TS-BASE 受発注

2024.04.25

受発注システムの選び方ガイド！メリット・デメリットもわかりやすく紹介

これから受発注システムを導入したい、もしくは現在導入中の受発注システムから別のシステムに置き換えたい、と調べている方もいらっしゃるかと思います。受発注システムにはさまざまな選び方があるため、自社に適した方法を選択することが大切です。

本記事では、受発注システムの選び方について紹介するとともに、おさえておきたいメリット・デメリットについても触れていきます。

自社に合った受発注システムを導入したい方は、以下のホワイトペーパーもご覧ください。

▼自社にとって最適な受発注システムを選定する7つの手順

受発注システムとは

受発注システムとは、受発注業務に伴うプロセスを自動化するシステムのことで、注文から商品の手配・出荷に至るまでの多様な業務を一元的に管理できます。

システムを導入すれば、紙・FAX・メールなど手作業に頼っていた従来の処理・管理業務を、単一のシステム内で完結させることができ、業務の効率化を実現します。

受発注システムは、企業間の取引をスムーズにし、時間やコストを削減しながら業務の正確性を高めるための強力なシステムです。

受発注システムの選び方

ここからは、受発注システムの選び方を以下8点紹介します。

機能
操作性
カスタマイズ性
周辺機能
コスト
提供タイプ
サポート体制
セキュリティ

機能

受発注システムを選ぶ時は、企業の特定のニーズに合致している機能があるか、確認が必要です。

例えば、自動発注機能・在庫管理・リアルタイムでの受発注状況の追跡などの機能が必要な企業も多いでしょう。さらに、取引先との情報共有をスムーズにするための注文画面や、複数の販売チャネルを跨いだ管理ができることも重要です。

そのため、受発注システムを選定するときは、自社の必要な機能が搭載されているかをしっかりと確認しましょう。将来的なビジネスの成長や変化に対応できるカスタマイズ性があるかどうかも、考慮すべきポイントです。

竹田印刷が提供する受発注システム「TS-BASE 受発注」では、注文者向けシステム、管理者向け管理システム、物流拠点向け倉庫システムの3つのシステムをお客様のご要望に応じて提供。、各システムごとに豊富な機能・設定が揃っています。

操作性

受発注システムを選ぶ際は、操作性も重要です。

直感的で操作しやすいシステムは、ITに不慣れな担当者でも短時間で慣れることができ、教育のためのコスト・時間を削減できます。また、操作ミスの発生率を下げて業務効率を向上できるでしょう。

さらに、スマホやタブレットでも操作が可能な受発注システムを選ぶことで、場所を選ばずに業務を行えます。

受発注システムを選ぶ時には、トライアル利用を通じて、実際にシステムの操作性を確認することをおすすめします。

TS-BASE 受発注はこちらから無料トライアルが可能です。受発注システムを試してみたい、という方はぜひご利用ください。

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カスタマイズ性

受発注システムを選ぶ際、カスタマイズ性も重要な判断基準です。

世の中には多種多様な受発注システムが存在しますが、それぞれ決まった機能で動いており、柔軟にカスタマイズできないことも多いです。

カスタマイズ性の高いシステムを選択することで、企業は自社特有の業務内容やフローを効率的にシステムに反映でき、業務プロセスの自動化、効率化が進むでしょう。

受発注システムを選定する際には、自社の要件に合わせて適切にカスタマイズ可能なシステムを選ぶことが重要です。

TS-BASE 受発注は選べる50種類以上の機能で、業務課題に応じた「ちょうどいい」仕組みをご提供します。お客様の課題解決に必要な機能をご提案し、追加機能の開発も柔軟に対応可能です。

周辺機能

受発注システムでは、周辺機能も大切です。

周辺機能とは、受発注システムが提供するサービス以外の機能やサービスのことを指します。

例えば、在庫管理・データ分析ツールなどが挙げられるでしょう。在庫管理機能が統合されていれば、在庫レベルをリアルタイムで把握し、過剰在庫や品切れのリスクを最小限に抑えることができます。また、顧客データの分析を通じて、販売戦略を最適化することも可能です。

