受発注書とは何か？発行すべきタイミングや記載内容などを紹介

受発注書とは、受注書・発注書両方のことを指します。発注側と受注側の取引内容を示す契約書類のため、スムーズな作成、適切に管理管理することが求められます。

本記事では、受発注書について、発行するタイミング・記載する主な項目を詳しく紹介するとともに、注意点・活用方法についても触れていきます。

受発注書とは

まずは、受発注書について、受注書・発注書それぞれを説明します。

受注書

受注書とは、商品・サービスの注文を受けたこと、両者間での契約の取り交わしがあったことを証明する書類です。注文請書として呼ばれることもあります。発注側から注文を受けたときに、受注側が承諾したことを示すために発行します。

受注書には主に、商品・サービスなどの項目名・単価・数量・価格・納入予定日・配送先など、注文に関する詳細を記載していきます。

受注書は契約書の一種であり、発注側と受注側、両者間の契約内容を示す重要な文書です。企業の在庫管理や会計処理にも役立ちます。

発注書

発注書とは、発注側が受注側に対して、商品・サービスなどを注文するときに発行する書類のことです。注文書と呼ばれることもあります。発注書には、注文する商品名・個数・金額・納期・支払い条件を書いていきます。

企業間で発注書を発行するときは一般的に2部発注書を発行します。1部を受注書（または注文請書と呼ばれることも）として、受注側に押印してもらい、返送を求めるのです。

受発注書は法人の場合は8年間、欠損金が発生する事業年度については10年間、保管が必要と税法で定められています。

受発注書を発行するタイミング

受発注書を発行するタイミングについて説明します。

発注書は、発注側が商品やサービスを注文することが確定したタイミングで、発行する書類です。受注側に対して発注書（注文書）を発行することで、購入を依頼します。

受注書（注文請書）は発注側から注文を受けたタイミングで発行する書類です。発注先から発注書を受け取ったら社内手続きを進めて必要な箇所に押印し、返送します。発注側との契約内容にもよりますが、一般的に発注書を受け取ってから、1〜2週間以内には対応することが望ましいです。

受発注書に記載すべき必要な項目

受発注書に記載すべき主な項目を、以下表に記載します。

項目名	内容
管理番号	受注書・発注書、その書類を管理するための番号です。
発行者企業・部署名・責任者名	書類を発行している企業名・部署名・責任者名です。
発行者の住所・電話番号	書類を発行している企業の住所・電話番号などの連絡先です。
発注日（注文依頼日）	発注する（または注文を受けた）日付です。
納品先	商品・サービスなど注文内容を納品する先（企業名・住所・宛先など）です。
納品予定日	商品・サービスを納入する予定日です。
商品名・サービス名（納品物）	発注する（または注文を受けた）商品名・サービス名です。
単価・数量・金額	発注する（または注文を受けた）商品の単価・数量・金額です
支払い条件	商品の納入、納品物の納入など、支払いするにあたって必要な条件を記載します。

上記は、受発注書（発注書・受注書）に記載する主な項目です。企業や取引する商品・サービスの内容によって記載する内容が異なりますので、参考にしてみてください。

受発注書を発行するときの注意点

受発注書を発行するときの主な注意点を、以下4点挙げて説明します。

発注日
支払い条件
収入印紙
保存期間

発注日

1つ目の注意点は、発注日です。

受発注書（発注書・受注書）には、いつの取引かを証明するために発注日を記載します。

見積書を受け取ってから発注する場合は、発注日が見積書の有効期限が切れていない日程であるかを必ず確認しなければなりません。有効期限が切れた見積は、そのまま発注できずに、基本的に見積取得し直しとなります。見積有効期限が切れた後に発注日を設定すると、コンプライアンス違反となる可能性が高いです。

発注書を発行するときには、見積有効期限が切れていない日を発注日として記載しましょう。

押印

2つ目の注意点は、押印です。

受発注書（発注書・受注書）に押印が必要な場合、社内のどの立場の方の押印が必要か、事前に確認することが大切です。

企業によっては取引金額で社長印・部長印など、必要な印鑑が変わる可能性があります。一度間違えてしまうと、押印の再依頼が必要になるなど、何度も手間が発生してしまいます。

押印時には自社の受発注におけるルールを確認した上で、然るべき責任者に依頼することが大切です。

収入印紙

3つ目は、収入印紙です。

発注書（注文書）には収入印紙は不要ですが、発注書を受け取って承諾したことを意思表示をする「受注書（注文請書）」に、収入印紙が必要となります。

受注書（注文請書）は、印紙税法上の課税文書であり、収入印紙が義務付けられています。必要な収入印紙の税額は以下表の通りです。

記載された契約金額	税額
1万円未満のもの	非課税
1万円以上100万円以下のもの	200円
100万円を超え200万円以下のもの	400円
200万円を超え300万円以下のもの	1,000円
300万円を超え500万円以下のもの	2,000円
500万円を超え1,000万円以下のもの	1万円
1,000万円を超え5,000万円以下のもの	2万円
5,000万円を超え1億円以下のもの	6万円
1億円を超え5億円以下のもの	10万円
5億円を超え10億円以下のもの	20万円
10億円を超え50億円以下のもの	40万円
50億円を超えるもの	60万円
契約金額の記載のないもの	200円

出典：No.7102 請負に関する契約書 | 国税庁

受注書（注文請書）は、発注側の意思表示・受注側の意思表示が合致したことを示す印紙税法上の課税文書であるため、収入印紙の貼り付けが必要です。

受発注書の活用方法

受発注書（発注書・受注書）の活用方法を紹介します。

受発注書は発行して相手先に渡したら終わりではありません。受け取ったら必ず管理し、受発注状況を確認しましょう。

システムで管理することで受発注状況を見える化できます。誰がいつ何をどれくらい注文したのか・どの時期に何が売れやすいか、どのような業種がどのような商品を購入する意思が高いかなど把握でき、在庫数も適切に調整できるでしょう。

受発注書を受け取ったら、適切に管理して業務効率化に役立てましょう。

受発注書はシステムで管理しよう

本記事では、受発注書（発注書・受注書）について、概要・発行タイミング・記載する項目・注意点・活用方法を紹介しました。

受発注書をメール・郵送など、従来の方法でやり取りしている企業数もまだ多いです。従来の方法だと、書類発行にも社内責任者の押印が必要になるなど、発行までに1週間程度かかるものがほとんどでしょう。また、原本が届いたら押印し収入印紙を貼る必要があるため、返送にも1〜2週間かかります。そのため、受発注書を管理するなら、専用システム導入が便利といえます。

TS-BASE 受発注では、受注・発注をシステム上で受けることができるため、煩わしい押印や収入印紙が不要です。無料トライアルも可能ですので、一度お試ししてみてください。