バックオフィス業務は、企業の中で裏方として働き、事務処理などを担当する重要な仕事です。しかし、バックオフィス業務に関する課題を抱えている企業が非常に多いのが現状。バックオフィス業務を効率的に行うには、自動化ツールの導入などが不可欠です。

本記事では、バックオフィス業務の概要からよくある課題、そして効果的な効率化方法や専門的なツールについて紹介します。

また、竹田印刷が参加した「バックオフィスDXPO 東京'23」の様子を以下の記事で紹介しています。特に受発注業務にお悩みの企業に関するデータなども公開しておりますので、参考までにぜひご覧ください。

「バックオフィスDXPO 東京'23」イベントレポートを公開します。

2023年8月に出展した「バックオフィスDXPO 東京'23」の出展レポートです。来場者の方へ行ったアンケート結果などを報告しています。

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バックオフィス業務とは

バックオフィス業務とは、企業や組織が日常的な運営や管理を円滑に行うための裏方業務です。一般的に、サービスの顧客などがバックオフィス業務の担当者と直接関わることは少なく、主に組織内部で業務が行われます。

以下は、バックオフィス業務に該当する仕事の例です。

• 経理業務：会計処理、請求書作成、資金管理などの財務関連の業務
• 人事業務：採用活動、給与計算、福利厚生の管理、トレーニングの計画など人材に関する業務
• ITサポート：システム管理、ネットワーク管理、データベース管理などの情報技術に関する業務
• 法務業務：法的な契約の管理、法的リサーチ、法的リスクの管理など法務に関する業務
• 営業事務：必要な資材やサービスの調達・購買、帳票作成、受発注業務など

