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2023.07.07

通販事務の仕事内容は?主な業務や求められるスキルを解説

通販事務の仕事内容は?主な業務や求められるスキルを解説

目次

通販会社やECサイトの運営会社などで、事務的な業務を担う「通販事務」は、顧客とのスムーズな取引に欠かせない重要な仕事です。

この記事では、通販事務の主な仕事内容や求められるスキルについて詳しく解説します。


通販事務の仕事に興味がある方はもちろん、通販やオンラインショッピングの受発注や在庫管理、物流に関わる人もぜひ参考にしてください。

通販事務とは

通販事務は、通販会社などで受発注管理や書類作成、問い合わせ対応などの事務的な業務を行う職種です。


通販やECサイト運営には、フロント業務とバックエンド業務の大きく2つの仕事があります。

  • フロント業務:商品企画、マーケティング、仕入れ、サイト運営、宣伝など、ユーザーから見えやすい表側の業務
  • バックエンド業務:受注や入金の管理、出荷、在庫管理など、通販事業を後ろから支える裏方の業務

フロント業務とバックエンド業務の各担当者が密に連携を取り合うことで、顧客のニーズにあった商品やサービスの提供や素早い出荷、適正な在庫管理などが可能になります。


通販事務は、フロント業務とバックエンド業務のどちらか、あるいは両方の分野でさまざまな業務をこなし、スムーズな業務遂行をサポートすることが役目です。

ECサイト運営の業務については、こちらの記事で詳しく解説しています。ぜひあわせて参考にしてください。

参考記事:ECサイトとは?必要な機能・業務・作り方などを分かりやすく解説


ECサイトとは?必要な機能・業務・作り方などを分かりやすく解説

Amazonや楽天など、ECサイトでネットショッピングをするのが当たり前になった現在。自社でECサイトを立ち上げたり、個人でECサイトを運営する人も多いでしょう。こうした背景に伴い、ECサイトの立ち上げに際しては、そもそも「ECサイトとは何か」を理解しておくことは重要です。そこでこの記事では、ECサイトの概要・機能・運営に必要な業務・作り方などを解説します。これからECサイトを立ち上げる方は必見です。ECサイトとは?ECサイトの「EC」とは、「Electronic Commerce」の略で、日本語では「電子商取引」という意味です。「eコマース」と呼ばれることもあります。このeコマースとは、インターネット上で商品やサービスの売買をしたり、契約・決済などの取引をすることの総称を表す言葉。つまりECサイトとは、eコマースを行うWEBサイト全般を表す言葉です。代表的なECサイトとしては、Amazonや楽天などのネット通販をイメージすると思います。そのほかにも、動画配信サービス・飲食店の予約サイト・ネット銀行(インターネットバンキング)などもECサイトに含まれます。ECサイトとネットショップの違い基本的に、ECサイトとネットショップは同じ意味です。強いていえば、ネットショップは消費者側の呼び名、ECサイトは運営側の呼び名として使います。あるいは、ネットショップはおもにインターネット上で商品を販売する物販系WEBサイト、ECサイトはそれらを含むeコマース全般を表す言葉です。ただし明確な違いはないので、「ECサイト=ネットショップ」という考え方で問題はありません。ECサイトに必要な機能ECサイトを作る上で必要な機能は、おもに以下の6つです。商品機能顧客機能注文機能集客・販促機能分析機能デザイン機能これら6つの機能が相互に連携し合うことでECサイトが成り立っています。商品機能商品機能とは、ECサイトで取り扱う商品情報を管理する機能です。商品機能に該当する具体的な機能は、おもに以下の2つ。商品管理機能:商品データの登録・変更・削除、商品検索、商品データの一括取込など在庫管理機能:商品の在庫数、複数の店舗・チャネルをまたいだ一括管理など顧客機能顧客機能は、ECサイトに登録しているユーザーや過去にECサイトを利用したことがあるユーザーに関する情報を管理する機能です。顧客機能に該当する具体的な機能は、おもに以下の3つ。顧客管理機能:ユーザーの登録情報管理、顧客情報の共有、顧客ニーズの把握など問い合わせ管理機能:WEB・FAX・電話での問い合わせ対応メール配信機能:注文・受注・入金・発送の各完了タイミングでの自動送信メール注文機能注文機能は、ECサイトから注文された商品の注文状況や配送手続きに伴う必要情報を管理する機能。ショッピングカート機能も注文機能に含まれます。注文機能に該当する具体的な機能は、おもに以下の3つ。受注管理機能:注文内容の確認、在庫の確認、納期の確認、受注伝票の作成など決済管理機能:決済方法の管理(クレジットカート決済・代金引換・後払い・コード決済など)出荷管理機能:配送先情報の管理、出荷指示書・売上伝票の作成など集客・販促機能ECサイトで商品を購入してもらうには、ECサイト自体を認知してもらわなければなりません。また、リピート率を上げることも売上アップに必要な要素。そこで重要なのが、集客・販促機能です。具体的な機能は、おもに以下の4つ。WEB広告:リスティング広告・SNS広告・動画広告・アフィリエイトなどメールマガジン:セール情報・クーポン配信・アンケート依頼などのメール配信レコメンド機能:ユーザーの趣味嗜好に合わせたおすすめ商品の通知SNS連携:各SNS(Twitter・Instagram・Facebook・LINEなど)との連携分析機能分析機能は、一番売れている商品や閲覧数を稼いでいるページの把握、ユーザーがECサイトから商品を購入するまでの導線設計などの分析に欠かせません。そのため、ECサイトの一元管理システムに導入されているケースも多いです。ECサイト分析でよく使われるツールは、おもに4つ。Googleアナリティクス:WEBページ別の閲覧数の把握やリアルタイム分析が可能Google Search Console:WEBページの流入キーワードや検索順位の把握ヒートマップ:サイト内のユーザー行動を色で可視化するツールマインドマップ:人間の思考プロセスを可視化するツールデザイン機能デザイン機能は、ECサイトのレイアウトを司る機能で、テキストや背景などを変更したり、新規ページの追加・変更・削除などに影響する機能です。ECサイト制作のデザインツールとしては、CMS(Contents Management System)が代表的。CMSを活用すれば、プログラミングに詳しくなくてもコンテンツを容易に追加できます。ECサイト制作のCMSとしては、「MakeShop」「Shopify」「EC-CUBE」などが有名。