TS-BASE 受発注

2023.11.07

受発注業務をアナログで行う課題と解決策

アナログな受発注業務プロセスは、手書きの注文書や紙ベースの記録が一般的であり、これにはいくつかの問題が潜んでいます。手作業によるヒューマンエラー、遅延、およびデータの不正確性が頻発し、迅速で効率的なビジネス運営を妨げてしまう恐れがあるのです。

本記事では、いまだに受発注業務でアナログ手法が一般的である背景を説明し、そこに潜む課題とその解決策を紹介します。

受発注業務において今でもアナログ手法が利用されている背景

多くの企業で、現在でも受発注業務においてアナログ手法が利用されている理由には、いくつかの背景が存在します。ただし、デジタル化の波は急速に進んでおり、これに適応することが将来的な競争力向上に繋がるでしょう。

伝統的な信頼性と安定性

受発注業務において、アナログ手法は昔から確立された方法です。そのため、信頼性や安定性が強く重視される現場で多く採用されています。手書きの伝票や電話による注文は、長い間の実績とともに、変わらぬ信頼をもたらしてきました。

システム導入のハードル

新たなシステム導入にあたっては、導入コストやトレーニングの必要性という面で高いハードルが存在します。特に中小企業や伝統的な経営スタイルを重んじる企業では、新しいテクノロジーへの移行には慎重な姿勢が見られます。

人的リソースのスキル不足

アナログ手法は一般的な作業者にとってなじみ深く、特別なスキルやトレーニングを必要としないことも一つの要因です。受発注業務にシステムを利用するには、その操作やメンテナンスに関するスキルが求められます。そのためのスキル不足により、いまだにアナログ手法を採用している企業も少なくありません。

カスタマイズ可能性の確保

アナログ手法は企業が業務プロセスを柔軟にカスタマイズすることを可能にします。特に特殊な業界や独自の業務ルールを持つ企業では、アナログ手法がこれに適応しやすいとされています。

受発注業務をアナログで行う場合の主なプロセス

一部の企業ではいまだに受発注業務をアナログで遂行することが一般的です。ここでは、その主なプロセスを紹介します。

手書き伝票の作成

アナログな受発注プロセスでは、注文や出荷の情報を手書き伝票に記入することが一般的です。これは長い間の商習慣に基づくものであり、従業員が物理的な書類を扱うことで注文の正確性を確保しています。

電話やFAXを活用した注文

電話やFAXを使った注文も広く行われています。顧客が商品を注文する際、担当者と直接やり取りを行い、注文内容を確認することも行われています。

在庫の手動管理

アナログ運用の環境では、在庫管理も手動で行われます。倉庫内で商品の実物確認を行い、その数量を手書きで伝票に反映させることで、在庫数量を把握しています。

請求書の手動作成

取引が完了した際には、請求書の発行も手動で行います。これには請求先の詳細や取引内容が含まれ、従業員がこれを手作業で作成し、送付先に郵送することが一般的です。

現地での直接取引

アナログで受発注業務を行う状況では、取引先との直接のやり取りが重要です。顧客や仕入先との信頼関係を築くために、担当者が現地を訪れ、直接商談を行うこともあります。

受発注業務をアナログ手法で行うメリット

受発注業務をアナログ手法で行うことには、いくつかのメリットが存在します。ただし、昨今は以下で紹介するメリット以上に課題の方が重視される傾向が強まりつつあります。

信頼性の確保

アナログな手法は、その堅実な性質から高い信頼性を確保します。手書き伝票や電話による注文は、人の手で直接取り扱われるため、デジタルのトラブルやシステムの障害が発生するリスクが低減します。

柔軟性と手軽さ

アナログ手法は柔軟で手軽な特徴を持ちます。特に中小企業では、大規模なシステムの導入に伴う高いコストや複雑なトレーニングがハードルとなることがありますが、アナログ手法であれば手っ取り早く適用できる点がメリットです。

導入コストの削減

アナログ手法は、システムを導入する際の大きな初期投資が不要です。特に予算が限られている企業にとっては、手軽に始めることができるという利点があります。

作業者のトレーニングが容易

アナログなプロセスは比較的シンプルであるため、作業者のトレーニングが比較的容易です。従業員は高度なITやPC操作のスキルを必要とせず、短期間で業務に携わることができます。

カスタマイズのしやすさ

アナログ手法は企業ごとの個別の業務プロセスに容易に適合します。カスタマイズがしやすいため、特殊な業界やニーズに対応するのが得意です。

受発注業務をアナログ手法で行うデメリット

アナログ手法を用いて受発注業務を行う際には、いくつかの課題が浮かび上がります。これらの課題は、デジタル技術の進化と顧客の期待が高まる現代において、慎重に検討するべきポイントとなっています。

情報の非効率性

手書き伝票や電話での注文には情報の非効率性がつきものです。手作業でのデータ入力や確認には時間がかかり、これがヒューマンエラーや業務の遅延を引き起こす可能性があります。

