TS-BASE 受発注
2024.05.22
もう迷わない販促管理システム！できること・メリット・選び方を紹介
目次
販促管理システムとは、チラシやノベルティなど購買率を高めるために欠かせない販促物を管理するシステムです。これから販促管理システムを導入したいと考えている方は、システムの概要はもちろん、商品と販促物を一元管理するかなどを考えた上で、自社に適したシステムを選びましょう。
本記事では、販促管理システムの概要とできること、メリット、選び方について詳しく紹介していきます。
自社に合った販促管理システムの選び方について知りたい方は、以下のホワイトペーパーもおすすめです。
販促管理システムとは
販促管理システムとは、販売促進に用いられる資材（チラシ、パンフレット、ノベルティなど）の管理を行うためのシステムのことです。
販促管理システムを導入すれば、販促物の種類や配布先などのデータを一元管理できます。データを元にどれ程の費用を使って制作・配布した販促物が、どれくらいの効果が出たのか確認可能です。
必要な販促物の数量やタイミングを正確に把握することで、販促物の効果測定につなげられます。また、過剰在庫や品切れ予防も可能になるなど、在庫の効率的な管理を行えるといったメリットもあります。
販促管理システムを活用すれば、発注から配布までのプロセスの一部を自動化できるなど、アナログな方法に比べて、コスト削減や作業の簡略化も実現できます。導入することで、企業は販促活動をよりスムーズかつ効果的に行えるのです。
販促管理システムでできること
販促管理システムには、さまざまな機能があります。ここからは、販促管理システムでできることについて紹介していきます。
自動化
1つ目は自動化です。
販促管理システムでは、販促物の注文から納品までのプロセスの一部を自動化できます。
例えば、メール・Excel・電話などで注文を受け取っている場合、システム化すれば注文情報をリアルタイムで受け取ることができ、対応の迅速化を図れます。また、システムを見れば注文者の過去の注文履歴や注文のステータスをすぐに確認できるため、わざわざ膨大な資料の中から探す必要もありません。
販促管理システムを導入すれば、販促物の受発注業務を自動化でき、業務効率化に役立つでしょう。
注文ステータスの可視化
2つ目は、注文ステータスの可視化です。
注文ステータスの可視化とは、注文から納品までの進捗状況をリアルタイムで把握することです。注文が受け付けられてから在庫確認、発送準備、配送中、到着までの各フェーズを詳細に把握できます。
担当者はいつでも最新の注文状況を確認できるようになり、必要に応じて迅速な対応や調整が可能となるでしょう。
進捗の遅延や問題が発生した場合にはアラートを出して担当者に迅速な対応を促し、影響を最小限に抑えることも可能です。
TS-BASE 受発注は、販促物の注文状況の確認はもちろん、全ユーザーの注文状況を確認・ダウンロードでき、二次活用も可能です。
注文情報の一元管理
3つ目は、注文情報の一元管理です。
販促管理システムを導入すれば、注文内容・注文状況・取引先情報・在庫状況など、全てのデータを一つのシステム上で集約し、管理できます。
注文情報を一元管理し蓄積することで、データを活用していつ頃欠品しそうか今後の在庫の発注量を決めたり、販促物の効果測定をしたりすることにつなげられます。
システムには注文に関する全ての情報が集約されているため、必要なデータへのアクセスが迅速かつ容易になり、販促物の効果測定も効率的に行えます。
販促管理システムを導入するメリット
ここからは、販促管理システムを導入するメリットを紹介します。
業務効率化
1つ目のメリットは業務効率化です。
販促管理システムでは、販促物の注文受付から処理・発送までのプロセスを自動化し、従来の手作業による入力作業・エラー発生時の対応工数を削減できます。
また、注文データを一元的に管理することで情報の透明性が向上し、従業員間でスムーズな情報共有が可能となり、コミュニケーションも活発になるでしょう。
販促管理システムを導入すれば、迅速かつ正確な発注処理が可能となり、全体の業務効率アップに繋がります。
在庫最適化
2つ目のメリットは、在庫管理の最適化です。