ちなみに、「WordPress」は機能実装に伴うHTML/CSSの知識やセキュリティなどの面から、ECサイト制作で採用するにはハードルが高いとされています。ECサイト運営に必要な業務自社でECサイト運営に関わる際、必要になる業務は大きく分けて3つです。商品管理商品企画集客業務商品管理商品管理は、ECサイトに登録している商品の管理業務です。具体的には、商品の仕入れ・在庫管理・注文管理などです。人気商品やトレンド商品については、常に在庫状況を把握し、在庫切れや供給過多を起こさないようにバランスを取りながら在庫を調整。そのほか、商品のデータ管理として、商品の登録・変更・削除、商品の写真撮影と投稿、説明文の記載なども行います。大規模なECサイトの場合、在庫管理などの一部の業務については、物流企業にアウトソーシング(外注)するケースも多いです。商品企画商品企画は、現在の需要やトレンドを意識した商品の企画・提案を行う業務。EC市場は企業・個人に関わらず手軽に始められるため、参入障壁が低い市場です。そのため、変化が激しく競争率も高いことから、EC市場の商品企画においては臨機応変かつスピーディな企画力が求められるでしょう。また、市場調査・分析に伴うマーケティング力、商品の製造や仕入れにかかる日数を加味したマネジメント力なども求められます。集客業務集客業務は、ECサイトに新規顧客を誘導したり、既存ユーザーの客単価アップにつながる施策を打ち出すなど、ECサイトの集客を上げるための業務です。具体的には、販促キャンペーン(チケット配布・割引セールなど)、ブログ運営(商品紹介やコラムなど)、メールマガジン、WEB広告、SNS運用、SEO対策などが挙げられます。ECサイトの作成の手順ここでは、一般的なECサイトの作り方を4つの手順で解説します。ASPの選定事前準備ECサイトの構築公開前の設定ASPの選定個人や自社で小規模なECサイトを立ち上げる場合は、ASPを利用するのが一般的。ASPとは「Application Service Provider」の略で、インターネット上でアプリケーションを提供するサービス事業者を指す用語です。ECサイトを構築する際は、ECサイトに必要な機能が一通り備わった「ASPカート」を利用するのがおすすめ。初心者でも、簡単な手順でECサイトを立ち上げられます。ASPカートで代表的なものは「BASE」「Shopify」「STORES」など。それぞれのメリット・デメリットを比較して選びましょう。事前準備使用するASPの選定が完了したら、次は構築前の準備作業を行います。事前準備を行う具体的な作業内容は、おもに4つです。要件定義:目的やコンセプト、サイト要件・システム要件などを決める構築設計:デザイン設計書や機能設計書の作成ASPアカウント登録ASPのテンプレート選択・設定変更事前準備の優先順位としては、要件定義および構築設計が重要。特に、自社でECサイトを構築する場合は、プロジェクトメンバーと要件定義で認識のすり合わせが必要になるでしょう。その後、構築設計でECサイトのデザインや機能を設計書に落とし込んでいきます。ECサイトの構築事前準備が完了したら、次はいよいよECサイトの構築です。テンプレートを用いて構築する際は、販売する商品の登録作業がメインとなるでしょう。自前で制作する際は、設計書を元にHTML/CSSコーディングを行います。あるいは、WEBデザイナーや制作会社に外注することもあります。公開前の設定ECサイトの構築が完了したら、最後は公開前の設定を行います。具体的には、決済方法・配送設定・公開設定などを確認。その後、選択できる決済手段ごとにテスト注文を行いましょう。運営フローに不備がないか、注文完了メールに不備がないか、配送先に誤りがないかなど、実際の購入者を想定したテストを行ってください。一通り問題がなければ、ECサイト構築は完了です。ECサイトの現状とこれからインターネットがインフラ化した現在、ECサイトの導入は企業にとって重要な課題の1つ。販路拡大や業務効率化などの側面から、ECサイトを重要視する声は大きいです。そこで本記事では、拡大を続けるECサイトの現状と今後の動向について解説します。ECの市場規模EC業界の今後ECの市場規模経済産業省の市場調査(2022年)によると、新型コロナウイルスの感染拡大の影響も相まって、日本のBtoCおよびBtoBのEC市場は年々拡大しているとのこと。令和3年のBtoC-ECの市場規模は約20.7兆円(前年比7.35%増)、令和2年のBtoB-ECの市場規模は約372.7兆円(前年比11.3%増)という結果でした。また、BtoC-ECの物販分野のEC化率に着目してみましょう。EC化率の高い順に、「書籍、映像・音楽ソフト」の46.20%、「生活家電、AV機器、PC・周辺機器等」の38.13%、「生活雑貨、家具、インテリア」の28.25%という結果。電子書籍・有料動画配信・有料音楽配信など、サブスクリプションサービスの拡大も合わせると、EC市場は今後も拡大が続くといえるでしょう。EC業界の今後日本のEC市場が拡大する一方で、今後起こりうる問題にも目を向けるべきです。具体的には、以下のような問題が挙げられます。2024年問題による物流への影響小口配送の増加に伴う物流の複雑化・労働環境の悪化参入障壁の低さによるEC市場のピークアウト特に、トラックドライバーの年間時間外労働時間の上限が960時間に制限される「2024年問題」は、EC事業を手掛ける各企業が向き合うべき喫緊の課題。また競争率の高いEC事業で勝ち残る上では、他社と差別化を図るためのパーソナライゼーションの強化、オムニチャネルの強化などが課題として挙げられます。このように、EC業界は今後も盛り上がりを見せる一方で、物流への影響や競争率の高さなどから、EC単体で事業を継続するのは難しくなると予想されます。ECサイトは現代ビジネスの要ECサイトの概要・必要な機能・運営に必要な業務・作り方・EC業界の現状と今後の動向について解説しました。今や、ECサイトは「現代ビジネスの要」といえる存在。EC市場の拡大に伴い、自社や個人でECサイトを立ち上げる機会は増えるでしょう。ECサイトを運営するなら、必要な機能や業務は押さえておきたいところです。これからECサイトを構築する際には、ぜひ紹介した手順を参考にしてみてください。弊社サービスのTS-BASE 通販では、自社でのEC実施経験をもとに、ECの要件定義からサイト開設・運用まで必要な範囲を必要なだけサポートいたします。必要な要件に合わせて適切なECカートシステムをご提案しますので、ECサイト運営に不慣れな担当者でも安心です。導入を検討される場合は、お気軽にご相談ください。

