営業事務における受発注とは

まずは、営業事務における受発注について、受注業務・発注業務の2点を紹介します。

受注業務

受注業務とは、発注側から注文を受けて実施する業務のことです。具体的には、発注側からの注文時に注文書の受け取りと社内手続き、商品名・個数・金額などの注文書の注文内容、在庫確認、納品手続き、請求処理などがあります。

受注業務は、基本的にミスがない前提のため、発注側に対して、取り決めした期日までに納品するためのやり取り・社内手続きをしっかりと行う必要があります。

発注業務

発注業務とは、自社が発注側となり、取引先に対して商品・サービスなどを注文する手続きのことです。具体的には、注文処理、注文に関する必要な書類の作成、納期確認、支払いなどの手続きがあります。

発注業務では、注文内容に間違いがないことや、納期までに問題なく商品・サービスなどの納品物が納品されるか、取引先への進捗確認が重要です。

営業事務の受発注業務に必要なスキル

営業事務が受発注業務を実施する上で、主に必要とされるスキルを、以下4点紹介します。

• PCスキル
• コミュニケーション能力
• スケジュール管理能力
• 柔軟な対応

PCスキル

必要なスキルの1つ目は、PCスキルです。

受発注業務にはシステムへのデータ入力作業・書類の作成・メール手続きなどがあるため、PC を扱えること、書類作成するためのソフトウェア、Word、Excel、PowePointなどの基本操作ができることが必須です。また、発注先とのコミュニケーションのために、Outlookなどのメーラーを扱えることも大切です。受発注業務には、PCスキルが欠かせません。

コミュニケーション能力

必要なスキルの2つ目は、コミュニケーション能力です。

受発注業務には、さまざまな方とのコミュニケーションが求められます。担当営業や周りの事務メンバー・在庫管理や経理など関連部門の社内コミュニケーションと、発注側や発注先との社外コミュニケーションがあるでしょう。

相手とのコミュニケーションをより良くするために、相手の話をしっかりと聞くこと、傾聴、共感力も大切です。

スケジュール管理能力

必要なスキルの3つ目は、スケジュール管理能力です。

受発注業務には、注文日・納品日・支払い日などの期限がいくつか存在します。指定された期日に対して、書類作成・手続きなどを完了しなければなりません。

たとえば、発注側から商品の注文を受けたら、倉庫への出荷日を逆算して書類をさばく必要があります。また、取引先から見積が届いたら、見積有効期限が切れるまでに注文の手続きをすることも大切です。受発注業務は、スケジュールを管理する能力が求められます。

柔軟な対応

必要なスキルの4つ目は、柔軟な対応です。

受発注では、当日中の注文手続き・納期変更の依頼が担当営業から来るなど、突然業務を頼まれることもあります。そのようなときに、忙しいからといって業務を断ったりするのではなく、優先度を設定しすでにある業務を調整しながら、緊急度の高い業務に迅速に取り掛かる、柔軟な対応力が必要です。

受発注業務には、営業や取引相手のペースに合わせて、臨機応変に柔軟に対応できる能力が重要です。

営業事務の受発注以外の業務

営業事務の受発注以外の主な業務を、以下5点紹介します。

• 書類作成
• プレゼン資料作成
• デモ・オペレーション実施
• 電話・メール対応
• 売上管理

書類作成

営業事務の業務として、担当営業が必要とする書類を作成することもあります。

たとえば、営業から顧客に商品・サービスなどをプレゼンするための資料などがあります。また打ち合わせの議事録作成、操作説明資料の作成もあるでしょう。

受発注業務でも「見積書・発注書・注文書（注文請書）・納品書・請求書・検収書」などさまざまな帳票やりとりがありますが、それ以外にも、営業事務には多くの書類作成業務があります。

デモ・オペレーション実施

商品やサービスのデモ・オペレーション実施も、営業事務が担当することがあります。

たとえば、顧客に商品の操作性を確認してもらうために、実機を使ったデモ実施などがあります。また、顧客に購入してもらった機器について、営業事務が顧客先に訪問して直接使い方を説明することもあるでしょう。顧客へのデモ・オペレーションも、営業事務の仕事に含まれます。

