TS-BASE 受発注
2024.03.26
Web EDI徹底ガイド:メリットから注意点、注目の受発注システムも紹介!
目次
Web EDIとは、企業間で電子商取引を実現するための方法で、契約書や発注書、納品書、請求書などの帳票が対象です。従来紙やFAXで取引していたアナログ業務を、Web EDIを使ってインターネットを経由してやり取りすれば、多くのメリットを得られます。
本記事では、Web EDIについて概要とメリット、注意点について紹介していきます。注文書など受発注業務の帳票やり取りを効率化したい、と考えてWeb EDIをご検討中なら、受発注システムであるTS-BASE 受発注もおすすめです。
受発注システムとは何か知りたい、という方はこちらの記事もご覧ください。
Web EDIとは何か
Web EDIとは、企業間において電子商取引を実現する方式の一つで、インターネットを介して企業間で受注や発注などの商取引のやり取りを行います。
Web EDIでは、従来の紙書類やFAXに代わり、直接取引データをWebでやり取りすることで、処理の速度向上・コスト削減・人的ミスの減少などのメリットを得られます。SSLで通信するため、セキュリティ面でも安心です。
Web EDIはWebを介してアクセスするため、操作PCとインターネット回線があれば取引可能です。ソフトウェアをインストールすることなく、EDIを利用できるため、ITリテラシーが高くない企業でも気軽に始められることが最大の特徴です。
EDIとの違い
EDIとは、企業間で商取引データをコンピュータ間で直接交換するシステムのことです。Web EDIとは違ってネットワーク環境、操作端末に加えて専用のシステムが必要なことが特徴の一つです。専用サーバーを用意することで、大量の取引データを安定したパフォーマンスで取引できる、といったメリットがあります。
Web EDIはクラウドサービスとして提供されているサービスもあるため、自社に専用のシステムを入れる必要もありません。導入ハードルが低いといったメリットもあります。
Web EDIを導入するメリット
ここからは、Web EDIを導入するメリットについて、以下を紹介していきます。
- 受発注業務の電子化
- コスト削減
- 業務効率化
受発注業務の電子化
1つ目のメリットは、受発注業務の電子化です。
Web EDIを導入すれば、紙中心の取引から脱却でき、業務の効率化と精度の向上を実現可能なため、受発注業務の電子化に役立ちます。
例えば、注文書などに書かれている情報を手動で確認する時間・労力を大幅に削減できます。作成したデータをWeb EDIを経由して取引先とやり取りすれば、迅速な共有が可能となり、ミス減少にも役立つでしょう。
Web EDIを活用することで、アナログな受発注業務をペーパーレス化でき、よりスムーズで信頼性の高い受発注業務が可能となるのです。
受発注業務をデジタル化すべき理由について知りたい方は以下記事もご覧ください。
コスト削減
2つ目のメリットは、コスト削減です。
Web EDIはインターネットを介して取引するため、従来の紙や郵送を使った取引に比べて、書類作成・郵送・保管にかかるコスト・時間を削減できます。
さらに、誤字脱字などのミスを防いでくれるため再発注の必要性がなくなるなど、余計なコストもかからないでしょう。
Web EDIの導入は、効率的なデータ交換を実現し、大きなコスト削減効果を期待できます。
業務効率化
3つ目のメリットは、業務効率化です。
Web EDIを導入すれば、手作業による転記作業がなくなり、ヒューマンエラーを大幅に減少でき、業務効率化に貢献できます。
システムに登録した情報は、リアルタイムで関係者に共有されます。そのため、相手側にわざわざ確認の電話を入れたり、メールを何度も送る必要もなく、即座に業務対応できるようになるでしょう。
Web EDIで業務プロセスの最適化を図ることで、受発注業務を中心とした業務スピードがあがり、対応品質も向上するため、全体的な業務効率化を実現できるのです。
受発注業務を自動化する方法について、以下記事でも詳しく紹介していますので、よろしければご覧ください。
Web EDI導入時の注意点
Web EDIを導入すればメリットを得られるものの、注意点も必要です。ここでは、導入時の注意点について、以下を紹介していきます。
- 適切なセキュリティ対策がなされているか
- 取引先と確認が取れているか