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通販事務の主な仕事内容

通販事務の業務内容は、受注管理や書類作成といった事務作業から、問い合わせ対応などの顧客対応まで多岐に渡ります。
細かい仕事内容は会社によって異なりますが、ここでは通販事務が一般的に行っている業務について解説しましょう。

受注管理

受注管理とは、ECサイトや電話から注文が入った際に、受注データの入力や注文内容の確認、配送先情報の管理などを行う業務です。自拠点の倉庫に在庫がない場合には、他拠点の倉庫やメーカーに在庫の有無を問い合わせするケースもあります。

受注管理は、注文者に正しい商品を素早くお届けするためにまず行う業務であり、迅速かつ正確な対応が求められます。

発送管理

発送管理とは、受注情報を元に商品をピッキング(選別)し、必要に応じて検品作業を行った後、梱包やラベリング、出荷、配送状況の確認などを行う業務です。

配送方法や配達日時の指定がある場合には、その通りに発送手続きを行うことも重要です。また、一般消費者向けの通販・ECサイトではギフトラッピング指定がされていることもあるため、各注文内容を慎重に確認し、リボン掛けやのし掛け、箱詰めなどを行います。


なお、これらの発送業務を外部委託している企業の場合、委託元の通販事務が行う発送管理業務は業者への依頼などの事務手続きが主となります。

問い合わせ対応

問い合わせ対応では、商品や注文に関する顧客からの問い合わせ対応やクレーム処理などを行います。
問い合わせ窓口は企業によって異なり、メールや電話、オンラインフォームなどの他、最近はLINEなどのSNSからも問い合わせを受け付けているケースが多いです。

