TS-BASE 受発注

2024.06.28

BtoB企業のバックオフィス業務を解説！業務内容・課題・解決策を詳しく紹介

「BtoB企業のバックオフィス業務にはどのような課題があり、どうすれば解決できるのだろう」と考え、解決策を調べている方もいらっしゃると思います。バックオフィス部門では、アナログ対応による属人化をはじめとする課題を抱えているところも多く、業務効率化が欠かせません。

本記事では、BtoB企業のバックオフィス業務内容をはじめ、抱える課題と解決策について紹介していきます。

BtoB企業のバックオフィス業務とは

BtoB企業のバックオフィス業務とは、企業間の取引を円滑に進めるために、企業の内部で行われる事務処理やサポート業務のことです。例えば、受発注業務、在庫管理、顧客サポートのほか、財務・経理、人事・総務、法務、購買・調達、情報システムなどが挙げられます。これらの業務は、営業などのフロントオフィスを支える役割を果たします。

BtoB企業では、相手企業の独自ルールに沿った複雑な取引や契約が多いため、正確なデータ管理や迅速な対応が求められます。そこでバックオフィス業務が抱える課題を把握して、効率化や自動化を図ることが大切です。

BtoB企業のバックオフィスにおける主な業務内容

BtoB企業のバックオフィスの主な業務内容について紹介していきます。

営業事務
カスタマーサポート
財務・経理
人事・総務
法務
購買・調達
情報システム

営業事務

営業事務は、営業のサポート業務全般のことで、商品やサービスの注文受付から、発注、納品、請求書発行までの一連の流れである受発注業務が含まれます。

例えば、顧客からの営業が注文を受けた後、営業事務では内容を確認し、社内の在庫状況をチェックし、必要に応じてベンダーへ発注していきます。また、商品の出荷準備を行い、納期に合わせて出荷します。

また、商品の在庫を適切に管理し、需要に応じた供給を確保するための業務である、在庫管理も大切な業務です。

営業事務が担当する受発注業務と在庫管理は正確かつ効率的な処理が求められるため、専門知識と細心の注意が必要です。適切なシステムを導入することで、業務の効率化やトラブルの防止を期待できるでしょう。

カスタマーサポート

カスタマーサポートには、顧客からの問い合わせ対応、クレーム処理、契約管理、アフターサービスなどの業務が含まれます。

例えば、商品の詳細や納期、価格に関する質問への回答が挙げられます。クレーム処理においては、顧客の不満や問題点を迅速に解決し、信頼関係を維持することが重要です。

バックオフィス業務の中でも、カスタマーサポートは顧客満足度に直結します。顧客対応業務は、コミュニケーション能力と問題解決能力が求められ、顧客との信頼関係を築くために重要です。

財務・経理

財務・経理は、企業の資金管理や会計処理を担当する業務です。

例えば、予算策定・資金管理・売掛金や買掛金の管理・決算書の作成・税務申告などが挙げられます。

また、企業の財務健全性を確保するための財務戦略の策定や投資計画の立案も実施します。

財務・経理業務はバックオフィスの中でも会計に関する業務が中心のため、企業の経済基盤を強化していきます。

人事・総務

人事は、新入社員・中途採用社員の採用と教育、社員の評価、福利厚生など、人材管理業務全般を担う業務です。

労務管理や労働法遵守の対応、職場環境の整備、社内イベントの企画・運営などを行うケースもあります。

総務は、備品の管理、文書の作成・管理、来客対応など、企業の運営を円滑に進めるためのサポート業務全般のことです。

法務

法務は、企業の法的リスクを管理し、法令遵守を確保する役割を担う業務です。契約書の作成とチェック、訴訟対応、知的財産権の管理、コンプライアンスの推進などが主な業務です。

企業が法的トラブルを回避し、健全な事業を実施するための法的な支援を行います。

購買・調達

購買・調達は、必要な資材やサービスを調達する業務です。

市場を調査して、最適な供給先を選定し、価格交渉・契約締結を行います。また、購入した資材の在庫管理・品質管理を行うケースもあります。

購買・調達は企業が販売する製品やサービスの質を維持するために、適切に調達して、安定した販売を行っていきます。

情報システム

情報システムとは、社内のITインフラやシステムの管理と運用を担当する業務です。

例えば社内ネットワークの構築・保守、データベースの管理、システムのセキュリティ対策、ソフトウェア導入とアップデート、ユーザーへのサポートなどが含まれます。

情報システム部門があることで、社員は社内のシステムをスムーズに利用できます。

BtoB企業のバックオフィスが抱える課題

BtoB企業のバックオフィス業務が抱える課題について、以下3点を紹介します。

特に営業活動を支える営業事務では、顧客との取引にかかわる業務を行うことが多いため、これらの課題を抱えるリスクが高いです。

ヒューマンエラー（人的ミス）の発生
属人化
兼任業務

ヒューマンエラー（人的ミス）の発生

1つ目の課題は、ヒューマンエラーの発生です。ヒューマンエラーとは、人による作業や判断におけるミスを指します。

受発注管理、在庫管理、顧客対応などのバックオフィス業務でミスが発生すると、商品の誤発送、在庫の過不足、顧客対応の不備などが起こり得ます。例えば、受注内容を入力する際の打ち間違いや、在庫データの更新漏れなど、些細なミスでも後々大きな問題に発展するでしょう。

