受発注業務の脱紙文化とは、ペーパーレス化して紙文書での業務を廃止することです。ペーパーレスを実現すれば、検索するだけで探したい書類をすぐに取り出せるようになるなどのメリットがあります。

本記事では、受発注業務で脱紙文化が加速する背景、メリット、注意点を詳しく解説していきます。

受発注業務で脱紙文化が加速する背景

まずは、受発注業務で脱紙文化（ペーパーレス）が加速する背景を説明していきます。

多様な働き方

1つ目は、多様な働き方です。

従来では、紙ベースで注文書の発行や契約書のやり取りが行われており、業務を進めるためには、わざわざオフィスに出社する必要がありました。

近年では、テレワークやリモートワークの普及に伴い、自宅やカフェで仕事する人が増えるなど、多様な働き方が広まっています。

多様な働き方は、受発注業務でペーパーレスを加速させる理由の一つです。

アナログ業務の課題と解決策についてはこちらの記事で詳しく紹介しています。

受発注業務をアナログで行う課題と解決策

アナログな受発注業務プロセスは、手書きの注文書や紙ベースの記録が一般的であり、これにはいくつかの問題が潜んでいます。本記事では、いまだに受発注業務でアナログ手法が一般的である背景を説明し、そこに潜む課題とその解決策を紹介します。

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アナログ業務のシステム化についてまとめたホワイトペーパーもありますので、あわせてご覧ください。

▼目指せ効率化！アナログな受発注業務の負担解決法

目指せ効率化！アナログな受発注業務の負担解決法 ｜TS-BASE

FAX・電話・メールなど、アナログでの作業が残りがちな受発注業務にはリスクや課題が発生しがちです。この資料では、「アナログな手段で行う受発注業務」にスポットを当て、アナログ業務のリスクとそれらの効率化のポイントを解説します。

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電子帳簿保存法の改正

2022年1月の電子帳簿保存法の改正によって、これまで7年間紙の形で保存する必要のあった経理文書が、電子管理できるようになりました。

そのため、受発注業務においてもペーパーレス化に注目が高まっています。

ペーパーレスを実現すれば、紙の文書保存にかかる物理的スペースの削減、紙文書の印刷や郵送など手間が削減され、コストも削減できます。また、複数人での情報共有や文書の検索性も大幅に向上するでしょう。

電子帳簿保存法の改正で帳票など管理文書のデジタル化が促進されていることが、ペーパーレス化を加速させています。

受発注業務で脱紙文化を図るメリット

ここからは、受発注業務で脱紙文化（ペーパーレス化）を図るメリットを紹介していきます。

コスト削減

1つ目は、コスト削減です。

受発注業務におけるペーパーレス化は、印刷や郵送コスト、保管・廃棄に関わるコストなどを削減できます。

紙文書を管理する場合、物理的な保管スペースの確保と長期間の保管が必要でした。保管期間が過ぎた紙は、セキュリティ基準に沿って廃棄しなければならないなど、多大なコストと労力が必要です。

ペーパーレス化することで、物理的な保管スペースの削減が可能です。クラウドに保管できるサービスを利用すれば、オフィスだけでなく自宅やカフェなど、どこからでもアクセスできます。

また、廃棄するときも電子データは、削除ボタンを押すだけで、物理的な紙の処理に比べて簡単かつ迅速に行えます。

ペーパーレス化を実現すれば、企業が直面する運用コストの削減も可能です。

検索性向上

2つ目は、検索性向上です。

特定の書類や過去のデータを探したい時、紙文書で保管していると、オフィスのキャビネットの鍵を開けて探すことも多いです。倉庫に行って膨大な量のファイルから目的の文書を探し出すなど、手間がかかることもあるでしょう。

紙文書を探すのは、多くの時間がかかってしまい業務効率が悪くなる、という課題があります。

ペーパーレス化を実現すれば、ファイル名や属性情報、文書内に書かれた文書名などを元にしたキーワード検索ができます。必要な情報をすぐ見つけ出すことができ、業務スピードを加速させられるでしょう。

ミス低減

3つ目は、ミス低減です。

紙文書の運用では、注文書の作成や契約書の入力など、すべての情報を手作業で転記する必要があります。そのため、人による誤入力や情報の見落としが避けられません。

電子化できるシステムを導入すれば、フォーム入力の自動化やエラーチェックの機能を利用して、人的ミスを大幅に減少させることが可能です。

自動検証機能があれば、入力ミスをリアルタイムで警告し、訂正を促してくれます。

システム導入で脱紙文化を図れば、精度の高い業務遂行が可能です。

データの分析・活用が容易

4つ目は、データの分析・活用が容易なことです。

紙文章の文章を分析したい場合、さまざまな場所から書類を集めて、書かれている内容を手作業で集計、整理し、分析可能な形に変換する必要があります。分析を進めるために、多くの時間と手間がかかってしまうでしょう。

受発注業務に適したシステムを導入して、紙文化からの脱却を図れば、購買傾向の分析、在庫管理の最適化、顧客満足度の向上策の策定など、受発注に関するデータを簡単に分析できるようになります。そのため経営層の意思決定など、迅速かつ効率的に進む可能性が高まるでしょう。

セキュリティ向上

5つ目は、セキュリティの向上です。

受発注業務でペーパーレス化を実現すれば、情報漏洩リスクが低減するなど、セキュリティ対策を向上できます。

紙文書の運用では、重要な書類が紛失したり、不正行為によって盗まれたりするリスクが常に存在しています。物理的なセキュリティ対策にも限界があり、情報を保護することは複雑で困難です。

セキュリティの高いシステムで受発注業務を行えば、外部・内部からの脅威からデータを保護できます。必要な人のみが閲覧できるようにアクセス権を設定することで、不正アクセスも防げるでしょう。

システムを導入し、ペーパーレス化を実現すれば、情報漏洩のリスクを大幅に低減し、企業のセキュリティ体制を強化できます。脱紙文化により、企業の信頼性と安全性を高められるのです。

受発注業務で脱紙文化するときの注意点

上述したとおり、受発注業務を紙文化から脱却すれば、多くのメリットを得られます。しかし、脱紙文化を図るには、注意しなければならないこともあります。

従業員が紙の運用に慣れているならば、ペーパーレス化を行うことに抵抗があるかもしれません。また、紙ベースの文書は閲覧や持ち運び、直接書き込みをすることが容易など、多くの人にとって親しみやすい形式です。

デジタル化された文書では、これらが難しくなることがあるため、業務そのものがペーパーレスに適しているかどうかの確認も必要です。

さらに、紙文書は何が書かれているか一目で把握しやすい、というメリットもあります。ペーパーレス化すれば、見落としが発生する確率があがるかもしれません。

ペーパーレス化を進める際には、上記注意点を理解して、適切なツール・サービスの選定、従業員のトレーニングも行いましょう。

受発注業務で脱紙文化（ペーパーレス）したいなら、TS-BASE 受発注がおすすめ

本記事では、受発注業務における脱紙文化（ペーパーレス）について紹介しました。

リモートワークや電子帳簿保存法改正により、受発注業務におけるペーパーレス化が加速しています。ペーパーレス化すれば、企業に業務効率化やセキュリティ対策向上などのメリットをもたらしてくれるでしょう。

導入する前に、元々の規定や慣習へ対応できるか、操作性は問題ないかなど、現状の業務がペーパーレスが向いているかの判断も重要です。

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