受発注業務の詳細は、こちらの記事で紹介していますので、あわせてご覧ください。

受発注について解説！フロー・ありがちな課題と対策も詳しく紹介

受発注について解説！フロー・ありがちな課題と対策も詳しく紹介

受発注とはそもそも何だろう、今こそ基本からわかりやすく教えてほしい、と考える方も少なくないのではないでしょうか。受発注をこれから担当する方はもちろん、現在受発注に関する業務に携わっている方にとっても、受発注を基礎から理解することは効率的な業務を進めるためにも重要です。本記事では、受発注について概要、フロー、ありがちな課題とその対策について、紹介していきます。受発注とはまずは、受発注について、以下を説明します。受注発注受注受注とは、販促品や商品、サービスなどを企業や個人から注文を受けることです。まず、顧客から電話やFAX・メール、システムなどを通じて、販促物や商品などの注文を受けます。また、受注後に商品などが相手企業や個人に届いて、支払い処理が適切に行われると、売上が立ちます。企業は自社の売上を管理し、顧客とのトラブルが発生しないようにするためにも、一つひとつの商品受注に関して、ステータスや金額を正確に管理する必要があります。発注発注とは、自社から取引先企業に販促物・商品などを注文することです。自社で商品を購入するときは、取引先企業に対して、電話やFAX・メールまたはシステムなどを利用して注文します。発注するときは、取引先企業に対して注文したことを何かしらの方法で通知します。注文書を送付することもあるでしょう。発注した後は、取引先企業から商品が納品され、自社から支払い処理が必要となります。企業は、どの商品に対してどれくらいの金額をいつまでに支払うのか、月間や年間でどれくらいの支払いが発生したのか、管理が必要です。受発注のフロー受発注のフローについて、受注・発注それぞれの流れを説明します。受注周りの流れ発注周りの流れ受注周りの流れ受注について、主に以下の流れで業務が進みます。1.見積書の作成・提示2.注文を受ける・注文書を受け取る電話やFAX・メール、システムなどで顧客から注文を受けます。注文書が送付されることもあります。3.注文内容の確認受けた注文の内容（商品名・数量・金額・納期など）を確認します。4.在庫確認社内の他組織や外部企業などと連携して、対象の商品在庫を確認します。5.顧客への納期連絡商品の在庫数の確認をした後、顧客に納入可能な期日を連絡します。6.納品期日までに商品などを納品します。7.納品書・請求書作成商品を納品したら、納品書・請求書など必要な帳票を作成して、顧客に支払い請求します。発注周りの流れ発注について、主に以下の流れで業務が進みます。1.見積検討取引先から商品などの見積書を受け取り、注文するかを検討します。2.発注注文することが確定したら、発注します。注文書を作成して取引先に送付する場合もあります。3.社内手続き必要に応じて納期調整など取引先とやり取りします。取引先企業から注文請書を受け取った場合、社内で管理が必要です。4.納品注文した商品を受け取り、内容に問題がないかを確認します。同時に納品書・請求書を受け取ることがあります。取引先企業に検収書を送付して、受け取ったことを通知するケースもあります。5.支払い手続き商品を受け取って、問題がないことを確認したら、社内で支払い手続きに進みます。社内の経理部門への調整、入金する日などを連絡します。6.入金入金日に、銀行振込などで取引先企業に支払いをします。受発注でありがちな課題と対策ここまで、受発注の概要と受注・発注の流れについて説明しました。ここからは、受発注でありがちな課題と対策について、以下4点を紹介します。業務の煩雑業務負荷の増加組織連携属人化業務の煩雑化1つ目は、業務の煩雑化です。受発注は、注文・発注数の業務が多い時期には、対応数も多くなり、管理が煩雑になりがち、という課題があります。特に取引先単位で、電話・FAX・紙・システムなど注文の受け方が異なっていると、抜け漏れ発生にも繋がります。対策として、受発注に関する業務をバラバラに管理しないことが必要です。フロー・納期・担当者などを統一された一つのシステムで、まとめて管理することが大切です。すべての取引先に対して、同じ方法で注文を受け付ければ、注文管理を一元化でき、業務効率化を図ることができるでしょう。TS-BASE 受発注では、従来⼤きな業務負担となっていた受発注における管理を、デジタル技術でしっかりとサポートします。業務負荷の増加2つ目は、業務負荷が増えることです。受発注は、少ない人数で対応したり、営業などの現場担当者が分業・兼業で対応したりしていることもあります。そのため、注文・発注件数が多い日は、一人ひとりの業務負荷が増えて、残業時間も増えてしまう可能性があります。対策としては、予め想定できる受発注のピーク時に備えて人員を増やし、業務負荷を図ることです。また、受発注で繰り返し行われる作業フローは、システム化・自動化を図ることも大切です。顧客とのやりとりなど、人による対応が必要な部分はそのままに、その他の部分はシステムにお任せするという方法もあります。また、受発注業務の一部をアウトソーシングして外部に委託する方法もあるでしょう。TS-BASE 受発注は、オンラインプラットフォームのため、低コストかつスピーディにシステムを導入できます。受発注管理から物流の最適化までを、⼀貫してお任せいただくことも可能です。組織連携3つ目は、組織連携です。受発注は、在庫管理や経理、法務（契約書関連）なども関連する業務のため、自身が属する部門だけでなく、他の組織との連携が必須です。注文内容が複雑な内容の場合は個別対応が必要になりますが、各組織の言い分などがあり、なかなかスムーズな対応が進まないこともあります。また、受発注件数が多いときには処理量も多くなり、連携時に抜け漏れが発生してしまう恐れも考えられるでしょう。このような課題への対策は、人による連携ではなく、システム化することです。一つの受発注に関して、システムで全体フローを追うことができれば、どのタイミングでどの部門が関わるか明確になります。処理数が多かったとしても、処理が進むと必要な担当者にシステムから自動で通知されるため、抜け漏れも発生しません。TS-BASE 受発注 は、全ての注⽂者の利⽤・出荷状況のほか、経費処理・在庫確認など、業務に必要なデータ全般を確認できます。属人化4つ目の課題は、属人化です。電話やメール・FAXなどの従来の注文方法では、この企業からの注文はこの担当者などと属人化になる傾向にあります。特に複雑な注文内容に関しては、その契約書の条文変更に対して業務担当者ひとりしか知らないこともあるでしょう。その場合担当者が異動や退職などするとき、引き継ぎが困難になってしまいます。対策としては、受発注システムを導入して、注文情報を一元管理することです。誰でもリアルタイムに在庫・納期情報を確認できるようになります。誰がどのような対応をしたのか、システム画面を見ればひと目でわかるでしょう。また、複雑な注文や特定顧客に関わる内容に関しては、手順やルールを社内マニュアルとして明文化し共有することで、誰でも対応ができるようになり、属人化を防げます。受発注はTS-BASE 受発注がおすすめ！本記事では、受発注について概要と、受注発注それぞれのフロー、ありがちな課題とその対策について、わかりやすく紹介しました。従来の電話やFAX、メールなどの方法では、管理が煩雑化し担当者の業務負担も増え、属人化にもつながります。システム化すれば、複数の注文・発注管理も一元化でき、業務効率化も図ることができるでしょう。TS-BASE 受発注は注文〜出荷まで一元管理できます。また、受発注システムと倉庫管理システムが連携しているため、双方のデータ連携も容易です。受発注を効率化したい、担当者が変わっても簡単に管理できるようになりたい、とお考えなら、TS-BASE 受発注をぜひお試しください。参考資料：https://www.ts-base.net/document/S001TS-BASE 受発注のご紹介 ｜TS-BASEBtoB向け受発注システム「TS-BASE 受発注」について詳しくご紹介します。このサービスは、「取引先別単価設定」など、主にBtoBの事業領域で行われる受発注業務に最適な機能を揃えた受発注システム・WMSです。ts-base.net

