受発注業務の担当者は、在庫管理をどのように効率化すべきか考える方も多いでしょう。受発注業務と在庫管理の業務は密接につながっており、在庫管理の効率化が重要です。在庫の過不足を起こさず、欠品による販売機会ロスや大量在庫での無駄なコストをなくすなど、効率化が求められています。

本記事では、受発注業務における在庫管理で重要となる発注方式と、在庫管理が抱える課題・解決策について紹介していきます。

受発注業務における在庫管理とは

受発注業務における在庫管理とは、適切なタイミングで必要な在庫量を確保し、欠品や過剰在庫などを防ぐことです。

在庫管理では、在庫量の定期的な確認など倉庫側の業務はもちろんですが、在庫の発注管理も重要な業務です。

発注管理業務を疎かにしてしまうと、欠品や過剰在庫、食品においては賞味期限切れなどが発生するリスクがあり、企業の業績にも大きく影響します。

そのため、需要予測に基づき、どの時期にどれだけの在庫が必要かを分析した上で発注計画を立て、適切なタイミングで必要な量を発注することが大切です。発注点や発注量を設定することで、在庫の最適化が図られるでしょう。

発注点の算出方法については、こちらでも詳しく解説しています。

発注点とは？発注量との違いや決め方、管理方法を紹介

新しい商品を仕入れるときや在庫を補充する際に重要な役割を果たす「発注点」。その概要や発注量との違い、発注点を決める方法、そして効果的な管理方法について紹介します。

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受発注業務における在庫管理の方法

受発注業務における在庫管理の方法について、以下2点を紹介します。

• 定期発注方式
• 定量発注方式

定期発注方式

定期発注方式とは、定期的に発注を行う方法のことです。

発注サイクルを設定し、決まった感覚で在庫数を確認して、現在の在庫量と必要な数を計算して、最大在庫に達するように発注します。

定期発注方式のメリットは、計画的に発注管理が行えることです。発注のタイミングが決まっているため、まとまった作業が可能です。都度発注することに比べて担当者の負担軽減が期待できます。また、定期的に発注することが予めわかっているため、供給者との信頼関係も構築できるでしょう。

定期発注方式は、需要が急に増えたり、下がったりなどの急激な変動には対応しにくいというデメリットもあります。

定量発注方式

定量発注方式とは、在庫が一定の基準点（発注点）を下回った際に、あらかじめ決められた量を発注する方法です。例えば、発注点が100個、発注量が50個の場合、在庫が100個を下回った時点で50個を発注するなどと定めます。

定量発注方式のメリットは、在庫レベルが一定の範囲内で維持されるため、在庫切れのリスクが低く、必要なタイミングで補充が可能なことです。過剰在庫のリスクも軽減され、在庫コストの最適化を図れます。

定量発注方式のデメリットとしては、発注のタイミングが不規則になるため、発注管理が複雑になる可能性があることです。

在庫管理と受発注における課題

ここからは、在庫管理と受発注における課題について以下2点を紹介します。

• 在庫過不足
• 発注ミス

在庫過不足

1つ目の課題は、在庫過不足です。在庫過不足とは、在庫が最適な量から大きく上回ったり下回ったりする状況のことです。

在庫が過剰になると、保管スペースが不足したり、保管するためのコストがかかったりします。さらに、賞味期限切れが起きるなど廃棄リスクも高まり、企業の業績にも大きく影響してしまうでしょう。

在庫が不足した場合、受注した商品をすぐ顧客に提供できない状況を引き起こします。顧客からの信用を失う可能性があり、機会損失や顧客離れが発生するかもしれません。特に、重要な取引先に対して納期遅延が続けば、取引そのものがなくなるリスクもあります。

在庫過不足を防ぐためには、過去のデータや市場動向を分析し、適切な在庫水準を維持して需要予測の精度を高めることが重要です。

発注ミス

2つ目の課題は、発注ミスです。

発注ミスとは、必要な商品の種類や数量などを誤って発注してしまうことです。

誤って多くの量を発注してしまうと、在庫量が多くなり、保管スペースが足りなくなったり、在庫を維持するためのコストも必要となります。

また、発注量が少ない場合は、必要な在庫が不足してしまい、顧客へ商品を提供する納期が遅れてしまうでしょう。そのような状況が続けば、顧客との信頼関係が低下し、取引そのものも失いかねません。

発注ミスを防ぐためには、発注プロセスの標準化とチェック体制の強化の他、在庫管理を行えるシステムを活用して自動的に在庫レベルを監視し、適切な発注をサポートすることが効果的です。

発注ミスを防ぐための対策は、こちらの記事でも紹介しています。

発注ミスはなぜ起こる？要因・手段・防ぐ方法・システムの選び方を詳しく紹介

本記事では、発注ミスが起こる要因と手段、防ぐ方法、受発注システムの選び方を詳しく紹介していきます。

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受発注業務の在庫管理が抱える課題解決策

受発注業務の在庫管理が抱える課題解決策について、以下2点を紹介します。

• データの一元管理
• 受発注システムの導入

データの一元管理

データの一元管理とは、在庫に関する情報を一箇所に集約して管理することです。

データの一元管理を行えば、在庫レベル、発注状況、納期情報などを一目で把握でき、在庫過不足や発注ミスのリスクを減らせるでしょう。例えば、在庫が一定の基準を下回った際に自動的に発注を行う仕組みを導入すれば、適切なタイミングで補充が可能です。