ヒューマンエラーを防ぐためには、業務プロセスの標準化やマニュアルの整備、社員教育の徹底が不可欠です。また、受発注業務に適したシステムを導入することにより、自動化やデータ入力の精度向上も期待できます。

属人化

2つ目の課題は、属人化です。

属人化とは、特定の業務や知識が特定の社員に依存してしまう状況のことです。属人化は、業務の効率や組織全体の柔軟性に悪影響を与えることがあります。

例えば、ある社員だけが特定の業務フローを担当している場合、その社員が急な体調不良や退職などで不在になると、業務が滞ってしまいます。また、引き継ぎが不十分な場合、新しい担当者が業務の細かな内容を把握できないために、ミスや遅延が発生するリスクもあるでしょう。

バックオフィス業務は、担当者に依存せずに業務をスムーズに進めるためにも属人化の問題を解消しなければなりません。

兼任業務

3つ目の課題は、兼任業務です。

兼任業務とは、特定の社員が複数の異なる業務を同時に担当する状況のことです。兼任業務を続けていると業務効率性に悪影響を与えることが多いです。

例えば、同じ社員が営業と受発注業務を兼任している場合、それぞれの業務に必要な時間や注意が分散し、どちらの業務も中途半端になるリスクがあります。この結果、受発注の遅延や誤り、在庫の過不足、顧客対応の遅滞などが発生しやすくなるでしょう。

また、兼任をしている特定の社員に負荷が増すことでストレスや疲労も増大し、生産性の低下やヒューマンエラーの増加を招く恐れもあります。

BtoB企業のバックオフィス業務を効率化する方法

BtoB企業のバックオフィス業務を効率化する方法について、以下2点を紹介します。

体制の整備
システムの導入

体制の整備

1つ目は、体制の整備です。

BtoB企業のバックオフィス業務では、業務の属人化が起こりやすく、特定の社員に業務が集中すると、その社員が不在の場合に業務が滞るリスクが生じます。そのため、社内体制をしっかりと整備して属人化を防ぐことが重要です。業務の標準化やマニュアル化を進め、複数の社員が同じ業務を担当できるように進めましょう。

また、兼任業務を防ぐことも重要です。バックオフィス業務では、主業務と受発注業務など、複数業務を兼任している担当者も多く、効率低下の原因となっています。

受発注業務を専門のスタッフが対応することで、業務の精度とスピードも向上するでしょう。体制の整備を通じてバックオフィス業務の効率化を図ることが大切です。

システムの導入

BtoB企業のバックオフィス業務を効率化するためには、システム導入が有効です。

例えば受発注業務でシステムを導入すれば、従来の紙や口頭・電話ではなく、電子形式やシステム上で注文できるようになり、手動入力の手間や転記ミスもなくなります。郵送手続きも必要なくなるため、迅速かつ正確な注文処理が可能となるでしょう。

業務の効率化はもちろんヒューマンエラーの削減や情報共有の促進、顧客満足度の向上など、多くの効果を期待できます。

BtoB企業の主な業務である受発注業務には、受発注システムの導入がおすすめです。

受発注システムとは

受発注システムとは、商品やサービスの注文を電子的に管理・処理するためのシステムのことです。

受発注システムを導入すれば、注文データの入力や処理が迅速かつ正確に行えるようになるため、手動入力のミスが減るでしょう。

また、リアルタイムで注文状況を把握できるようになるため、在庫管理や出荷スケジュールの調整もスムーズに行えます。

受発注システムは、注文状況や納期の確認がオンラインでできるものが多いため、取引先への問い合わせ対応の手間が省けます。また、システムによりデータが一元管理されることで、過去の注文履歴を活かした需要予測もできるため、今後の営業活動の改善にも役立つでしょう。

受発注システムの導入により、業務の効率化だけでなく、ヒューマンエラーの削減やコスト削減も期待でき、バックオフィス全体の生産性が向上するでしょう。

BtoB企業のバックオフィス業務ならTS-BASE 受発注がおすすめ！

本記事では、BtoB企業のバックオフィス業務内容、抱える課題と解決方法を紹介しました。

BtoB企業のバックオフィス業務を改善したいなら、TS-BASE 受発注の導入がおすすめです。TS-BASE受発注は BtoB企業に特化した受発注管理システムです。バックオフィス業務で負担となっていた発注者の注文から、商品の手配・出荷までの様々な業務を、TS-BASE 受発注ひとつで一元管理できます。

TS-BASE 受発注について詳しく知りたい方は、以下資料もご参照ください。