企業間での取引と異なり、一般消費者との取引では注文確定後に「色やサイズを変えたい」「◯月◯日に届けてほしい」「キャンセルしたい」といった要望もよく発生します。それら一つ一つに対して丁寧に、かつ迅速に対応することが、通販事務には求められます。


また「◯◯の使い方を教えてほしい」「急に動かなくなった」といった商品に関する質問が来ることもあるため、扱っている商品への一定の知識が求められる点は、通販事務の特徴です。

在庫管理

在庫管理とは、商品の在庫や状況の管理、必要に応じた発注や補充などを行う業務です。賞味期限や使用期限がある商品を取り扱っている場合には、保管されている商品の期限が十分にあるかどうかも重要な確認事項です。

欠品などがある場合、ECサイト上で新規注文ができないようにしたり、「◯月上旬入荷予定」といった表示を出したりする作業も業務の一つです。
在庫は多すぎても少なすぎても円滑な業務遂行に支障をきたすため、過去のデータや最新の注文状況、トレンドなどを見ながら適正な管理に努めることが求められます。


とは言え、各現場では一般的に「在庫が◯品になったら発注する」「◯ヶ月ごとに発注する」といったルールが設定されており、通販事務だけの判断で在庫管理を行うケースは少ないでしょう。

書類作成

書類作成では、納品書や検品書、月次や四半期ごとの売上報告といった書類を作成します。多くの場合、システムからのダウンロードが可能であったり、データ抽出のマニュアルが用意されていたりするので、その通りに行えばよいでしょう。


法人や団体などとの取引(BtoBEC)を行っている場合には、見積書や請求書などを作成するケースもあります。A社にはPDF、B社には郵送、といったように取引先ごとに書類の送付方法が異なる場合もあるため、注意が必要です。

通販事務に求められるスキル

通販事務の業務を行うために特別は資格は必要ありません。しかし、さまざまな役割を担う通販事務の仕事をこなすためには、いくつか持っておくとよいスキルがあります。

ここからは、通販事務に求められる4つのスキルについて解説します。

事務処理能力

事務処理能力とは、データ入力や処理、書類作成などの事務作業をこなすために必要なスキルです。

通販事務は、日々大量の受注データの入力や注文処理、発送手続き、書類作成などの業務を効率的にこなす必要があります。注文殺到やタスク重複により、業務に追われることもあるかもしれません。

パソコンスキル

通販事務の業務では、システムへの注文データの入力、ExcelやWordでの書類の作成、チャットツールやメールの問い合わせ対応など、パソコンを使うシーンが多くあります。

そのため、タッチタイピング(キーボードを見ずにタイミングすること)やExcelやGoogleスプレッドシートなどの書類作成ツールの操作スキルがあると、業務をスムーズにこなせます。ブラウザや書類作成ツールで使えるショートカットもいくつか知っておくと便利でしょう。

コミュニケーションスキル

通販事務は、顧客からの問い合わせへの対応や他部署との連携などを行うため、丁寧な言葉遣いや表現力、傾聴能力などのコミュニケーションスキルも求められます。

お客様と企業、そして社内の各部署間の関係を通販事務のコミュニケーションスキルをもって良好に保つことは、効率的な業務遂行や顧客満足度の向上、売上向上につながります。人と人とつなぐ仲介役としての役目は、通販事務としてのやりがいや力の発揮しどころともいえるでしょう。

柔軟な対応力(臨機応変さ)

通販業界では、メディアやSNSで取り上げられたことによる急な需要増加や、顧客からの細かい要望、クレームなど、柔軟な対応力が求められるシーンも多くあります。

特に顧客対応においては、マニュアル通りの対応がいつも正解であるとは限りません。クレームが入った場合には、相手の話を聞き、相手が求めるものを提示するなど、その場その場で最適な対応を見極めることが必要です。

通販事務の仕事内容は多岐に渡る

通販会社やECサイト運営会社などで、円滑な業務遂行のサポートを行う通販事務の仕事は、受発注情報の管理や出荷管理、書類作成、顧客対応など多岐に渡ります。

仕事に就くために特別な資格は必要ありませんが、最低限のパソコンスキルやコミュニケーションスキルなどは持っておくと役立ちます。これから業務に就く人は、必要なスキルを確認し、足りないスキルは補っておきましょう。


商品の仕入れや在庫管理、注文管理、梱包や出荷手続き、サイト管理など、通販会社では様々な部署や拠点が協力・連携して業務を進めます。通販事務はその仲介役としての役割も持っていますが、より強力な体制を築くためにはシステムの活用がおすすめです。

  • 最適な業務フローが組めておらず、業務やコストに無駄が生じている
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