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受発注業務を自動化する方法！求められる理由・メリットも詳しく紹介

受発注業務を自動化して業務効率化したい、と考える方も多いと思います。受発注業務をまだ紙や FAX などアナログで運用している企業も多いことでしょう。また、アナログから切り替えようとシステムを導入しても、一部のフローしか自動化できなかったり、業務全体を自動化できていなかったりする企業もいます。この記事では、受発注業務を自動化する方法と自動化が求められる理由、メリットについて紹介していきます。受発注業務を自動化したいと考えている方はぜひ参考にしてください。【こちらもおすすめ！】受発注業務を自動化する方法を詳しく知りたい、という方はこちらの資料もおすすめです。一般的によく活用されている受発注業務の手法5つを、比較チャートを使ってわかりやすく解説しています。▼比較チャートでよくわかる 受発注業務の改善手法5選比較チャートでよくわかる 受発注業務の改善手法5選 ｜TS-BASE受発注業務の効率化や改善を検討されている方に向けて、一般的な受発注業務の改善手法（OCR・アウトソーシング・エクセル・メール・受発注システム）を解説付きで比較しました。各手法の特徴やメリット・デメリットが一目で分かります。ts-base.net受発注業務の自動化が求められる理由まずは、受発注業務の自動化が求められる理由として、人材不足への対応や多様な働き方の実現を、詳しく紹介していきます。人材不足への対応受発注業務では、一人当たりの業務量が多いという問題があります。専任担当者ではなく営業事務や営業自身など、現場の社員が兼業で受発注業務に対応しているケースも多いです。兼業で受発注業務に対応していると、本来の業務にリソースを割けないという課題も発生します。このように人材不足へ対応するためには、受発注業務を自動化することが有効でしょう。本業に集中し、新規顧客を獲得する機会を増やせるようにしたい、と考え自動化を検討する企業も多いです。多様な働き方の実現多様な働き方を実現するために、受発注業務を検討する企業もいます。FAX や電話の受発注業務などは、基本的に会社に出社して対応する必要があります。受発注業務を自動化し、Web から受付することで処理を完結できる仕組みに変更すると、受注を対応する担当者はもちろん、注文する側も同様に場所や時間を気にせず依頼できるようになります。受発注業務処理を自動化することで、いつでもどこからでも迅速に受発注業務を行えるようになり、多様な働き方に対応できるでしょう。受発注業務を自動化するメリット受発注業務を自動化することで、企業にとってどのような効果があるのでしょうか。ここからは、受発注業務を自動化するメリットについて詳しく紹介していきます。迅速な対応の実現１つ目のメリットは、迅速な対応の実現です。受発注業務を自動化すれば、注文から出荷までのリードタイムを短縮できるようになります。業務を効率的に進められることはもちろん、必要な組織や取引先に対して、円滑なデータ共有も可能です。また、従来人の手で行っていた見積書提示や受発注業務処理、出荷依頼などの工数を削減でき、納品までのスピードを速めることも可能です。受発注業務を自動化することで関連部門との連携スピードもアップし、迅速な対応を行えます。入力ミス防止２つ目のメリットは、入力ミス防止です。受発注業務を自動化することで、業務受発注業務で扱ったデータを簡単に蓄積し、基幹システムや販売管理システムに連携できます。これにより担当者の手入力やシステムへの転記の必要がなくなり、入力で発生しがちなミスを防ぐことが可能です。属人化防止３つ目のメリットは、属人化防止です。従来のような電話・メール・FAX などのアナログな方法では、担当者によって処理の手順や記録方法が異なることも考えられます。また、取引先によって異なる条件・価格など、一部の担当者しか把握していないケースもあるでしょう。そのような場合、引き継ぎも困難になります。受発注業務を自動化することで、対応方法や手順を統一し、業務を標準化することが可能です。