受発注業務をデジタル化すべき理由・メリット・方法を解説

紙や FAX ・メールなど、アナログな方法で受発注業務を続けていると、膨大な作業に追われたり、管理が煩雑化したりすることもあるでしょう。受発注業務をデジタル化すれば、効率よく作業できることや蓄積したデータをシステム連携できることなど、メリットが豊富にあります。この記事では、受発注業務におけるデジタル化の方法とメリット、注意点について解説します。これから受発注業務をデジタル化したい、と考えている方はぜひ参考にしてください。デジタル化の手段として受発注システムの導入を検討している方は、こちらもご活用ください。▼自社にとって最適な受発注システムを選定する7つの手順自社にとって最適な受発注システムを選定する7つの手順 ｜TS-BASE受発注システムを選定するとき、「どのようなシステムが自社に合うのだろう？」と考えた経験はありませんか？この資料では、受発注システムを選ぶ際の課題の整理方法や、ベンダー目線でのシステム選びのポイントをお届けします。ts-base.net受発注業務におけるデジタル化とはまずは、受発注業務におけるデジタル化について説明します。受発注業務におけるデジタル化とは、発注書や請求書など、受発注業務のプロセスにおける情報を電子化し、業務効率や情報を可視化することです。従来の紙や FAX などの業務は、郵送の手間もかかり管理も煩雑になりがちでした。デジタル化することで、受発注業務に関わる情報を電子化でき、進捗追跡や過去に対応した受発注業務情報の管理も容易にできます。これにより、人為的なミスの減少、業務プロセスの可視化にもつながります。また、受発注システムを導入すれば、社内や取引先とリアルタイムにデータを共有できたり、蓄積したデータを分析したりすることも可能です。結果、受発注業務におけるパフォーマンスの向上にも繋がります。受発注業務におけるデジタル化は、受発注業務の生産性を向上させる重要な手段です。受発注業務をデジタル化すべき理由受発注業務は、なぜデジタル化すべきなのでしょうか。その主な理由として、アナログ運用からの脱却や、多様な働き方への対応、人による入力ミス防止などが挙げられます。ここからは、受発注業務をデジタル化すべき理由を詳しく解説します。アナログ運用からの脱却従来の電話や FAX 、書類の郵送などのアナログな方法での受発注業務は、社内対応や社外対応に多くの時間とコストを要します。また、人と人との直接な会話だと聞き間違いが発生することを避けられないなど、アナログ運用には課題があります。そのような状況下において、受発注業務をデジタル化すれば、従来人と人とでやり取りしていた業務を自動化し、受発注業務の時間や郵送・人的コストなどを削減できるでしょう。さらに、従来のアナログ運用に比べて情報を即時に共有可能なため、過去のデータとの比較や分析も容易にできます。多くの時間とコスト削減を要し、かつミス発生しやすいアナログ業務から脱却するためにも、受発注業務をデジタル化すべきです。多様な働き方への対応多様な働き方に対応するためにも、受発注業務をデジタル化すべきといえます。受発注業務では、担当者が電話や FAX の注文に対応するために出社しなくてはならない企業もまだ少なくありません。近年浸透しているリモートワークなどの多様な働き方や、電子商取引に対応できるよう、受発注業務のデジタル化に取り組む企業も増えています。システムなどを導入して、デジタル化することで、どの場所からでも受発注業務で使用するデータにアクセスして業務を遂行することが可能です。そうすれば、担当者の対応速度がアップすることはもちろん、わざわざ出社する必要もなくなるため、ワークライフバランスを保ちやすいでしょう。入力ミス防止入力ミスを防止するためにも、受発注業務をデジタル化すべきといえます。例えば、紙で受け取った発注書や請求書の情報をシステムに転記するときに、数字や担当者名を間違えるなど、ミスが発生する可能性があります。受発注業務をデジタル化すれば、直接システムに入力したデータを扱えるようになるため、手動で転記する必要もありません。従来の業務で発生しがちな入力ミスを防ぐためにも受発注業務のデジタル化が役立ちます。受発注業務のデジタル化が企業にもたらすメリット受発注業務をデジタル化することで、企業にはどのような利点があるでしょうか。ここからは受発注業務をデジタル化するメリットについて、詳しく解説していきます。DX の加速１つ目のメリットは、DX の加速です。受発注業務をシステムなどを導入してデジタル化すれば、受発注の進捗などやり取りする情報を一元管理できるようになります。