業界に特化しているものもあります。ベンダーの担当者に確認する他、搭載されている機能や導入実績などを元に自社や業界への適応性を確認しましょう。操作性日々利用するクラウド受発注システムは、使いやすいものでなければいけません。マニュアルがないと操作方法がわからない、ある1つの処理をするために何度もクリックしなければいけない、といったことが起きるシステムでは、利用者はストレスを抱えてしまいます。無料トライアルやデモサービスを利用して、実際の画面や操作性を確認しましょう。その際には、そのシステムを使って発注をする取引先目線での使いやすさをチェックすることも重要です。対応デバイスクラウド受発注システムを利用する場所は、事務所、倉庫、商品を製造する工場、店舗、営業先などがあげられます。事務所で利用する分にはパソコンで使えれば十分ですが、倉庫や店舗などでは持ち運びやすいタブレットやスマートフォンが便利です。利用シーンにあわせて柔軟にデバイスを使い分けられるよう、システムの対応デバイスを確認しておきましょう。サポート体制クラウド受発注システムを提供するベンダーは、システムの利用に際して不具合やトラブルが起きないように細心の注意を払っています。しかし、操作ミスやネットの接続状況によってエラーなどのトラブルが発生することも考えられます。このため、万が一トラブルが発生したときのベンダーのサポート体制についても、検討ポイントの1つです。具体的には問い合わせの対応時間（平日の営業時間内のみなど）や問い合わせの方法（電話、メール、チャットなど）などを確認しましょう。クラウド受発注システムならTS-BASE 受発注がおすすめB to B事業者間のクラウド受発注システムをお探しの方におすすめしたいのが、「TS-BASE 受発注」です。受注・発注から物流・配送までの一連の業務を豊富な機能群でサポートしております。TS-BASE 受発注の特徴は、カスタマイズ性です。50種類以上ある基本機能の中から、お客様の課題解決に必要な機能を専門知識豊富な担当者がご提案いたします。「受発注業務の無駄を省きたい」「ペーパーレス化を促進したい」「複数のシステムを一本化したい」などのご要望にあわせて、最適なシステム導入をお手伝いいたしますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。クラウド受発注システムでより効率的な受注・発注業務を実現受注・発注に関する業務をまとめて1つで行えるクラウド受発注システムのTS-BASE 受発注は、従来のやり方による業務の無駄や問題点を解消・改善し、生産性向上や業務効率化を実現します。具体的な機能や仕様はシステムによって異なるため、システム要件を洗い出した上で、自社や業界にマッチしたものを選定するようにしましょう。

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自社にとって最適な受発注システムを選定する7つの手順 ｜TS-BASE

受発注システムを選定するとき、「どのようなシステムが自社に合うのだろう？」と考えた経験はありませんか？この資料では、受発注システムを選ぶ際の課題の整理方法や、ベンダー目線でのシステム選びのポイントをお届けします。

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