そうすると業務対応の手間も少なくなり、スムーズな業務引き継ぎができます。担当者不在時にも他の社員でも対応可能となり、属人化防止にもつながります。受発注業務を自動化するときの注意点受発注業務を自動化するとき、気を付けるべきことがいくつかあります。ここでは、受発注業務を自動化するときの注意点について、詳しくみていきましょう。自動化して問題ないことを確認できているか受発注業務を自動化するときは、むやみやたらに全ての業務を自動化しないようにしましょう。業務は、何でも自動化すればよいわけではありません。自動化に向いている業務とそうでない業務があります。たとえば、業務を自動化することによって個別の取引先へのきめ細かい対応は一定標準化しなければならないなど、今までの業務フローを変更する必要がある場合もあります。そのため、自動化するときには、自動化することで業務にどのような影響があるか、メリットとデメリットを洗い出すことが大切です。リソースの配置は適切か受発注業務を自動化することで、時間やコストなどリソースの削減をしたい場合、自動化後のリソースの有効な使い道をあらかじめ考えておくことも大切です。たとえば、削減対象となった人員は、その後どのような業務に携わるのかを決めておきましょう。兼業で実施していた場合、主業務に集中できますが、専任で受発注業務に対応していた場合は、受発注業務で蓄積されたデータの分析など、戦略的な業務に携わることを検討すべきでしょう。大切なのは、価値のある業務にリソースを充てられるように考えることです。受発注業務を自動化するときは、人材を本来の業務の強化やマーケティング活動、戦略などに役立てるなど、人材の最適配置についてしっかりと考えてから進めましょう。システムのスキル習得は容易か受発注業務を自動化する方法によっては、システムの習得などスキルを要するものもあります。スキル習得が容易か・自動化のハードルが高くないかについても事前に確認しましょう。たとえば、システム選定時に、実際に扱う担当者や新入社員・ITツールに不慣れな社員でも直感的に操作できるか、トライアル版などで確認することも重要です。受発注業務を自動化するために専用システムを導入する前に必ず、スキル習得が容易か、直感的に操作できて長期間安定して使い続けられるかを、しっかりと確認しましょう。受発注業務に特化したシステム「受発注システム」の選定方法について整理したホワイトペーパーがありますので、ご覧ください。▼自社にとって最適な受発注システムを選定する7つの手順自社にとって最適な受発注システムを選定する7つの手順 ｜TS-BASE受発注システムを選定するとき、「どのようなシステムが自社に合うのだろう？」と考えた経験はありませんか？この資料では、受発注システムを選ぶ際の課題の整理方法や、ベンダー目線でのシステム選びのポイントをお届けします。ts-base.net受発注業務を自動化する方法ここまで、受発注業務を自動化すべき理由、メリット、注意点について解説しました。それでは、受発注業務を自動化するためには具体的に何をすればよいのでしょうか？ここからは受発注業務を自動化する方法について紹介していきます。マクロ１つ目の方法はマクロです。マクロとは、Excel の操作を自動化する機能のことを指します。集計や表作成など、受発注業務に必要な操作にマクロを組んで対応することで、受発注業務の自動化を図ることが可能です。マクロの自動化は、 Excel のバージョンによる互換性、ローカルで作成するため属人化しやすいなどの問題もあり、少量の件数向けといえます。受発注管理をエクセルで実施する方法・メリット・デメリットについて、下記参考記事で詳しく紹介していますのでご覧ください。参考記事：受発注管理をエクセルで実施する方法・メリット・デメリットを詳しく紹介受発注管理をエクセルで実施する方法・メリット・デメリットを詳しく紹介 ｜TS-BASEエクセルで受発注管理する方法を調べている方も多いと思います。エクセルに搭載されている関数やグラフ、ピボットテーブル、マクロなどの機能は、受発注管理にも役立つでしょう。ただし、ローカルで管理するため、共有時や、共同作業、属人化などに注意する必要があります。