正確性の低下

アナログ手法ではヒューマンエラーのリスクが高まります。例えば、手書き伝票の作成や口頭での注文確認では、情報の抜けや誤りが発生しやすくなるでしょう。これが誤った商品の発送や請求書の不一致などにつながる可能性があります。

迅速な対応の難しさ

アナログ手法では、情報の伝達が物理的な手段に依存するため、迅速な対応が難しいという課題があります。特に急な注文変更や在庫の欠品、注文数量の急増などに対処するのが難しくなります。

データの透明性の欠如

アナログな手法では、データの透明性が不足しています。リアルタイムでの在庫状況や注文の進捗を即座に把握することが難しく、これがサプライチェーン全体の可視性を損なう可能性があります。

競争力の低下

アナログ手法は、迅速で効率的なデジタルプロセスが当たり前となる現代の競争社会において、競争力の低下を招く可能性があります。お客様はより効率的なプロセスやスピーディなサービスを求めており、アナログ手法ではこの要求に応えることが難しくなるでしょう。

受発注システム導入がアナログのデメリット解消につながる

受発注システムの導入は、アナログ手法に潜む課題の解決に大いに寄与します。以下で、その理由を詳しく紹介します。

リアルタイムな情報共有

受発注システムは、リアルタイムな情報共有を可能にします。これにより在庫状況や注文の進捗などのデータに即座にアクセス可能となり、情報の透明性が向上します。アナログ手法において発生しやすい情報の非効率性を解消できるでしょう。

精度向上とエラーの軽減

システムを利用した受発注プロセスなら、手作業に伴うヒューマンエラーを軽減できます。手書き伝票や口頭での確認の代わりに、システムが正確にデータを処理することで、注文や出荷の正確性を向上させます。

迅速かつ柔軟な対応

システムでは迅速かつ柔軟な対応が可能です。急な注文変更や在庫の欠品、注文数の増加にも画面上ですぐに対応でき、これがアナログ手法では難しかった迅速なサービス提供につながります。

データの可視性向上

システムの利用はデータの可視性を向上させます。リアルタイムでのデータ分析が可能となり、サプライチェーン全体の可視性を確保します。これにより、さらなる効率化や意思決定の裏付けが行えます。

顧客とのシームレスな連携

受発注システムは、顧客との連携を強化します。オンラインでの注文や発送通知の自動送信などが可能となり、これがアナログ手法では難しかった効率的なカスタマーサービスの提供や顧客満足度の向上につながります。

以下の記事では、Web受発注システムの機能や使用するメリットを解説しています。あわせてご覧ください。
Web受発注システムを解説！主な機能・メリット・選び方も詳しく紹介

アナログとデジタルのハイブリッド手法も存在

受発注業務にはアナログとデジタルどちらかではなく、両者を採用するハイブリッド手法が導入される傾向があります。両者の長所を組み合わせることで、業務の柔軟性と効率性を高めることが可能です。

アナログとデジタルそれぞれの長所から、ハイブリッド手法とはどのようなものか、例を紹介します。

注文受付と手動確認のアナログプロセス

アナログ手法では、注文の受付や手動での確認プロセスが活用されています。顧客からの注文は電話や伝票を通じて受け付けられ、これにより柔軟な対応が可能です。作業者にとっては、複雑な注文に対応する際に役立ちます。

デジタル化された在庫管理と自動発注

一方で、在庫管理や発注プロセスにおいてはデジタル技術が活用されています。センサーやバーコードスキャンの活用で、リアルタイムで在庫状況を把握することが可能です。これにより、必要な商品の自動発注や適切な在庫レベルの維持が容易になります。

データ分析による効率向上

ハイブリッド手法では、過去のデータを用いたデータ分析が活用されています。顧客の注文履歴や商品の動向などのデータを分析することで、需要予測や在庫最適化に活かすことが可能です。これにより、より効率的かつ戦略的な受発注が実現されます。

柔軟な顧客対応

アナログ手法が柔軟な対応を可能にする一方、デジタル手法はスピードと正確性を提供します。ハイブリッド手法では、特定の注文に対して最適なプロセスを選択し、これにより柔軟でありながらも効率的な顧客対応が実現されます。

業務の透明性向上

デジタルとアナログの組み合わせにより、業務の透明性が向上します。どの段階でどのプロセスが行われているかを把握しやすくなり、作業履歴の追跡や改善点の特定が容易になります。

デジタルな受発注プロセスの導入も検討しよう

アナログ手法による受発注業務にもメリットはあるものの、ヒューマンエラーが起こりやすいなどの課題も多く、昨今はデジタルな受発注プロセスを導入する企業が増加しています。今後競合企業と戦うには、受発注業務のデジタル化は必須といえるでしょう。
本記事の内容が、貴社受発注業務のデジタル化検討のきっかけになると幸いです。

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