- 既存システムとの互換性はあるか
- 従業員への説明・教育を実施すること
- 定期的なバックアップを実施すること
適切なセキュリティ対策がなされているか
Web EDI導入時には、適切なセキュリティ対策がなされているかの確認が不可欠です。
インターネットを介して取引できることは便利ですが、サイバー攻撃や不正アクセスによる、データ漏洩のリスクは避けられません。
Web EDIでの取引を安全に行うには、データの暗号化・アクセス制御・定期的なセキュリティチェックなど、強固なセキュリティ対策がなされているかをしっかり確認しましょう。システムだけでなく、従業員への教育や、取引先との間でセキュリティ基準を共有することも大切です。
安全にWeb EDIを導入するためには、技術的な対策に加えて、従業員教育や定期的な監査を通じて、セキュリティ意識を高めることが重要です。
取引先と確認が取れているか
Web EDI導入前には、取引先に「これからWeb EDIを使っても問題ないか」などの確認を行いましょう。
Web EDIでは、データを元に取引先とやり取りするため、互いにデータ形式を統一する必要があります。そのため、導入前に取引先とデータ形式や取引で経由するプロトコルなどについての確認をとることが不可欠です。
Web EDI導入前には、取引先との連携をスムーズに進めるためにも、事前の準備と確認作業を徹底しましょう。
既存システムとの互換性はあるか
Web EDI導入時には、既存の社内業務システムやデータベースとの互換性を確認することも重要です。
新規に導入するWeb EDIのデータ形式・受け渡し形式が、既存のシステムに対応していないケースもあるでしょう。互換性がない場合、システムの改修やカスタマイズが必要になり、時間も費用もかかってしまいます。
Web EDI導入前には既存システムとWeb EDIとの間で、データの流れやデータ形式、連携手段に関して、詳細な調査を行いましょう。
互換性をしっかりと確認することで、システム間の連携がスムーズに進み、本稼働後のエラー発生リスクを最小限に抑えられます。
従業員への説明・教育を実施すること
Web EDI導入時には、従業員への丁寧な説明と教育が不可欠です。
Web EDIは従来の取引内容から、運用手順が大きく変わる可能性があります。特にメールやFAXなどのアナログ対応を続けている担当者にとっては、急に運用が変わると戸惑うかもしれません。
Web EDIのメリットを最大限に得るためには、実際に扱う担当者が操作方法、機能、注意点などを細かく理解してから操作することが大切です。
従業員がシステムに対して自信を持って使用できるようになれば、スムーズに業務を遂行できることでしょう。
定期的なバックアップを実施すること
Web EDI導入時には、定期的なバックアップ計画・実施が不可欠です。
インターネット上に保管されているデータは予期せぬ事態により損失するリスクもあります。そうなると、業務に甚大な影響を及ぼす可能性があります。
そのため、定期的にデータのバックアップを取り、万が一のデータ損失やシステム障害に備えましょう。バックアップ対象やバックアップを実施する頻度や方法、復旧手順を文書など、障害発生時に迅速に復旧するための計画を準備することも必須です。
定期的なバックアップと復旧計画の策定は、Web EDIを安心して運用するための基盤となります。
受発注業務を改善したいとWeb EDIを調べているならWeb受発注システムもおすすめです。詳しく知りたい方は以下記事もご覧ください。
Web EDIならTS-BASE 受発注もおすすめ
本記事では、Web EDIについて概要とメリット、注意点を紹介しました。
TS-BASE 受発注は、BtoB事業者間の取引に特化した受発注SaaSで、EDIのようなシステム導入の手間を省くことが可能です。物理サーバー導入とソフトウェア導入も必要なく、初期コストを抑えられます。
またWeb EDIよりも受発注業務に特化したサービスであり、注文から商品の手配・出荷までの様々な業務を、TS-BASE 受発注ひとつで一元管理できます。Web EDIで受発注業務を効率化したい、と考えている方に最適と言えるでしょう。
TS-BASE 受発注についてもっと知りたい、という方は以下資料もご覧ください。
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