本記事では、受発注管理をエクセルで実施する方法と役立つ関数、メリット・デメリットについて紹介していきます。ts-base.netOCR２つ目の方法は、OCR（ Optical Character Recognition / Reader ）です。OCR とは、手書きの文字や印刷された文字をスキャナーやカメラで読み取り、デジタル化し、文字情報を蓄積する仕組みのことです。読み取った文字情報で検索をかけることもできます。受発注業務では、取引先や社内でやり取りしている紙帳票をスキャンすることで、自動的に文字情報をシステムに登録可能です。手動でシステムにデータ入力するよりも工数が少なく済むというメリットがあります。ただし、読み取り精度は 100 % ではないため、登録するときには必ず人の目による目視確認が必要です。OCR は部分的な自動化に向いており、受発注業務を完全に自動化するためには専用のシステムを導入することをおすすめします。RPA３つ目の方法は、RPA（ Robotic Process Automation ）です。RPA とは人間が対応していた定型業務を自動化する仕組みのことです。RPAを導入すれば、人の手動処理と全く同じ手順で作業を自動化できます。RPA は定型業務を自動化できることには向いているものの、間違った指示を出してしまうとそれを続けてしまうことや、業務がブラックボックス化しやすい、という課題もあります。Web受発注業務システム４つ目の方法は、Web 受発注業務システムの導入です。Web 受発注業務システムとは、取引先からの注文を直接 Web 上で受け付けることや、仕入れ先に対する発注管理を行えるシステムのことです。導入すれば、受注・発注〜納品までのステータス確認や、一定期間自動で注文の取消・訂正を受け付けることも可能なため、利便性も高いです。システムを導入するときは、自社の業務内容や業務フローなどに合った Web 受発注業務システム、直感的な操作ができ担当者が使いやすいクラウド受発注システムなどを選定することが大切です。参考記事：クラウド受発注システムとは？導入メリットや比較ポイントを紹介クラウド受発注システムとは？導入メリットや比較ポイントを紹介 ｜TS-BASE受注・発注業務の効率化を図るのであれば、クラウド受発注システムの導入がおすすめです。受注・発注に関する様々な情報がシステムで一括管理され、受発注情報の管理にかかる時間の削減や関係部署との情報伝達のスピードアップ、ミスの軽減が期待できます。この記事では、クラウド受発注システムの主な機能や導入メリット、さらにシステムを選ぶ際のポイントについて解説します。導入検討にぜひお役立てください。ts-base.net受発注業務の自動化ならTS-BASE 受発注を企業や社内の人材不足対応や社員の多様な働き方を実現するためにも、受発注業務の自動化が求められます。受発注業務システムを導入すれば、業務効率化や迅速な対応ができることはもちろん、手動で発生しがちな入力ミスの削減、属人化防止にも役立ちます。受発注業務を自動化するためのおすすめシステムを知りたい、という方に TS-BASE 受発注をご紹介します。TS-BASE 受発注では、専門担当者が現在の業務フローを整理しながら、導入後のサポートまで伴走します。そのため、システム化に不安を持たれている方も安心して導入できます。また、TS-BASE 受発注は B to B に特化している受発注システムのため、B to B の受発注業務に必要な機能がそろっています。たとえば、注文者毎の商品・価格の出し分けや社内の承認にも対応しています。もっと詳しく知りたい、という方はTS-BASE 受発注のご紹介資料もご覧ください。▼「TS-BASE 受発注」のご紹介TS-BASE 受発注のご紹介 ｜TS-BASEBtoB向け受発注システム「TS-BASE 受発注」について詳しくご紹介します。このサービスは、「取引先別単価設定」など、主にBtoBの事業領域で行われる受発注業務に最適な機能を揃えた受発注システム・WMSです。ts-base.net

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Web受発注システムを解説！主な機能・メリット・選び方も詳しく紹介

