TS-BASE 通販
2023.07.07
通販事務の仕事内容は?主な業務や求められるスキルを解説
目次
通販会社やECサイトの運営会社などで、事務的な業務を担う「通販事務」は、顧客とのスムーズな取引に欠かせない重要な仕事です。
この記事では、通販事務の主な仕事内容や求められるスキルについて詳しく解説します。
通販事務の仕事に興味がある方はもちろん、通販やオンラインショッピングの受発注や在庫管理、物流に関わる人もぜひ参考にしてください。
通販事務とは
通販事務は、通販会社などで受発注管理や書類作成、問い合わせ対応などの事務的な業務を行う職種です。
通販やECサイト運営には、フロント業務とバックエンド業務の大きく2つの仕事があります。
- フロント業務:商品企画、マーケティング、仕入れ、サイト運営、宣伝など、ユーザーから見えやすい表側の業務
- バックエンド業務:受注や入金の管理、出荷、在庫管理など、通販事業を後ろから支える裏方の業務
フロント業務とバックエンド業務の各担当者が密に連携を取り合うことで、顧客のニーズにあった商品やサービスの提供や素早い出荷、適正な在庫管理などが可能になります。
通販事務は、フロント業務とバックエンド業務のどちらか、あるいは両方の分野でさまざまな業務をこなし、スムーズな業務遂行をサポートすることが役目です。
ECサイト運営の業務については、こちらの記事で詳しく解説しています。ぜひあわせて参考にしてください。
参考記事:ECサイトとは?必要な機能・業務・作り方などを分かりやすく解説
通販事務の主な仕事内容
通販事務の業務内容は、受注管理や書類作成といった事務作業から、問い合わせ対応などの顧客対応まで多岐に渡ります。
細かい仕事内容は会社によって異なりますが、ここでは通販事務が一般的に行っている業務について解説しましょう。
受注管理
受注管理とは、ECサイトや電話から注文が入った際に、受注データの入力や注文内容の確認、配送先情報の管理などを行う業務です。自拠点の倉庫に在庫がない場合には、他拠点の倉庫やメーカーに在庫の有無を問い合わせするケースもあります。
受注管理は、注文者に正しい商品を素早くお届けするためにまず行う業務であり、迅速かつ正確な対応が求められます。
発送管理
発送管理とは、受注情報を元に商品をピッキング(選別)し、必要に応じて検品作業を行った後、梱包やラベリング、出荷、配送状況の確認などを行う業務です。
配送方法や配達日時の指定がある場合には、その通りに発送手続きを行うことも重要です。また、一般消費者向けの通販・ECサイトではギフトラッピング指定がされていることもあるため、各注文内容を慎重に確認し、リボン掛けやのし掛け、箱詰めなどを行います。
なお、これらの発送業務を外部委託している企業の場合、委託元の通販事務が行う発送管理業務は業者への依頼などの事務手続きが主となります。
問い合わせ対応
問い合わせ対応では、商品や注文に関する顧客からの問い合わせ対応やクレーム処理などを行います。
問い合わせ窓口は企業によって異なり、メールや電話、オンラインフォームなどの他、最近はLINEなどのSNSからも問い合わせを受け付けているケースが多いです。
企業間での取引と異なり、一般消費者との取引では注文確定後に「色やサイズを変えたい」「◯月◯日に届けてほしい」「キャンセルしたい」といった要望もよく発生します。それら一つ一つに対して丁寧に、かつ迅速に対応することが、通販事務には求められます。
また「◯◯の使い方を教えてほしい」「急に動かなくなった」といった商品に関する質問が来ることもあるため、扱っている商品への一定の知識が求められる点は、通販事務の特徴です。
在庫管理
在庫管理とは、商品の在庫や状況の管理、必要に応じた発注や補充などを行う業務です。賞味期限や使用期限がある商品を取り扱っている場合には、保管されている商品の期限が十分にあるかどうかも重要な確認事項です。