周辺機能が充実していることで、受発注業務をさらに効率化できるでしょう。

TS-BASE 受発注では、注文者向けシステム、管理者向け管理システム、物流拠点向け倉庫システムがすべて連動しているため、より利便性を高めることが可能です。

コスト

受発注システムを選ぶ時は、コストも欠かせないポイントです。

コストとはシステムの導入費用はもちろん、運用中に発生するランニングコストや、アップデート費用も含まれます。

低コストで導入できるシステムも魅力的ですが、自社にとって必要な機能が搭載されているか、将来の拡張性に対応しているかを必ず確認しましょう。高機能なシステムほどコストは高くなる傾向がありますが、業務効率化や顧客満足度向上を通じて、長期的にコスト削減につながる場合もあります。

受発注システムを選ぶ時には、現在の業務ニーズと将来を踏まえた上で、システムを選定しましょう。

受発注システム導入時にコスト試算ができるツールを用意していますので、あわせてご利用ください。

▼システム導入のための費用対効果シミュレーションツール

提供タイプ

受発注システムには、大きく分けてクラウドサービス・オンプレミスの2つの提供タイプがあります。

クラウドサービスはインターネット経由でアクセスするサービスのことです。初期コストが低く、設備投資の必要がなく、どの場所にいてもアクセスできます。システムのアップデートやメンテナンスは、サービス提供会社が行うため、自社の運用管理も簡単です。

オンプレミスとは、自社が用意したサーバーにアプリケーションをインストールして運用する方法です。初期導入コストや運用、メンテナンスの手間がかかる一方、カスタマイズ性も高いです。セキュリティ対策、障害時の対応を全て自社で行える、といったメリットがあります。

受発注システムを選ぶ時は、ビジネスの規模・セキュリティの要件・運用コストなど総合的に見て、最適なタイプを選択しましょう。

以下記事ではクラウドサービスのメリットについて詳しく触れていますので、ぜひご覧ください。

サポート体制

受発注システム導入後の円滑な運用のためにも、サポート体制の確認が不可欠です。

システム利用中に、技術的な問題や操作方法に関する質問が生じたとき、優れたサポート体制を備えたシステムを選択していれば、迅速かつ的確な対応を期待できます。

メールだけでなく緊急時は電話でサポートを受けられるかどうかも重要なポイントです。また、サポート担当者がシステムを熟知しているかどうかも大切です。万が一のシステムトラブル時に業務が滞らないよう、充実したサポート体制を持つ受発注システムを選びましょう。

TS-BASE 受発注は電話またはメールなど自社に適した方法でサポート対応が可能です。システムを熟知したサポートチームが対応するため、安心して利用できます。

セキュリティ

受発注システムを選ぶ時に、セキュリティ機能も欠かせません。

セキュリティ機能として、例えばデータの暗号化、アクセス管理、定期的なセキュリティ更新とパッチの適用、多要素認証などが挙げられます。

受発注業務では、機密情報や顧客データなどの個人情報を取り扱うため、データの漏洩や不正アクセスを防ぐための堅牢なセキュリティ対策が必要です。クラウドサービスを選択する場合は、サービスプロバイダーが持つセキュリティ認証方法にも注目しましょう。

システムを選択する時は、企業のセキュリティ要件を満たしているか、情報漏洩リスクを最小限に抑えられるかを確認することも重要です。

TS-BASE 受発注は、24時間365日の監視体制・生態認証設備などを備えたデータセンターで、お客様の大切な情報資産管理を実施しています。

受発注システムを選ぶときに抑えておきたいメリット・デメリット

ここでは、受発注システムのメリット・デメリットを紹介します。受発注システムを選ぶ時の参考にしてみてください。

メリット

受発注システムを導入するメリットには、業務プロセスの効率化・誤発注など人的ミスの削減・在庫管理の最適化があります。

システムによって自動化された受発注プロセスは、手作業での入力ミスや時間の浪費を大幅に削減可能です。

また、在庫状況をリアルタイムで可視化することより、過剰在庫や品切れのリスクを軽減し、必要な時に正確な数量を発注できるようになります。

さらに、受発注データを一元管理でき、販売動向の分析や意思決定の迅速化を行えるというメリットもあります。

受発注システムを導入すれば、上記のメリットを得られるでしょう。

デメリット

受発注システムを導入するデメリットとして、初期コストの負担や従業員のトレーニングが必要であることが挙げられます。

オンプレミスのシステムを導入するときは、アプリケーション費用はもちろん、導入するためのハードウェア、設計・設置費用が必要です。また、新しいシステムに対応するための、従業員への教育費用も大切です。さらに、企業の特定のニーズに合わせてシステムをカスタマイズする際には、追加の時間と費用がかかることもあるでしょう。

受発注システムを導入する時は、上記デメリットを理解した上で準備を進める必要があります。