受発注業務について、効率化やコスト削減のために、 Web 受発注システムを検討している方も少なくないでしょう。Web 受発注システムを導入すれば、業務の自動化を実現できます。また、煩雑になりがちな商品マスタ管理も簡単に行えます。Web 受発注システムを選ぶときは、機能はもちろん自社担当者が使い続けられるか、操作性をしっかりと確認することも大切です。この記事では、Web 受発注システムの概要、主な機能、メリット、選び方について解説します。Web 受発注システムを検討している方はぜひ参考にしてください。【あわせて読みたい】自社に合った受発注システムを選定するためのポイントは、こちらでもご紹介しています。▼自社にとって最適な受発注システムを選定する7つの手順自社にとって最適な受発注システムを選定する7つの手順 ｜TS-BASE受発注システムを選定するとき、「どのようなシステムが自社に合うのだろう？」と考えた経験はありませんか？この資料では、受発注システムを選ぶ際の課題の整理方法や、ベンダー目線でのシステム選びのポイントをお届けします。ts-base.netWeb受発注システムとはWeb 受発注システムとは、企業間で発注・受注を取引するときに、紙やメールではなくWeb 上で受発注を行うシステムのことです。「受発注システム」や「受発注管理システム」などと呼ばれることもあります。B to B の受発注業務では、電話や FAX、郵送など、まだアナログな運用をしている企業も多く、発注が完了するまでの社内対応に2週間以上要するところもあります。そこで、Web 受発注システムを導入することで、受注側・発注側間での注文管理・在庫管理・請求管理などのプロセスを自動化し、効率化を図ることが可能です。担当者は Web 画面から操作可能なため、インターネット環境があれば、時間や場所にとらわれずに取引できます。また、業務を自動化できるため、ミスの防止、迅速な対応も可能となるでしょう。手間がかかり煩雑対応となりがちな従来のアナログな受発注業務を効率化したいと、Web 受発注システムに注目が集まっています。Web受発注システムの主な機能ここからは、Web 受発注システムの主な機能について、TS-BASE 受発注に搭載されている機能を中心に紹介していきます。受発注システムは提供会社によって機能が変わるため、自社に適した機能が搭載されているかを必ず確認してから導入しましょう。発注・注文処理Web 受発注システムでは、Webブラウザを使って、発注・注文の手続きが可能です。発注側は、24時間いつでも、商品と数量の選択や、発注をかけることが可能です。受注側も、発注側の予定に左右されずに、自社の都合のよいタイミングで受注ステータスを確認できます。発注・注文処理を一つのシステム上で完結できる Web 受発注システムもあります。ユーザーグループ機能Web 受発注システムには、ユーザーグループ機能も搭載されているものもあります。たとえば、TS-BASE 受発注では、ユーザーグループ単位で、表示される商品や価格を自由に変更できます。また、取引先に合わせた取扱商品の区分け設定対応や、柔軟な価格変更も可能です。ユーザーグループ機能は、提供会社によって内容が変わることも多くあります。ユーザーグループ機能が必要なときには、機能の詳細やアクセス権設定など、隅々まで確認しましょう。システム連携Web 受発注システムには、システム連携に対応しているものもあります。たとえば、会計システム・販売管理システムと連携させることで、受発注業務の情報をリアルタイムに反映することが可能です。これにより、受注データの確認が簡単になることはもちろん、手作業によるデータ入力がなくなり、作業時間の削減や入力ミスの防止、複数システム間の情報の一貫性を期待できます。注文出荷状況の把握注文出荷状況の把握も Web 受発注システム上で行えます。たとえば、一つ一つの受注データに対して状況を確認することや、対象をフィルタリングで絞り込んで、必要なデータのみの表示が可能です。注文出荷状況を一覧表示できる Web 受発注システムもあり、状況を把握しやすくなるため、今何をすべきか一目でわかり、担当者は迅速に対応できます。