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バックオフィス業務によくある課題

バックオフィス業務にはさまざまな課題があり、悩みだと感じている担当者も少なくありません。以下はその一例です。バックオフィス業務の課題解決には、自動化ツールの導入やセキュリティ対策の徹底などが必要となります。

以下は、バックオフィス業務によくある課題の一例です。

• 手作業の多さ
  バックオフィス業務のなかには、いまだに手作業で行われるものも少なくありません。手作業は単純に作業時間が増えるだけでなく、ヒューマンエラーを発生する可能性が高いため、非効率な方法といえるでしょう。
  
  
• データの不整合
   異なる部門・システムでデータを管理しており、それをまとめる作業などでは、データを入力するフォーマットの違いなどにより、統合するのに時間がかかってしまう場合があります。
  あるいは、入力するデータの項目が異なるために、正しいデータを取得できないケースも考えられるでしょう。
  
  
• セキュリティのリスク
  バックオフィス業務では、社内の機密情報や社員・顧客の個人データなどを取り扱うことが多いため、セキュリティ対策が必須となります。情報漏えいを防ぐための体制作りやサイバーセキュリティ攻撃への対策、事故が起きた際の対応フローの策定などが欠かせません。
  
  
• 業務プロセスの複雑さ
  バックオフィス業務は多岐にわたり、作業そのものが複雑化することがあります。誰がどの作業を行うか、その手順などがマニュアル化されていないと、作業効率が落ちてしまう可能性が高いでしょう。
  
  
• 技術の進化への適応
  バックオフィス業務を効率化するためのサポートツールは、日々進化、そして増加しています。このようなツールを導入できれば業務効率化もできるでしょうが、その情報の収集やツールの選択に手間がかかるケースも少なくありません。
  特に「ツールを導入してみたけれど、自社にマッチしなかった」などの場合は、導入までに要した作業そのものが徒労になってしまいます。
  
  

以下の資料もあわせてご覧ください。アナログ業務、特に受発注に関する業務負担を減らす具体策を紹介しています。

目指せ効率化！アナログな受発注業務の負担解決法

目指せ効率化！アナログな受発注業務の負担解決法 ｜TS-BASE

FAX・電話・メールなど、アナログでの作業が残りがちな受発注業務にはリスクや課題が発生しがちです。この資料では、「アナログな手段で行う受発注業務」にスポットを当て、アナログ業務のリスクとそれらの効率化のポイントを解説します。

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バックオフィス業務を効率化する方法

多くの企業で課題になりやすいバックオフィス業務の効率化。その方法として、どのようなものがあるのでしょうか。バックオフィス業務を効率化する方法の一例を紹介します。これらの方法を採用、あるいは組み合わせることで業務効率化が図れるでしょう。

• 業務プロセスの自動化
  反復的な業務、いわゆるルーティンワークに関しては、作業プロセスを自動化することで、効率の向上が期待できます。具体的な方法としては、ワークフローシステムやRPA（Robotic Process Automation）の導入による、データ入力などの自動化が挙げられます。
  
  
• 統一されたシステム・プラットフォームの使用
  自社内で部門ごとに異なるシステムを使用している場合、そのシステムを統一したり、一元的なプラットフォームを構築しましょう。そのうえでデータを統合することで、データをまとめる作業などが効率化でき、バックオフィス業務担当者の負担削減につながります。
  使用するシステムとしてクラウドベースのサービスを利用すると柔軟性が向上し、各部門のニーズに合わせた機能を利用しやすいでしょう。
  
  
• セキュリティ強化
  セキュリティ対策を徹底して、データ漏洩やサイバーセキュリティリスクを最小限に抑えます。具体的な方法として、強力なアクセス制御、信頼性の高いツールの使用、暗号化技術の導入、従業員へのセキュリティトレーニングの実施などがあります。
  
  
• データ分析と予測分析
  ビッグデータやデータ分析ツールを活用して、効果的な意思決定を支援します。最近はAIを活用したツールが増加し、最適な意思決定をスピーディに行うことも可能になりつつあります。