従来人の手作業で処理していた複雑な作業を自動化できるため、時間・コストを削減できるでしょう。蓄積されたデータを他システムと即時連携することで、在庫数などの効率的な管理、更新も可能です。蓄積されたデータの分析が容易になり、ビジネス戦略・経営層の意思決定に生かせるでしょう。これらは全て DX の推進活動です。受発注業務のデジタル化がDXの加速に繋がるでしょう。業務効率化２つ目のメリットは、業務効率化です。従来のアナログ運用では、フォーマットを用意していても、人によって使用する版が違ったり、レイアウトが崩れたりなどするでしょう。また、急な対応に追われてフォーマットを使わずに手書きのもので対応することも考えられます。受発注業務担当者は、それぞれに合わせた対応が必要なため、業務に追われてしまいます。受発注業務をデジタル化することで、標準化されたフォーマットに統一できることはもちろん、システム上で受発注業務を自動化することが可能なため、業務効率化につながります。スマートな管理３つ目のメリットは、スマートな管理です。デジタル化することで、いつでも好きなタイミングで受発注業務を行えるようになります。アナログな業務では、紙帳票の郵送や、電話・ FAX などの対応のため、わざわざオフィスに出社する必要があります。電話で発注依頼をする場合、取引先の担当者が出るまで何度もかける必要があり、時間も要するでしょう。受発注業務をデジタル化することで、いつでも取引ができるようになります。取引先が営業している時間を確認する必要もなくなります。システム上での受発注業務を完結できるようになるため、スマートな管理が可能です。　コスト削減４つ目のメリットは、コストの削減です。受発注業務をデジタル化すれば、紙ベースの管理や手作業による入力ミスを減らすことが可能です。さらに、一部業務を自動化することにより、これまで兼業で受発注業務を実施していた営業などの担当者は、自身の主業務に集中できます。また、従来の書類の印刷・保管といった物理的なコストや手間も削減可能です。デジタル化によって受発注業務のコストを大幅な削減が期待できます。検索性向上５つ目のメリットは、検索性向上です。紙などのアナログ業務では、過去に対応した受発注業務データを探すためにわざわざ倉庫やキャビネットへ行き、山積みになった書類から探すなどの手間や時間も必要です。そのような場合、デジタル化することで情報を一元管理することができ、検索・閲覧も簡単に行えるようになります。担当者は探したい情報の検索キーワードを入れて探すだけで済むため、業務効率も上がるでしょう。受発注業務をデジタル化すれば、検索性も向上できます。受発注業務のデジタル化を実現する方法ここまで、受発注業務のデジタル化について、概要・必要な理由・メリットについて説明しました。それでは、受発注業務をデジタル化するためには何をすればよいのでしょうか。ここからは、受発注業務をデジタル化を実現する方法について解説していきます。ExcelExcel を使って、受発注業務をデジタル化することができます。Excel は表計算ツールのため、在庫管理や注文書作成、コスト分析などへ活用することが可能です。また、標準テンプレートを作成することもでき、誰もが統一したフォーマットで受発注業務を行えます。Excel の関数を使えば、紙などの手作業よりも早く確実な計算ができ、労力・時間を削減し、ミスを減らすことも可能でしょう。Excel では、受発注業務の簡単なデジタル化対応は可能ですが、大量のデータを処理するには時間がかかることや、テンプレートを作った担当者に属人化しやすい、という特徴もあります。そのため、簡易的な受発注業務に向いているといえるでしょう。Excel で行う受発注業務のメリット・デメリットはこちらをご参照ください。受発注管理をエクセルで実施する方法・メリット・デメリットを詳しく紹介受発注管理をエクセルで実施する方法・メリット・デメリットを詳しく紹介 ｜TS-BASEエクセルで受発注管理する方法を調べている方も多いと思います。エクセルに搭載されている関数やグラフ、ピボットテーブル、マクロなどの機能は、受発注管理にも役立つでしょう。ただし、ローカルで管理するため、共有時や、共同作業、属人化などに注意する必要があります。本記事では、受発注管理をエクセルで実施する方法と役立つ関数、メリット・デメリットについて紹介していきます。ts-base.netシステム導入受発注業務をデジタル化する方法として、専用の受発注システム導入があります。受発注システムでは、従来バラバラに管理されていた情報を一元管理できます。注文情報や在庫情報についても全て一元化できることはもちろん、他のシステムへの連携も可能です。