マスタ管理受発注に必要な、商品マスタのメンテナンスやユーザーごとの商品出し分け設定も、Web 受発注システムで簡単に行えます。あらかじめ必要な商品をマスタに登録しておけば、急に商品公開するケースや日時指定で注文開始になるケースなど事前に受発注システム上で公開予約ができ、便利に活用できます。また、注文サイトのユーザーアカウント管理もでき、個々のユーザーに適切な商品を表示するなども可能です。Web 受発注システムであれば、大量のマスタデータも一括で簡単に登録・更新が行えます。Web受発注システムのひとつである「TS-BASE 受発注」の機能はこちらで詳しく紹介していますので、一例としてご覧ください。▼TS-BASE 受発注の機能一覧機能一覧｜TS-BASETS-BASEの各サービスでご利用いただける機能を利用者、管理者、仕入先、倉庫拠点など、様々な立場の方の目線でご紹介しています。ts-base.netWeb 受発注システムが企業にもたらすメリットここまで、Web 受発注システムについて、概要、機能を紹介しました。それでは企業が Web 受発注システムを導入するとどのような利点があるのでしょうか。ここからはメリットについて見ていきましょう。受発注システムを導入することのメリットについて知りたい方は、こちらもあわせてご覧ください。受発注システムとは？主な機能やメリット・デメリット、選ぶ際のポイントを紹介受発注システムとは？主な機能やメリット・デメリット、選ぶ際のポイントを紹介受発注システムは、企業が効率的かつ正確に取引情報を管理するための重要なツールです。この記事では、受発注システムの基本的な機能やメリット・デメリット、そして選定時のポイントについて解説します。ts-base.net業務の一元管理１つ目のメリットは、業務の一元管理です。Web 受発注システムでは、発注側による注⽂〜注⽂品が到着するまでに⽣じる様々な業務を一元管理できます。たとえば、受注状況の確認、在庫数の確認、発送状況の確認などについて、従来のアナログ運用ではそれぞれ別々に管理が必要ですが、Web 受発注システムを導入することで、システムひとつで各種情報を⼀元管理できるようになります。Web 受発注システムは、アナログ運用で煩雑になりやすい業務を一元管理することが可能です。サービスの⼀本化２つ目のメリットは、サービスの一本化です。電話や FAX などの運用では、取引先に応じて複数の注文方法に対応するケースもあります。そのような場合、それぞれの業務フローが発生するため、複数のサービスを動かして別々に管理する必要があります。Web 受発注システムを導入することで、受注・発注から支払いまでの過程を一括管理でき、従来別々に管理していたサービスを一本化できる可能性が高いです。受発注数の増加３つ目のメリットは、受発注数の増加です。電話や FAX などの受発注取引では、電話対応など取引先の営業時間や担当者の都合に合わせて、時間をかけて対応する必要があります。また、手作業で発注書を起票するなどの対応が必要なため、件数が多ければ多いほど、手間も時間もかかるという問題が挙げられます。Web 受発注システムを導入すれば、24時間好きなタイミングで受発注可能です。自社のタイミングで、発注・受注業務を進められるようになります。電話や FAX に比べても受注処理までを短縮化できるため、受注機会も拡大できる可能性が高まります。Web受発注システムの選び方Web 受発注システムにはさまざまなサービスがあり、自社に適したサービスを選ぶことが大切です。ここからはシステムを選定する際のポイントを紹介していきます。状況の可視化ができるかWeb 受発注システムを選ぶときは、受発注状況を可視化できる機能が搭載されていることが大切です。たとえば、必要な商品の在庫が十分にあるか、または出荷された商品が希望通りに顧客に届くかなどを確認するためには、リアルタイムに情報を把握することが求められます。システム上に受発注状況を一覧で表示し、リアルタイムな情報を共有できれば、現在の受発注ステータスをすぐ確認でき、納期管理や再注文対応にもスムーズに対応できます。スムーズな対応を続ければ、顧客満足度向上にもつながるでしょう。