販促管理システムを利用すれば、システム上に受注データを蓄積できるため、在庫量も適切に管理でき、過剰在庫や品切れを防げます。
在庫状況をリアルタイムで把握することで、需要予測に基づいて補充指示を行えるのです。
これにより、在庫管理に必要なコストを抑えながら、必要な時にすぐ販促物を提供できるでしょう。
販促管理システムは、蓄積されたデータを元に需要の変動を予測し、在庫の最適化を図ることが可能です。
アナログ業務からの脱却
3つ目のメリットは、アナログ業務からの脱却です。
手書きやFAX、メールなどアナログな対応で販促物の受発注を行っている担当者は、紙に記入する作業やシステムに転記する作業が煩わしい、と思っている方も少なくないでしょう。
販促管理システムを導入すれば、煩わしく感じていた紙への記入・システムへの転記などの作業が不要となり、アナログ業務から脱却できます。
また、システム上でデータを一元管理すれば、蓄積された販促物の受発注データにアクセス・検索することも簡単です。また、リアルタイムに注文状況や在庫情報を更新できるなど、常に最新の情報を確認できます。
販促管理システムを導入することで、アナログ業務からの脱却を実現し、業務の透明性が向上することはもちろん、システムに蓄積されたデータを効率的に分析できるようになり、販促活動の改善にも活かせるでしょう。
販促管理システムに必要な機能
販促管理システムを導入するときは、機能が重要です。自社に適した機能が導入されたシステムを選ぶことで、より効果を得られるでしょう。ここからは、販促管理システムに必要な機能を紹介します。
販促物の画像を確認できる
1つ目は、販促物の画像を確認できることです。
システムに販促物の画像があれば、各店舗・支店の担当者が販促物の画像を確認しながら注文することが可能です。
商品画像がなければ、どのような販促物なのかわからず注文を誤ってしまう可能性があります。注文時にどのような見た目かを画像で確認できれば、イメージ通りの販促物が届くでしょう。
販促管理システムを選定するときは、画像を掲載できるかを確認することをおすすめします。
在庫管理ができる
2つ目は、在庫管理ができることです。
販促物は自社の重要な資産であり、使用後は経費として計上する必要があります。そのため、正確な在庫管理が不可欠です。棚卸の際には在庫の総数を把握し、不足が生じないよう適切なタイミングで補充を行いましょう。
販促物は届くまでに時間がかかる場合もあるため、各店舗・支店の担当者が欠品を懸念して必要以上に注文することがあります。その結果、余剰在庫が保管スペースを圧迫し、販促物の刷新や改訂時に大量の廃棄が発生する可能性があります。
このような問題を防ぐためには、過剰在庫や欠品が発生しないよう、効率的な在庫管理が重要です。
分析機能がある
3つ目は、分析機能があることです。
販促物は自社の重要な資産であり、「どれだけの数使って、どれ程の効果が出たか」を測定することが重要です。
分析機能が備わった販促管理システムを使用すれば、販促物の一覧、コスト、数量、残数など、蓄積されたデータをもとに販促物の効果測定を行えます。これにより、販促活動の改善や最適化が可能となります。
TS-BASE 受発注は、画像確認、在庫管理、データ分析機能を搭載しており、蓄積されたデータから販促物の効果測定が可能です。詳しく知りたい方は以下の資料もご参照ください。
販促管理システムならTS-BASE 受発注がおすすめ
本記事では、販促管理システムについて、概要とできること、メリット、必要な機能を紹介しました。
販促管理システムを探しているなら、TS-BASE 受発注がおすすめです。
TS-BASE 受発注は、販促物はもちろん、商品・備品など幅広いアイテムの受発注プロセスをサポートできるシステムです。発注者の注文から商品の手配、出荷に至るまでの作業を一元管理することで、販促管理業務を効率化できます。
さらに、商品そのものの購買データと組み合わせることで、実際にどの販促物が商品購入に繋がったかの分析も可能です。
TS-BASE 受発注についてもっと詳しく知りたい、という方は以下資料もご参照ください。
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