電話・メール対応

電話・メール対応も営業事務が担当することがあります。

たとえば、取引先からかかってきた電話を営業に取り次ぎすることがあります。また、受信したメールに対して営業の代わりに営業事務から返信することや、簡単な事務連絡をメールで送信することもあるでしょう。電話・メール対応も、営業事務の業務の一つです。

売上管理

売上管理も、営業事務が実施することもあります。

売上管理とは、担当営業が獲得した売上・利益をシステムなどに入力して、管理することです。営業事務は、受発注業務で扱った金額や受発注業務以外の売上について、担当営業別に基幹システムに登録して、売上管理することがあるでしょう。そのため、営業事務には、システムにデータを入力して売上管理できる能力も必要です。

営業事務が受発注業務に携わるメリット

営業事務が受発注業務に携わる主なメリットについて、以下5点紹介します。

• ビジネススキルが身に付く
• PCスキルが身に付く
• 未経験でも働ける
• キャリアアップ

ビジネススキルが身に付く

1つ目のメリットは、ビジネススキルが身に付くことです。

営業事務の業務では、顧客取引や社内手続きなど、社内・社外問わず多くの相手と関わることがあります。そのため、業務を続けていくほど、ビジネスに対する知識や感覚をしっかりと身に付けることができます。

たとえば、コミュニケーションスキルをはじめ、顧客の要望や問題に迅速に対応し、良好な関係を築くためのスキル、担当営業や他の組織メンバーと連携しながら目標に向かって達成できるスキル、問題が生じたときにチーム全員で協力して達成できるスキルなどが挙げられます。

受発注業務に携われば、受発注の業務の流れに対応できることはもちろん、さまざまな人とコミュニケーションを取り、ビジネススキルが身に付く可能性が高いです。

PCスキルが身に付く

2つ目は、PCスキルが身に付くことです。

受発注業務には、システムへの入力作業、顧客・取引先にメール送信する、請求書などの書類作成など、PCを扱う業務がほとんどです。毎日のようにPCを扱うため、元々PC作業を不得意とする方でも、受発注業務に携われば、自然とPCスキルが身に付くでしょう。

営業事務は、受発注業務を繰り返すことでPCスキルがしっかりと身につきます。PCスキルを学びたい方にとって受発注業務はおすすめです。

未経験でも働ける

3つ目は、未経験でも働けることです。

営業事務の募集要項には、業務未経験可としているところもあります。そのため、未経験者でも受発注業務に携わることができます。

未経験でも受発注業務の必要な手続き・注意点を一から学ぶことができるため、業務に携わったことがない方でも、取り組みやすい業務といえます。ただし、受発注業務は金額を扱うことから、顧客から企業への信頼に直結する業務であり、基本的にミスが許されません。

そのため、未経験者であっても金額や取引先名・取引先の住所など、一つひとつ間違えないよう、受発注業務のプロとして注意深く取り組むことが大切です。

キャリアアップ

4つ目は、キャリアップの可能性があることです。

営業事務は受発注業務を通じて、営業の仕事や在庫管理、経理業務など、社内の他の仕事を深く知ることができます。そのため、営業事務に関連する職種へのキャリアアップチャンスがあるでしょう。また、顧客から高く評価してもらえれば、営業事務から営業へと業種変更できる可能性もあります。

営業事務としてしっかりと働き、組織に貢献、顧客からの評価も高まれば、他の業種にキャリアアップできる可能性が十分にあります。

営業事務の受発注にはTS-BASEがおすすめ

本記事では、営業事務が携わる受発注業務の内容と必要なスキル、受発注以外の主な業務、受発注業務に携わるメリットについて紹介しました。

受発注業務には、PCスキルやコミュニケーション能力、スケジュール管理能力、柔軟な対応力が求められます。営業事務の方の中には、PCがそもそも得意でない、という方もいるでしょう。また、電話やFAXを通じた処理も多く、受発注業務の負担が大きいと感じることもあるかもしれません。

TS-BASE 受発注は、インターネットに接続できれば簡単に使用できるため、PC が苦手な方も簡単に扱え、業務効率化に繋がります。また、管理アカウントが個人に付与されるので、誰がどの商品情報を更新したかなど、業務状況の把握にも使え、受発注業務の負担も分散できます。