発注側は Web 上の専用画面から、必要な商品と数量を指定するだけで、簡単にすぐ発注できます。受注側は発注された情報をもとに、在庫の確認をおこない、倉庫などと連携して出荷対応をしていきます。その後の進捗管理、請求書発行や支払い処理などの業務フローも受発注システムで行えるのです。受発注システムといっても、発注機能のみや進捗管理など、システムによって機能の違いがあるため、自社に適したシステムを選択することが大切です。受発注システムに搭載されている機能については、こちらも参考にしてください。Web受発注システムを解説！主な機能・メリット・選び方も詳しく紹介Web受発注システムを解説！主な機能・メリット・選び方も詳しく紹介受発注業務について、効率化やコスト削減のために、 Web 受発注システムを検討している方も少なくないでしょう。Web 受発注システムを導入すれば、業務の自動化を実現できます。また、煩雑になりがちな商品マスタ管理も簡単に行えます。Web 受発注システムを選ぶときは、機能はもちろん自社担当者が使い続けられるか、操作性をしっかりと確認することも大切です。この記事では、Web 受発注システムの概要、主な機能、メリット、選び方について解説します。Web 受発注システムを検討している方はぜひ参考にしてください。Web受発注システムとはWeb 受発注システムとは、企業間で発注・受注を取引するときに、紙やメールではなくWeb 上で受発注を行うシステムのことです。「受発注システム」や「受発注管理システム」などと呼ばれることもあります。B to B の受発注業務では、電話や FAX、郵送など、まだアナログな運用をしている企業も多く、発注が完了するまでの社内対応に2週間以上要するところもあります。そこで、Web 受発注システムを導入することで、受注側・発注側間での注文管理・在庫管理・請求管理などのプロセスを自動化し、効率化を図ることが可能です。担当者は Web 画面から操作可能なため、インターネット環境があれば、時間や場所にとらわれずに取引できます。また、業務を自動化できるため、ミスの防止、迅速な対応も可能となるでしょう。手間がかかり煩雑対応となりがちな従来のアナログな受発注業務を効率化したいと、Web 受発注システムに注目が集まっています。Web受発注システムの主な機能ここからは、Web 受発注システムの主な機能について、TS-BASE 受発注に搭載されている機能を中心に紹介していきます。受発注システムは提供会社によって機能が変わるため、自社に適した機能が搭載されているかを必ず確認してから導入しましょう。発注・注文処理Web 受発注システムでは、Webブラウザを使って、発注・注文の手続きが可能です。発注側は、24時間いつでも、商品と数量の選択や、発注をかけることが可能です。受注側も、発注側の予定に左右されずに、自社の都合のよいタイミングで受注ステータスを確認できます。発注・注文処理を一つのシステム上で完結できる Web 受発注システムもあります。ユーザーグループ機能Web 受発注システムには、ユーザーグループ機能も搭載されているものもあります。たとえば、TS-BASE 受発注では、ユーザーグループ単位で、表示される商品や価格を自由に変更できます。また、取引先に合わせた取扱商品の区分け設定対応や、柔軟な価格変更も可能です。ユーザーグループ機能は、提供会社によって内容が変わることも多くあります。ユーザーグループ機能が必要なときには、機能の詳細やアクセス権設定など、隅々まで確認しましょう。システム連携Web 受発注システムには、システム連携に対応しているものもあります。たとえば、会計システム・販売管理システムと連携させることで、受発注業務の情報をリアルタイムに反映することが可能です。これにより、受注データの確認が簡単になることはもちろん、手作業によるデータ入力がなくなり、作業時間の削減や入力ミスの防止、複数システム間の情報の一貫性を期待できます。注文出荷状況の把握注文出荷状況の把握も Web 受発注システム上で行えます。たとえば、一つ一つの受注データに対して状況を確認することや、対象をフィルタリングで絞り込んで、必要なデータのみの表示が可能です。注文出荷状況を一覧表示できる Web 受発注システムもあり、状況を把握しやすくなるため、今何をすべきか一目でわかり、担当者は迅速に対応できます。マスタ管理受発注に必要な、商品マスタのメンテナンスやユーザーごとの商品出し分け設定も、Web 受発注システムで簡単に行えます。あらかじめ必要な商品をマスタに登録しておけば、急に商品公開するケースや日時指定で注文開始になるケースなど事前に受発注システム上で公開予約ができ、便利に活用できます。