TS-BASE 受発注

2024.04.25

店舗に適した受発注システムとは？活用するメリット、選び方も詳しく紹介！

店舗数の増加に伴い、店舗備品・販促品・帳票などの取り扱い数が増えてしまい、受発注業務に追われている担当者もいらっしゃるかもしれません。紙やFAX・メールなどのアナログな対応で業務を続けている場合、受発注システムの導入がおすすめです。各店舗とのコミュニケーションがスムーズになり、業務効率化にも繋がります。

本記事では、本社と店舗間の受注業務において、受発注システムを活用するメリット、選び方を紹介していきます。

店舗との取引に適した受発注システムとは

店舗との取引に適した受発注システムとは、実店舗からの注文に適した特徴を備えたシステムのことです。

例えば、店舗から運営に必要な商品の注文を受けたとき、注文手続きを自動化できること、注文ステータスを簡単に追えること、在庫管理も適切に行えることが挙げられます。また、店舗側にとっては、ITに不慣れな方でも簡単に扱える、直感的な操作で対応できるシステムが求められます。

店舗との取引に適した受発注システムを導入すれば、本社スタッフは受発注に関わる業務プロセスを簡略化でき、迅速な対応を行えます。余った時間でより戦略的な業務に集中できるようになるため、売上も増加するでしょう。

店舗側も、直感的な操作が行えることから注文間違いなどのミスが減らせます。注文から配送までの期間が短くなるため、商品がすぐに届き、顧客対応をスムーズに行えるようになるでしょう。また、受発注システム上で必要な商品の画像や仕様などを詳しく確認できるため、本社が休みの日でも顧客に迅速な対応と高いサービスを提供でき、顧客満足度向上にも繋がるでしょう。

「TS-BASE 受発注」では、無料トライアルをご用意しており、店舗の担当者と一緒に直感的な操作をお試しいただくことが可能です。

▼無料トライアルのお申込みはこちら！

店舗との受発注業務における課題

まずは、店舗との受発注業務における課題を説明していきます。

データ管理の煩雑化
納品に時間がかかる

データ管理の煩雑化

店舗との受発注のやり取りにおいて、データ管理の煩雑化が課題として挙げられます。

受発注業務では、注文情報や納期などのデータが在庫の最適化・顧客満足度の向上に直結するため、正確に管理することが大切です。

しかし、店舗から電話やFAX、メールなどで注文を受けた場合、本社側は様々なアナログの依頼を管理するために、それぞれの内容をデータ化する必要があります。手動でシステムに入力する際、数字など内容を間違えてしまうリスクが高いです。

そのため、受発注業務をアナログ対応で続けていると、人的なミスが発生しやすく、データ管理も煩雑化してしまうでしょう。

納品に時間がかかる

店舗からの受発注では、納品に時間がかかることも課題です。

受発注業務において、店舗との情報共有やコミュニケーションがうまくいかないケースもあるでしょう。注文を受けたあとに在庫が不足していることが発覚して納品が遅れたりするかもしれません。そのような状況が続けば、店舗の経営にも影響してしまいます。

受注から納品までの時間が長くなることは、受発注業務において大きな問題となりかねません。

店舗との受発注業務でシステムを利用するメリット

店舗が受発注システムを活用するメリットについて紹介していきます。

業務時間短縮
人的ミス削減
問い合わせ業務の削減
セキュリティ対策
場所・時間に捉われない働き方の実現

業務時間短縮

1つ目のメリットは、業務時間短縮です。

システムを活用すれば、店舗との受発注業務の効率が大幅に向上します。店舗からの注文受付・商品の在庫管理・受発注業務のプロセスを自動化できれば、アナログ業務に比べてデータ入力の手間が省け、時間短縮できます。

例えば、システムに蓄積されたデータを分析すれば、季節品や入れ替えが近い商品をどれくらい製造すべきかを把握可能です。

システムを活用することで、需要の予測精度が向上しより効果的な在庫戦略を立てられるようになり、従来よりも業務時間を短縮できるでしょう。

人的ミス削減

2つ目のメリットは、人的ミス削減です。

紙やメール・FAXなどのアナログ対応で受発注業務を続けていると、転記ミスが発生しやすいです。受発注システムを導入すれば、正確なデータ入力・リアルタイムな在庫管理・注文履歴の追跡を簡単に行えるため、誤発注や在庫の過不足などの問題を防げるでしょう。

受発注システムは業務プロセスを自動化でき、情報を適切に管理できるため、人的ミス削減に繋がります。

問い合わせ業務の削減

3つ目のメリットは、問い合わせ業務の削減です。

受発注システムでは、注文ステータスや在庫数など、店舗側が知りたい状況をシステム上で確認できるようになるため、店舗から本社に問い合わせる数が減り、本社側も店舗からの問い合わせに対応する業務が少なくなります。店舗数が増えた場合も、問い合わせ数が増えることもないため、本社担当者はメインの業務に集中できるでしょう。

セキュリティ対策

4つ目のメリットは、セキュリティ対策です。

受発注システムを導入すれば、高度なセキュリティ技術を用いて未発表商品・販促物、社外秘商品や顧客データなどの機密情報を管理できます。

ログイン時の認証方式やデータ暗号化など、セキュリティを強化することで、データ漏洩や改ざんのリスクを大幅に減少できるでしょう。

社内間の取引においても、信頼性の高いセキュリティ対策実施が重要です。

場所・時間にとらわれない働き方の実現

5つ目のメリットは、場所・時間にとらわれない働き方の実現です。

受発注システムを活用すれば、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方を実現できます。

紙やFAX、メールなどのアナログ対応では、受発注業務に対応するためにわざわざオフィスに出社する必要があります。

クラウドサービスとして提供されている受発注システムは、インターネットがあればどこからでもアクセスできるため、受発注業務のスタッフやオフィスにいなくても在庫管理・注文受付・注文ステータスの確認・情報管理などの業務が可能です。

担当者は自宅や移動中でも業務を行えるため、ワークライフバランスが向上するでしょう。柔軟かつ効率的に受発注業務を行うためにも欠かせないシステムです。

店舗との受発注システムを導入する時の選び方

ここまで、店舗ならではの受発注業務の課題と受発注システムを導入するメリットを紹介しました。ここからは、受発注システムの選び方を紹介していきます。

カスタマイズ性

カスタマイズ可能な受発注システムを選べば、各店舗からの具体的なニーズに合わせてシステムを調整できるなど、最適な運用が可能です。

例えば、店舗毎に特定の商品カテゴリーに特化した管理、特別な価格設定ルール、カスタマイズされた注文プロセスなど、細かい要望があるでしょう。

そのため、受発注システムを選定する際には、各店舗からの注文に対応した機能が実装されているか、基本機能に含まれていない場合、カスタマイズして調整することは可能かを確認することが重要です。

TS-BASE 受発注は50種類以上の選択機能をご用意しております。課題解決に必要な機能を、お客さまに合わせてご提案可能です。

手厚いサポート

受発注システムを選ぶ際には、「手厚いサポートを受けられること」も重要です。

システム導入直後は、担当者がシステムの操作に慣れるまで時間がかかります。特に、取引する店舗数が多いと、各店舗に合わせた対応が求められるため、戸惑いを感じる方も多いでしょう。そのような場合、サポート体制が充実しているシステムを選ぶことで、問題が発生した際のダウンタイムを最小限に抑えられ、各店舗の運営もスムーズに進みます。

手厚いサポートは、技術的な問題はもちろん、店舗とのやり取りにおけるアドバイスや最適な利用方法の提案などを受ける意味でも重要と言えるでしょう。