受発注業務が属人化している状況とは？考えられる影響や解消方法を紹介

受発注業務が属人化している状況は、業務の効率低下やミスの増加、顧客対応の遅延といったさまざまな問題を引き起こす可能性があります。

本記事では、受発注業務が属人化している状況について具体的な例を挙げ、その影響を詳しく解説。さらに、属人化を解消するための有効な対策や受発注システムの活用方法についても紹介します。

属人化の具体例

受発注業務における属人化とは、特定の担当者や少数の人々に業務の知識やノウハウが集中してしまう状況を指します。これにより、その担当者がいなければ業務が円滑に進まない、もしくは停滞してしまうリスクが生じます。具体的なケースを見てみましょう。以下のケースが発生している場合、属人化している可能性があります。

業務知識の集中：特定の担当者が業務の詳細な手順やプロセスをすべて把握しており、他のスタッフがその業務内容を理解していない状況です。その結果、その担当者がいないと他のスタッフが業務を引き継ぐことができず、処理が遅れることがあります。
マニュアルや手順書の不足：業務手順やプロセスが明文化されておらず、すべてのノウハウが担当者の頭の中にのみ存在している状況です。このため、新しい担当者が業務を引き継ぐ際に、詳細なマニュアルや手順書がないため、業務習得に時間がかかることがあります。
スキルや知識の偏り：特定の担当者が高度なスキルや専門知識を持っており、他のスタッフが同様のスキルを持っていない状況です。トレーニングや教育が不足しており、担当者が不在時に代替要員がいないため、業務が滞ることがあります。
情報共有の不足：業務プロセスに関する情報が十分に共有されておらず、担当者間のコミュニケーションが不足している状況です。担当者が業務を他のスタッフに教える時間がないため、情報が一部の人にしか伝わらない場合もあります。

属人化が受発注業務に与える影響

受発注業務が属人化することによって発生する影響の例を紹介します。場合によっては業務を行うこと自体が困難になることもあるため、属人化は可能な限り避けることが重要です。

業務効率の低下：特定の担当者が不在の場合、業務が停滞しやすくなります。その担当者が抱えている知識やスキルが他のスタッフに共有されていないため、業務をスムーズに引き継ぐことができません。また、新しい担当者が業務内容を理解するまでに時間がかかるため、手戻りや修正が増え、業務全体の効率が低下します。
ミスやトラブルの増加：特定の担当者だけが知っている情報が多い場合、他のスタッフが正確に業務を遂行できず、ミスが発生しやすくなります。例えば、発注内容の誤りや在庫管理のミスが増加するなどが考えられます。また、トラブル発生時に、問題の解決に必要な情報が担当者の頭の中にしかない場合、迅速な対応が難しくなり、トラブル解決が遅れることがあります。
顧客対応の遅延と信頼低下：受注処理や出荷が特定の担当者のスケジュールに依存している場合、顧客対応が遅れることがあります。これにより、納期遅延が発生し、顧客満足度が低下する可能性があるでしょう。さらに、顧客からの問い合わせやクレーム対応が遅れると、顧客からの信頼を失い、取引関係に悪影響を及ぼすこともあります。
業務の柔軟性欠如：業務プロセスが特定の担当者に依存していると、急な業務変更や増加に対応する柔軟性が欠如します。これにより、ビジネス環境の変化に迅速に対応できず、競争力が低下してしまうでしょう。また、属人化が進むと、担当者の不在時に代替要員がいないため、業務継続性が確保できません。これにより、事業運営の安定性が損なわれます。
従業員の成長機会の制限：属人化が進むと、特定の担当者以外が業務に関するスキルや知識を習得する機会が減ります。これにより、従業員全体のスキルレベルが向上せず、組織全体の能力が停滞してしまうでしょう。さらに、担当者に業務が集中するため、他のスタッフに対するトレーニングや教育が行われず、人材育成が進みません。その結果、組織の成長が阻害されます。