また、注文サイトのユーザーアカウント管理もでき、個々のユーザーに適切な商品を表示するなども可能です。Web 受発注システムであれば、大量のマスタデータも一括で簡単に登録・更新が行えます。Web受発注システムのひとつである「TS-BASE 受発注」の機能はこちらで詳しく紹介していますので、一例としてご覧ください。▼TS-BASE 受発注の機能一覧機能一覧｜TS-BASETS-BASEの各サービスでご利用いただける機能を利用者、管理者、仕入先、倉庫拠点など、様々な立場の方の目線でご紹介しています。ts-base.netWeb 受発注システムが企業にもたらすメリットここまで、Web 受発注システムについて、概要、機能を紹介しました。それでは企業が Web 受発注システムを導入するとどのような利点があるのでしょうか。ここからはメリットについて見ていきましょう。業務の一元管理１つ目のメリットは、業務の一元管理です。Web 受発注システムでは、発注側による注⽂〜注⽂品が到着するまでに⽣じる様々な業務を一元管理できます。たとえば、受注状況の確認、在庫数の確認、発送状況の確認などについて、従来のアナログ運用ではそれぞれ別々に管理が必要ですが、Web 受発注システムを導入することで、システムひとつで各種情報を⼀元管理できるようになります。Web 受発注システムは、アナログ運用で煩雑になりやすい業務を一元管理することが可能です。サービスの⼀本化２つ目のメリットは、サービスの一本化です。電話や FAX などの運用では、取引先に応じて複数の注文方法に対応するケースもあります。そのような場合、それぞれの業務フローが発生するため、複数のサービスを動かして別々に管理する必要があります。Web 受発注システムを導入することで、受注・発注から支払いまでの過程を一括管理でき、従来別々に管理していたサービスを一本化できる可能性が高いです。受発注数の増加３つ目のメリットは、受発注数の増加です。電話や FAX などの受発注取引では、電話対応など取引先の営業時間や担当者の都合に合わせて、時間をかけて対応する必要があります。また、手作業で発注書を起票するなどの対応が必要なため、件数が多ければ多いほど、手間も時間もかかるという問題が挙げられます。Web 受発注システムを導入すれば、24時間好きなタイミングで受発注可能です。自社のタイミングで、発注・受注業務を進められるようになります。電話や FAX に比べても受注処理までを短縮化できるため、受注機会も拡大できる可能性が高まります。Web受発注システムの選び方Web 受発注システムにはさまざまなサービスがあり、自社に適したサービスを選ぶことが大切です。ここからはシステムを選定する際のポイントを紹介していきます。状況の可視化ができるかWeb 受発注システムを選ぶときは、受発注状況を可視化できる機能が搭載されていることが大切です。たとえば、必要な商品の在庫が十分にあるか、または出荷された商品が希望通りに顧客に届くかなどを確認するためには、リアルタイムに情報を把握することが求められます。システム上に受発注状況を一覧で表示し、リアルタイムな情報を共有できれば、現在の受発注ステータスをすぐ確認でき、納期管理や再注文対応にもスムーズに対応できます。スムーズな対応を続ければ、顧客満足度向上にもつながるでしょう。Web 受発注システムを選ぶときは状況の可視化ができるかを確認するのがおすすめです。直感的な操作が可能かWeb 受発注システムを選ぶときは、直感的な操作ができるかを確認しましょう。直感的な操作が可能なシステムは、システムを触る自社担当者や取引先がシステムに不慣れであっても、簡単に使える可能性が高いです。誰でも簡単に直感的に扱えるシステムは、システム導入後の教育・研修のための時間も少なく済み、稼働スピードも上がるでしょう。担当者にとってシステムが使いやすければ、担当者のストレスも軽減します。Web 受発注システムを選ぶときは、直感的な操作ができるかを確認しましょう。運用サポートが充実しているかWeb 受発注システムは、トラブルや疑問点が生じたとき、業務に支障をきたさないためにも、迅速かつ適切なサポート対応が必要です。そのため、問い合わせにスピーディーに対応してもらえるシステム・提供会社を選びましょう。運用サポートが充実しているサービスは、担当者がシステムを活用するためのアドバイスも提供してくれます。企業が安心してシステムを使い続けるためにも、稼働後の運用サポートが充実しているシステムを選ぶことが重要です。自社にとって最適な受発注システムを選定する7つの手順について、こちらのホワイトペーパーで詳しく紹介しています。