さらに、蓄積されたデータを活用した需要予測や効果測定も可能となり、在庫の最適化が実現します。

受発注システムの導入

受発注システムを導入すれば、リアルタイムで注文状況や在庫レベルを把握できるため、在庫の過不足を防ぎ、効率的な在庫管理が可能です。

受発注システムは、オンライン上で注文状況や納期をリアルタイムに確認できるため、顧客や社内からの問い合わせ対応頻度も減り、顧客満足度の向上にも繋がるでしょう。

また、発注ミスや納期遅延のリスクも減少し、全体的な業務の効率化が実現します。受発注システムの導入は、従来からの在庫管理の改善に不可欠です。

仕入先への発注を含めた受発注業務に関して、システム導入で改善した事例をこちらで紹介していますので是非ご覧ください。

働きやすい環境づくりをTS-BASE 受発注とともに推進する

専用注文書を使用したメールやFAXでの受発注業務に課題があった「安藤ハザマ興業株式会社」は、特定事業部だけではなく、グループ全体の業務効率化を目的に受発注システム「TS-BASE 受発注」を導入した。導入前の状況や課題感から、何を思い、どのような経緯でシステム化を推進してきたのか。現在感じている効果も含め、安藤ハザマ興業株式会社（以下、安藤ハザマ興業）オフィスサポート事業部、受発注管理ご担当者さまへ話を伺った。

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在庫管理に適した受発注システムの選び方

在庫管理に適した受発注システムの選び方として、以下3点を紹介します。

• カスタマイズ性に優れていること
• 簡単に操作できること
• 費用対効果を得られること

カスタマイズ性に優れていること

1つ目は、カスタマイズ性に優れていることです。

例えば特殊な発注の仕方や独自の在庫分類が必要になった場合、パッケージの標準的な機能では対応できない可能性が高いです。

カスタマイズ性に優れた受発注システムは、企業の特定の要件や独自の業務フローに対応できるため、より効果的な在庫管理が行えます。また、運用していく上で新しい商品種類や取引先の追加などが必要になった場合、簡単に設定変更して調整することも可能です。

カスタマイズ性に優れた受発注システムは、企業独自のニーズに応じた最適な在庫管理を行えるでしょう。

簡単に操作できること

2つ目は、簡単に操作できることです。

直感的で扱いやすいシステムなら、初めて使う担当者でもすぐに使いこなせます。

発注処理や在庫確認、レポート作成などの頻繁に発生する作業を簡単にできれば、業務スピードも向上します。また、操作ミスの減少も期待できるため、業務の信頼性も高まるでしょう。

また、担当者のストレスも軽減され、業務へのモチベーションが向上します。簡単に操作できるシステムは、導入効果を最大限に引き出し、業務全体の効率化と品質向上を実現するでしょう。

費用対効果を得られること

3つ目は、費用対効果を得られるシステムであることです。

受発注システムを選ぶ時には、導入コストだけでなく、運用・保守にかかるコストも含めて評価しましょう。導入費用が高くても、長期的に見て運用コストが低く、業務効率が大幅に改善されるシステムであれば、費用対効果が高いと言えます。

例えば、受発注システム導入によって在庫管理や発注業務の自動化を実現すれば、人的ミスの削減や業務のスピードアップを図れ、在庫の過不足による損失や、発注ミスによる機会損失を防げます。また、社員の受発注業務にかける時間を削減し、他の重要な業務にリソースを割くことが可能です。

受発注システムを選ぶ時には、初期投資を上回る業務効率の向上やコスト削減を実現できるかをしっかりと確認しましょう。

受発注システム導入時に気になる費用対効果について、見るべきポイントと実際に得られる費用対効果を計算できるホワイトペーパーも用意していますのでご覧ください。

ワーク式　受発注業務システム化の費用対効果の考え方 ｜TS-BASE

受発注業務に課題を感じているものの、「システム導入で改善効果は得られるのか」と不安に思われる方は多いです。当資料では、受発注業務をシステム化した際の費用対効果の算出方法や数値化しにくいメリットについて、ワークシート付きで解説しています。

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TS-BASE 受発注で在庫管理を効率化しよう！

本記事では、在庫管理と受発注業務に関して概要と、抱える課題・解決策についてご紹介しました。

在庫管理業務を効率化したいなら、TS-BASE 受発注の導入をおすすめします。

TS-BASE 受発注は企業間取引での受発注・在庫業務に特化した受発注管理システムです。WMS（倉庫管理システム）と受注管理の機能がセットになっているので、TS-BASE 受発注だけで受注から在庫管理・出荷業務までまとめて管理が可能です。

賞味期限やロット番号、シリアル番号単位での在庫管理にも対応しており、幅広い商材でご利用いただくことができます。

TS-BASE 受発注について詳しく知りたい方は、以下資料もご参照ください。

TS-BASE 受発注のご紹介 ｜TS-BASE

BtoB向け受発注システム「TS-BASE 受発注」について詳しくご紹介します。このサービスは、「取引先別単価設定」など、主にBtoBの事業領域で行われる受発注業務に最適な機能を揃えた受発注システム・WMSです。

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