Web 受発注システムを選ぶときは状況の可視化ができるかを確認するのがおすすめです。Web受発注システム「TS-BASE 受発注」の導入で、エクセル業務の改善を実現した企業さまの事例をご紹介しています。システム機能との相乗効果で、理想の環境を作るのが最適解「予約販売が実現できそうな機能が備わっていたのは、TS-BASE 受発注だけだった」。日販アイ・ピー・エス株式会社では、多様な地域の企業へ雑誌や書籍などを届ける事業を行っている。数多くの出版物を取り扱う中で、同社とお客さま間のやり取りで使用する「エクセルシート」や、新刊の予約をお知らせする際の「大量のメール」など、日常業務の煩雑さに課題があった。TS-BASE 受発注の導入は課題に対してどのような効果があったのか。実際の運用方法を含め、日販アイ・ピー・エス株式会社（以下、日販IPS）国際事業部 輸出事業課 白柊誠さまへ話を伺った。ts-base.net直感的な操作が可能かWeb 受発注システムを選ぶときは、直感的な操作ができるかを確認しましょう。直感的な操作が可能なシステムは、システムを触る自社担当者や取引先がシステムに不慣れであっても、簡単に使える可能性が高いです。誰でも簡単に直感的に扱えるシステムは、システム導入後の教育・研修のための時間も少なく済み、稼働スピードも上がるでしょう。担当者にとってシステムが使いやすければ、担当者のストレスも軽減します。Web 受発注システムを選ぶときは、直感的な操作ができるかを確認しましょう。運用サポートが充実しているかWeb 受発注システムは、トラブルや疑問点が生じたとき、業務に支障をきたさないためにも、迅速かつ適切なサポート対応が必要です。そのため、問い合わせにスピーディーに対応してもらえるシステム・提供会社を選びましょう。運用サポートが充実しているサービスは、担当者がシステムを活用するためのアドバイスも提供してくれます。企業が安心してシステムを使い続けるためにも、稼働後の運用サポートが充実しているシステムを選ぶことが重要です。Web 受発注システムなら TS-BASE 受発注をWeb 受発注システムは、受注・発注から支払いへの処理はもちろん、受発注業務に必要なプロセスを一括で管理できるシステムです。導入すれば、これまで取引先でバラバラに管理していた情報を統一し、一本化できます。Web 受発注システムといっても、提供会社によって機能や運用サポートなどがさまざまです。そのため、事前に必要な機能が搭載されているかを調べること、提供会社へコンタクトを取り質問をすることも大切です。機能だけではなく、直感的な操作ができること・運用サポートが充実しているかも確認しましょう。TS-BASE 受発注では、従来アナログ頼りだった受発注業務で課題となっていた「注文データの取りまとめ」「履歴の確認」「取扱商品の更新」などを1つのシステムで完結できます。また、発注者の画面は通販サイトのようなデザインのため、商品を選択後、お届け先などを入力し、注文確定を行うなど、簡単に操作できます。IT に不慣れな方でも直感的に利用できるでしょう。導入時には、経験豊富な担当者がお客様に適した方法や機能を提案いたします。お気軽にお問い合わせください。もっと詳しく知りたい、という方はこちらのご紹介資料もご覧ください。▼「TS-BASE 受発注」のご紹介TS-BASE 受発注のご紹介 ｜TS-BASEBtoB向け受発注システム「TS-BASE 受発注」について詳しくご紹介します。このサービスは、「取引先別単価設定」など、主にBtoBの事業領域で行われる受発注業務に最適な機能を揃えた受発注システム・WMSです。ts-base.net

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BtoB向け受発注システム「TS-BASE 受発注」について詳しくご紹介します。このサービスは、「取引先別単価設定」など、主にBtoBの事業領域で行われる受発注業務に最適な機能を揃えた受発注システム・WMSです。

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