受発注業務に向いている人の特徴

受発注業務に向いている人の主な特徴について、以下5つを紹介します。

• 事務手続きが得意
• コミュニケーション能力が高い
• スケジュール管理ができる
• 調整力
• 柔軟な対応

事務手続きが得意

1つ目の特徴は、事務手続きが得意なことです。

たとえば、請求書などの書類の作成やデータ入力など、細々とした作業が、受発注業務には多いです。データ入力では、見積日・受発注日・納期・支払い日などの詳細を注文ごとに入力する必要があります。繁忙期には大量のデータ処理が発生するでしょう。

受発注業務は事務手続きが多く、細々した作業が得意な人に向いているといえます。

コミュニケーション能力が高い

2つ目の特徴は、コミュニケーション能力が高いことです。

受発注業務には、担当者間のやりとりはもちろん、他組織や外部業者、クライアントなどとのコミュニケーションが必要です。ときには書類の内容変更が発生し、取引先などに修正依頼が必要となり、交渉力も求められるでしょう。

受発注業務は、複雑な内容を的確に相手に伝えるスキルが必要なため、コミュニケーション能力が重要です。

スケジュール管理ができる

3つ目の特徴は、スケジュール管理ができることです。

受発注業務では、見積依頼から商品納入・支払いまで、何ヶ月、ときには年単位でかかることもあります。そのため、一つひとつの受発注に関しても、今どのステータスにいるのか、いつまでに誰が何をすべきか、期日が迫ってきたときは担当者に対応依頼するなど、スケジュール管理をできることが重要です。

調整力

4つ目の特徴は、調整力です。

受発注業務では、ときには短納期の対応が必要です。通常3営業日かかる処理でも、急ぎの注文だから、という理由で、1営業日以内に対応を進めてほしい、と突然要求されることもあるでしょう。そのようなときに、納期に間に合わせるためすぐに他組織・外部業者に連絡してスケジュールなどを調整するスキルがあると、重宝されるでしょう。

柔軟な対応

5つ目の特徴は、柔軟な対応です。

受発注業務にはカスタマイズも求められることがあります。一定の決まった注文ではマニュアル通りに進めるものの、ときには個別対応など、細かな変更を要求されることもあるでしょう。

そのようなときに、要求を受け入れ柔軟に対応できるスキルが高いと、顧客からも社内からも喜ばれます。

受発注業務に向いていない人の特徴

ここでは、受発注業務に向いていない人の主な特徴について、以下4つを紹介します。

• 納期を遵守しない
• 業務の優先度を設定できない
• PCスキルに弱い
• 迅速な対応ができない

納期を遵守しない

1つ目の特徴は、納期を遵守しないことです。

受発注業務は、顧客や取引先と取り決めた納期が重要です。納期を守れない人には向いていません。約束した納期までに納品しなければ、顧客からの信頼低下にも直結します。

見積、注文、納品、支払い処理それぞれのステップにおいて、期日を守ることを徹底した対応が重要です。納期を遵守しないと業務を遂行できないとみなされ、受発注業務から外されてしまうでしょう。

業務の優先度を設定できない

2つ目の特徴は、業務の優先度を設定できないことです。

月末の繁忙期など、受発注業務には膨大な業務量を処理しなければならない状況もあります。そのようなときに、どの業務が優先か、全ての処理を納期内に終わらせるためには、どの順番で取り掛かるべきかを見極めることが大切です。

そのため、業務優先度を設定できない人は受発注業務に向いていない可能性が高いです。

PCスキルに弱い

3つ目の特徴は、PCスキルに弱いことです。

受発注業務では、主にエクセルやシステムに受発注ステータスや日付などのデータを入力して管理します。そのため、 PCスキルが弱い人や、そもそも PC を扱った仕事をしたくない、と考えている人にとっては苦痛でしょう。PCスキルに弱い方は、受発注業務は不向きな可能性があります。

迅速な対応ができない

4つ目の特徴は、迅速な対応ができないことです。

特に繁忙期には、大量の処理が発生することが多いです。また、急な対応にも追われることがあります。そのようなときに、迅速な対応ができなく、いつまで経っても処理が終わらないと、納期にも間に合わず、顧客にも社内にも迷惑がかかり、業務に向いていないとみなされるでしょう。

向いているか判別できる受発注業務の仕事内容

受発注業務に向いているか判別できる、受発注業務の主な仕事内容について、以下4点を説明します。

• 書類作成
• 顧客対応
• 発注先対応
• データ入力

書類作成

1つ目は、書類作成です。

受発注業務では、帳票と呼ばれる書類を作成することが多いです。企業でも異なりますが、たとえば、捺印依頼書・契約書・注文書・見積書・検収書・請求書・支払い依頼書などが挙げられます。

それぞれ、金額や前提条件などを記載した重要な書類のため、誤りのないように作成することが大切です。

顧客対応

2つ目は、顧客対応です。

たとえば、顧客からの商品・サービスに関する問い合わせ対応や、請求書など書類のやりとり、商品納品のための必要な手続きなど、さまざまです。ときには納品後のクレーム対応なども発生するかもしれません。

受発注業務では、事務手続き以外にも、顧客とのやり取りが欠かせないでしょう。

発注先対応

3つ目は、発注先対応です。

自社から発注する取引先企業に対して、見積依頼・見積受け取り、発注、納期確認、納品、支払い処理などのやり取りが発生します。発注先が、商品や部品を納期までに納品してくれるか、進捗の確認も必要になるでしょう。

受発注業務では、発注先への対応も重要な業務の一つです。

データ入力

4つ目は、データ入力です。

受発注業務では、受発注のステータスや必要な情報を、システムやデータベースなどに入力し管理していきます。たとえば、購入した顧客の企業名・担当者・連絡先・商品コード・商品名・金額などの情報・伝票番号などがあります。

受発注には入力が必要な情報が多くあり、それぞれ正確に入力・管理することで、業務をスムーズに進められるでしょう。

受発注業務のやりがい

受発注業務は、現場業務のサポートが中心です。
そのため、効率的に業務を遂行することで、営業などの現場担当者が、仕事に専念できるようになるでしょう。

現場担当者から、仕事がやりやすくなり、業績アップにも繋がった、と感謝されることも出てくるかもしれません。そのように、周りに喜んでもらえる仕事として、やりがいを感じることができます。

受発注業務は事務手続きとして見られがちな仕事ですが、コミュニケーション能力、受発注に関する業務の流れの理解など、幅広い対応が必要な業務です。続ければ、ビジネススキルもアップするため、やりがいを感じて次に新たな職種を目指すなど、ステップアップを図る方もいます。

受発注業務で注意すべきこと

受発注業務は、担当している組織で受注・発注が発生すると都度業務が発生するため、基本的に多忙です。いつ、注文がくるか予測できないことも多く、全く受注しないと思って油断していたら「今日中に注文手続きをしてほしい」と突然要求されることも珍しくありません。

月末や期末などには業務が集中して、より忙しくなるでしょう。そのため、自分のペースで仕事を進めると、納期に間に合いません。周りに合わせたスピードで対応することが大切です。

TS-BASE 受発注なら直感的な操作が可能

本記事では、受発注業務に向いている人について、その特徴と主な仕事内容、業務を進める上での注意点を紹介しました。受発注業務には向き・不向きがありますが、担当者の意識を少しでも高めるためには、システム導入がおすすめです。

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