ぜひご覧ください。▼自社にとって最適な受発注システムを選定する7つの手順自社にとって最適な受発注システムを選定する7つの手順 ｜TS-BASE受発注システムを選定するとき、「どのようなシステムが自社に合うのだろう？」と考えた経験はありませんか？この資料では、受発注システムを選ぶ際の課題の整理方法や、ベンダー目線でのシステム選びのポイントをお届けします。ts-base.netWeb 受発注システムなら TS-BASE 受発注をWeb 受発注システムは、受注・発注から支払いへの処理はもちろん、受発注業務に必要なプロセスを一括で管理できるシステムです。導入すれば、これまで取引先でバラバラに管理していた情報を統一し、一本化できます。Web 受発注システムといっても、提供会社によって機能や運用サポートなどがさまざまです。そのため、事前に必要な機能が搭載されているかを調べること、提供会社へコンタクトを取り質問をすることも大切です。機能だけではなく、直感的な操作ができること・運用サポートが充実しているかも確認しましょう。TS-BASE 受発注では、従来アナログ頼りだった受発注業務で課題となっていた「注文データの取りまとめ」「履歴の確認」「取扱商品の更新」などを1つのシステムで完結できます。また、発注者の画面は通販サイトのようなデザインのため、商品を選択後、お届け先などを入力し、注文確定を行うなど、簡単に操作できます。IT に不慣れな方でも直感的に利用できるでしょう。導入時には、経験豊富な担当者がお客様に適した方法や機能を提案いたします。お気軽にお問い合わせください。もっと詳しく知りたい、という方はこちらのご紹介資料もご覧ください。▼「TS-BASE 受発注」のご紹介TS-BASE 受発注のご紹介 ｜TS-BASEBtoB向け受発注システム「TS-BASE 受発注」について詳しくご紹介します。このサービスは、「取引先別単価設定」など、主にBtoBの事業領域で行われる受発注業務に最適な機能を揃えた受発注システム・WMSです。ts-base.netts-base.net受発注業務のデジタル化ならTS-BASE 受発注を受発注業務のデジタル化は、アナログ運用からの脱却や多様な働き方への対応、また担当者の入力ミス防止のためにも必要といえます。デジタル化する方法として、 Excel を使った簡易的な方法もありますが、長期的に使うことや、属人化を防止するためにも受発注システムを導入することをおすすめします。TS-BASE 受発注は、受発注システムと倉庫管理システム（WMS）が一気通貫となったシステムです。受発注業務のデジタル化はもちろん、倉庫管理、物流・配送などといった、企業の受発注業務に関わる業務をワンストップでサポートできます。導入時には経験豊富な担当者がお客様の業務のお悩みをヒアリングし、お客様に適した方法や機能を提案いたします。ぜひお気軽にお問い合わせください。

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受発注システムとは？導入前に知りたい主な機能やメリット・デメリット、選ぶ際のポイントを紹介

受発注システムとは、FAXや電話で行っている受注・発注関連の業務を効率化できるシステムのことです。今後自社でも受発注システムを導入したいとお考えの方に、導入前に知っておきたい受発注システムの主な機能や導入のメリット・デメリット、導入時の選定ポイントなどをご紹介します。

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自社にとって最適な受発注システムを選定する7つの手順 ｜TS-BASE

受発注システムを選定するとき、「どのようなシステムが自社に合うのだろう？」と考えた経験はありませんか？この資料では、受発注システムを選ぶ際の課題の整理方法や、ベンダー目線でのシステム選びのポイントをお届けします。

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無料トライアルのお申込み｜TS-BASE

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TS-BASE 受発注のご紹介 ｜TS-BASE

BtoB向け受発注システム「TS-BASE 受発注」について詳しくご紹介します。このサービスは、「取引先別単価設定」など、主にBtoBの事業領域で行われる受発注業務に最適な機能を揃えた受発注システム・WMSです。

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