受発注業務をデジタル化すべき理由・メリット・方法を解説

紙や FAX ・メールなど、アナログな方法で受発注業務を続けていると、膨大な作業に追われたり、管理が煩雑化したりすることもあるでしょう。受発注業務をデジタル化すれば、効率よく作業できることや蓄積したデータをシステム連携できることなど、メリットが豊富にあります。

この記事では、受発注業務におけるデジタル化の方法とメリット、注意点について解説します。これから受発注業務をデジタル化したい、と考えている方はぜひ参考にしてください。

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受発注業務におけるデジタル化とは

まずは、受発注業務におけるデジタル化について説明します。

受発注業務におけるデジタル化とは、発注書や請求書など、受発注業務のプロセスにおける情報を電子化し、業務効率や情報を可視化することです。
従来の紙や FAX などの業務は、郵送の手間もかかり管理も煩雑になりがちでした。デジタル化することで、受発注業務に関わる情報を電子化でき、進捗追跡や過去に対応した受発注業務情報の管理も容易にできます。これにより、人為的なミスの減少、業務プロセスの可視化にもつながります。

また、受発注システムを導入すれば、社内や取引先とリアルタイムにデータを共有できたり、蓄積したデータを分析したりすることも可能です。結果、受発注業務におけるパフォーマンスの向上にも繋がります。

受発注業務におけるデジタル化は、受発注業務の生産性を向上させる重要な手段です。

受発注業務をデジタル化すべき理由

受発注業務は、なぜデジタル化すべきなのでしょうか。その主な理由として、アナログ運用からの脱却や、多様な働き方への対応、人による入力ミス防止などが挙げられます。ここからは、受発注業務をデジタル化すべき理由を詳しく解説します。

アナログ運用からの脱却

従来の電話や FAX 、書類の郵送などのアナログな方法での受発注業務は、社内対応や社外対応に多くの時間とコストを要します。また、人と人との直接な会話だと聞き間違いが発生することを避けられないなど、アナログ運用には課題があります。

そのような状況下において、受発注業務をデジタル化すれば、従来人と人とでやり取りしていた業務を自動化し、受発注業務の時間や郵送・人的コストなどを削減できるでしょう。

さらに、従来のアナログ運用に比べて情報を即時に共有可能なため、過去のデータとの比較や分析も容易にできます。
多くの時間とコスト削減を要し、かつミス発生しやすいアナログ業務から脱却するためにも、受発注業務をデジタル化すべきです。

多様な働き方への対応

多様な働き方に対応するためにも、受発注業務をデジタル化すべきといえます。

受発注業務では、担当者が電話や FAX の注文に対応するために出社しなくてはならない企業もまだ少なくありません。近年浸透しているリモートワークなどの多様な働き方や、電子商取引に対応できるよう、受発注業務のデジタル化に取り組む企業も増えています。

システムなどを導入して、デジタル化することで、どの場所からでも受発注業務で使用するデータにアクセスして業務を遂行することが可能です。そうすれば、担当者の対応速度がアップすることはもちろん、わざわざ出社する必要もなくなるため、ワークライフバランスを保ちやすいでしょう。

入力ミス防止

入力ミスを防止するためにも、受発注業務をデジタル化すべきといえます。

例えば、紙で受け取った発注書や請求書の情報をシステムに転記するときに、数字や担当者名を間違えるなど、ミスが発生する可能性があります。受発注業務をデジタル化すれば、直接システムに入力したデータを扱えるようになるため、手動で転記する必要もありません。

従来の業務で発生しがちな入力ミスを防ぐためにも受発注業務のデジタル化が役立ちます。

受発注業務のデジタル化が企業にもたらすメリット

受発注業務をデジタル化することで、企業にはどのような利点があるでしょうか。ここからは受発注業務をデジタル化するメリットについて、詳しく解説していきます。

DX の加速

１つ目のメリットは、DX の加速です。

受発注業務をシステムなどを導入してデジタル化すれば、受発注の進捗などやり取りする情報を一元管理できるようになります。従来人の手作業で処理していた複雑な作業を自動化できるため、時間・コストを削減できるでしょう。

蓄積されたデータを他システムと即時連携することで、在庫数などの効率的な管理、更新も可能です。蓄積されたデータの分析が容易になり、ビジネス戦略・経営層の意思決定に生かせるでしょう。

これらは全て DX の推進活動です。受発注業務のデジタル化がDXの加速に繋がるでしょう。

業務効率化

２つ目のメリットは、業務効率化です。

従来のアナログ運用では、フォーマットを用意していても、人によって使用する版が違ったり、レイアウトが崩れたりなどするでしょう。また、急な対応に追われてフォーマットを使わずに手書きのもので対応することも考えられます。受発注業務担当者は、それぞれに合わせた対応が必要なため、業務に追われてしまいます。

受発注業務をデジタル化することで、標準化されたフォーマットに統一できることはもちろん、システム上で受発注業務を自動化することが可能なため、業務効率化につながります。

スマートな管理

３つ目のメリットは、スマートな管理です。
デジタル化することで、いつでも好きなタイミングで受発注業務を行えるようになります。

アナログな業務では、紙帳票の郵送や、電話・ FAX などの対応のため、わざわざオフィスに出社する必要があります。電話で発注依頼をする場合、取引先の担当者が出るまで何度もかける必要があり、時間も要するでしょう。

受発注業務をデジタル化することで、いつでも取引ができるようになります。取引先が営業している時間を確認する必要もなくなります。システム上での受発注業務を完結できるようになるため、スマートな管理が可能です。　

コスト削減

４つ目のメリットは、コストの削減です。

受発注業務をデジタル化すれば、紙ベースの管理や手作業による入力ミスを減らすことが可能です。さらに、一部業務を自動化することにより、これまで兼業で受発注業務を実施していた営業などの担当者は、自身の主業務に集中できます。

また、従来の書類の印刷・保管といった物理的なコストや手間も削減可能です。デジタル化によって受発注業務のコストを大幅な削減が期待できます。

検索性向上

５つ目のメリットは、検索性向上です。

紙などのアナログ業務では、過去に対応した受発注業務データを探すためにわざわざ倉庫やキャビネットへ行き、山積みになった書類から探すなどの手間や時間も必要です。そのような場合、デジタル化することで情報を一元管理することができ、検索・閲覧も簡単に行えるようになります。

担当者は探したい情報の検索キーワードを入れて探すだけで済むため、業務効率も上がるでしょう。受発注業務をデジタル化すれば、検索性も向上できます。

受発注業務のデジタル化を実現する方法

ここまで、受発注業務のデジタル化について、概要・必要な理由・メリットについて説明しました。それでは、受発注業務をデジタル化するためには何をすればよいのでしょうか。ここからは、受発注業務をデジタル化を実現する方法について解説していきます。

Excel

Excel を使って、受発注業務をデジタル化することができます。

Excel は表計算ツールのため、在庫管理や注文書作成、コスト分析などへ活用することが可能です。また、標準テンプレートを作成することもでき、誰もが統一したフォーマットで受発注業務を行えます。
Excel の関数を使えば、紙などの手作業よりも早く確実な計算ができ、労力・時間を削減し、ミスを減らすことも可能でしょう。

Excel では、受発注業務の簡単なデジタル化対応は可能ですが、大量のデータを処理するには時間がかかることや、テンプレートを作った担当者に属人化しやすい、という特徴もあります。そのため、簡易的な受発注業務に向いているといえるでしょう。

Excel で行う受発注業務のメリット・デメリットはこちらをご参照ください。
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