バックオフィス業務の効率化に役立つツールの例

バックオフィス業務の効率化に役立つツールとしてどのようなものがあるのか。ここでは、その具体的な例を紹介します。本記事冒頭で触れた、以下5種類の業務別に役立つツールの例をまとめました。

• 経理業務
• 人事業務
• ITサポート業務
• 法務業務
• 調達（受発注）業務

経理業務の効率化に役立つツールの例

• 会計ソフト：仕訳帳や総勘定元帳、決算書などの帳簿作業を自動化するツール
• 経費精算ツール：従業員が発生させた経費を簡単に申請・精算でき、経理部門がそれを処理するツール
• 電子帳簿保存システム：紙の帳簿や伝票を電子化して保存するツール
• 電子請求書発行システム：請求書の発行プロセスを自動化するツール
• 資産管理システム：企業の資産を効果的に管理し、減価償却や取得・除却の履歴を確認できるツール
• 給与計算システム：給与計算プロセスを自動化し、税務や社会保険の変更にも柔軟に対応できるツール
• 取引先管理システム：取引先情報を一元的に管理するツール

人事業務の効率化に役立つツールの例

• 給与計算システム：給与計算プロセスを自動化し、税務や社会保険の変更にも柔軟に対応できるツール
• 勤怠管理システム：出勤・退勤の記録や残業申請をオンラインで行い、勤怠データの集計を効率的に行うためのツール
• 採用管理システム：採用プロセスを効率化し、応募者とのコミュニケーションや選考プロセスの追跡がしやすくなるツール
• 人事評価システム：社員のパフォーマンスを評価し、目標設定やフィードバックを行うためのツール
• 教育・研修管理システム：内の情報共有や連絡を効率的に行えるコミュニケーションツール
• 組織図作成ツール: 組織内の人間関係や階層構造を可視化しやすくするためのツール

ITサポート業務の効率化に役立つツールの例

• リモートサポートシステム：ユーザーのデバイスにリモートアクセスし、問題の診断や解決を遠隔で行うためのツール
• ヘルプデスクシステム：サポートリクエストを効率的に管理し、トラブルチケットの作成・追跡・解決を行うためのツール
• IT資産管理システム：ハードウェアおよびソフトウェアのインベントリを管理し、保守作業やアップデートを効果的に実施するためのツール
• ネットワークモニタリングシステム：ネットワークが安全かどうかを監視し、トラブルを早期に発見するためのツール
• セキュリティ管理システム：システムやネットワークのセキュリティを強化し、脅威から保護するためのツール
• コミュニケーションツール：チーム内でのコミュニケーションを効率化し、サポートメンバー間の連携を円滑に行うためのツール

法務業務の効率化に役立つツールの例

• 契約管理システム：契約書の作成、管理、監査を効率的に行うためのツール
• 電子署名ツール：文書や契約書に電子署名を導入し、サインプロセスを簡素化するためのツール
• 法的調査・リサーチツール：法的な調査やリサーチをサポートするためのデータベースや検索ツール
• 法的文書生成ツール：法的文書の作成を迅速に行うためのツール
• 法的データ管理システム：さまざまな法的データを集約し、整理・保管するためのデータベース管理ツール

営業事務の効率化に役立つツールの例

• 受発注システム： 発注から受注までのプロセス全体を効果的に管理し、可視化するためのツール。「受発注管理システム」と呼ぶこともある。
• 電子調達ツール：製品やサービスの調達プロセスをオンライン化し、効率的な入札や提案の処理を可能にするツール
• 在庫管理システム：倉庫や在庫の状態をリアルタイムで追跡し、効果的な在庫管理を支援するツール
• 発注書作成ツール：発注書を迅速に作成し、送付するためのツール。
• 調達分析ツール： 調達データを分析し、効果的な意思決定をサポートするためのツール。
• ベンダー管理システム：取引先やベンダーとの関係を効果的に管理し、信頼性の高い調達プロセスを構築するツール

この中でも受発注システムについて、こちらの記事で紹介しています。受発注業務に課題を抱えている場合、参考になるのでぜひご覧ください。

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バックオフィス業務のなかでも調達（受発注）業務の効率化ならTS-BASE 受発注がおすすめ

バックオフィス業務と一言で言ってもさまざまな業務があり、それぞれ効率化の方法や最適なツールが異なります。自社内でどのような課題があるのかを分析し、最適な手段・ツールを選ぶことが効率化に欠かせません。

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