欠品などがある場合、ECサイト上で新規注文ができないようにしたり、「◯月上旬入荷予定」といった表示を出したりする作業も業務の一つです。
在庫は多すぎても少なすぎても円滑な業務遂行に支障をきたすため、過去のデータや最新の注文状況、トレンドなどを見ながら適正な管理に努めることが求められます。
とは言え、各現場では一般的に「在庫が◯品になったら発注する」「◯ヶ月ごとに発注する」といったルールが設定されており、通販事務だけの判断で在庫管理を行うケースは少ないでしょう。
書類作成
書類作成では、納品書や検品書、月次や四半期ごとの売上報告といった書類を作成します。多くの場合、システムからのダウンロードが可能であったり、データ抽出のマニュアルが用意されていたりするので、その通りに行えばよいでしょう。
法人や団体などとの取引(BtoBEC)を行っている場合には、見積書や請求書などを作成するケースもあります。A社にはPDF、B社には郵送、といったように取引先ごとに書類の送付方法が異なる場合もあるため、注意が必要です。
通販事務に求められるスキル
通販事務の業務を行うために特別は資格は必要ありません。しかし、さまざまな役割を担う通販事務の仕事をこなすためには、いくつか持っておくとよいスキルがあります。
ここからは、通販事務に求められる4つのスキルについて解説します。
事務処理能力
事務処理能力とは、データ入力や処理、書類作成などの事務作業をこなすために必要なスキルです。
通販事務は、日々大量の受注データの入力や注文処理、発送手続き、書類作成などの業務を効率的にこなす必要があります。注文殺到やタスク重複により、業務に追われることもあるかもしれません。
パソコンスキル
通販事務の業務では、システムへの注文データの入力、ExcelやWordでの書類の作成、チャットツールやメールの問い合わせ対応など、パソコンを使うシーンが多くあります。
そのため、タッチタイピング(キーボードを見ずにタイミングすること)やExcelやGoogleスプレッドシートなどの書類作成ツールの操作スキルがあると、業務をスムーズにこなせます。ブラウザや書類作成ツールで使えるショートカットもいくつか知っておくと便利でしょう。
コミュニケーションスキル
通販事務は、顧客からの問い合わせへの対応や他部署との連携などを行うため、丁寧な言葉遣いや表現力、傾聴能力などのコミュニケーションスキルも求められます。
お客様と企業、そして社内の各部署間の関係を通販事務のコミュニケーションスキルをもって良好に保つことは、効率的な業務遂行や顧客満足度の向上、売上向上につながります。人と人とつなぐ仲介役としての役目は、通販事務としてのやりがいや力の発揮しどころともいえるでしょう。
柔軟な対応力(臨機応変さ)
通販業界では、メディアやSNSで取り上げられたことによる急な需要増加や、顧客からの細かい要望、クレームなど、柔軟な対応力が求められるシーンも多くあります。
特に顧客対応においては、マニュアル通りの対応がいつも正解であるとは限りません。クレームが入った場合には、相手の話を聞き、相手が求めるものを提示するなど、その場その場で最適な対応を見極めることが必要です。
通販事務の仕事内容は多岐に渡る
通販会社やECサイト運営会社などで、円滑な業務遂行のサポートを行う通販事務の仕事は、受発注情報の管理や出荷管理、書類作成、顧客対応など多岐に渡ります。
仕事に就くために特別な資格は必要ありませんが、最低限のパソコンスキルやコミュニケーションスキルなどは持っておくと役立ちます。これから業務に就く人は、必要なスキルを確認し、足りないスキルは補っておきましょう。
商品の仕入れや在庫管理、注文管理、梱包や出荷手続き、サイト管理など、通販会社では様々な部署や拠点が協力・連携して業務を進めます。通販事務はその仲介役としての役割も持っていますが、より強力な体制を築くためにはシステムの活用がおすすめです。
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