受発注業務の属人化を防ぐための対策

受発注業務の属人化を防ぐ、または解消するには具体的にどのようなことをすればいいのでしょうか。ここでは属人化対策の例を紹介します。

業務の標準化：業務プロセスを標準化し、全員が同じ手順で作業を行えるようにします。これにより、特定の担当者に依存することなく、誰でも業務遂行が可能です。例えば、業務の流れを明確にし、標準的な手順を文書化したり、フローチャートやマニュアルを作成して全社員に共有したりなどの方法があります。さらに、各業務にチェックリストを導入し、必要な手順や確認事項を明示することで、ミスを防ぎ、業務の質を確保できます。
業務マニュアルの整備と共有：詳細な業務マニュアルを作成し、全員がアクセスできるようにしましょう。これにより、担当者が変わっても業務の質を維持することができます。業務内容や手順が変わった場合には、迅速にマニュアルを更新し、最新情報を全員に共有してください。また、クラウドストレージや社内ポータルを利用して、マニュアルを一元管理し、必要なときにすぐにアクセスできるようにするのも効果的です。
業務プロセスの可視化と透明化：業務の進捗状況や担当者の役割を可視化し、全員が理解できるようにします。これにより、業務の透明性が高まり、属人化を防ぐことが可能です。またプロジェクト管理ツールを使用して業務の進捗状況をリアルタイムで共有したり、定期的に業務進捗を確認するミーティングを開催したりして情報共有を徹底してください。
テクノロジーの活用：受発注管理システムや自動化ツールを導入し、業務の効率化と標準化を図ります。これにより、特定の担当者に依存せず、業務をスムーズに進めることが可能です。例えば、ERPシステムや専用の受発注管理ソフトウェアを導入し、データの一元管理とリアルタイムの情報共有を実現します
教育とトレーニングの強化：担当者全員が必要なスキルと知識を持つように、継続的な教育とトレーニングを実施しましょう。これにより、特定の担当者に依存しない体制を構築します。また、新しいシステムやツールの導入時には研修を実施し、全員がスムーズに新しい環境に適応できるようにしてください。
コミュニケーションの強化：業務に関する情報を定期的に共有し、担当者全員が最新の情報を把握できるようにします。定期的にチームミーティングを開催し、業務の進捗や課題を共有しましょう。さらに、SlackやMicrosoft Teamsなどのコミュニケーションツールを活用して、リアルタイムで情報を共有します。
業務の分担とローテーション：業務を分担し、定期的にローテーションを行うことで、特定の担当者に業務が集中しないようにするのも効果的です。これにより、全員が様々な業務に対応できるようになるのはもちろん、定期的に担当業務を変更し、全員が幅広いスキルを習得可能です。

受発注業務の属人化を防ぐ方法として受発注システムの利用がおすすめ

ここまでに属人化を防ぐ方法を複数紹介してきましたが、比較的素早く行える方法としておすすめなのが、受発注システムの導入です。導入に金銭的なコストがかかりますが、それを差し引いても利用すべきメリットが多数あります。

受発注システムを利用することで得られるメリットとしては、以下のようなものがあります。

業務の標準化と自動化：受発注システムは業務フローを標準化し、定型的な手順を自動化する機能を備えています。これにより、誰でも同じ手順で業務を遂行できるため、特定の担当者に依存することなく業務を進めることが可能です。例えば、注文の受け付けから出荷までの一連のプロセスをシステム化することで、手作業によるミスを減らし、業務効率を向上させます。
リアルタイムの情報共有：受発注システムを利用することで、受発注に関する情報がリアルタイムで共有されます。これにより、担当者間の情報共有がスムーズに行われ、誰でも最新の情報にアクセスできるようになります。特定の担当者だけが知っている情報がシステム上で共有されるため、業務の透明性が高まり、属人化を防ぐことが可能です。
データの一元管理：受発注システムは受注データや在庫データ、顧客情報などを一元管理します。これにより、必要な情報を迅速に検索・参照できるため、業務の効率が向上するでしょう。また、データの一貫性が保たれるため、情報の正確性が向上し、ミスやトラブルを減らすことができます。
商品状況の可視化：受発注システムにより注文から出荷までの流れをリアルタイムで確認することが可能です。注文から出荷までのプロセスの中で商品が現在どのフェーズにあるのか一目で確認できます。また倉庫内の在庫がどのくらいかデータ化し、リアルタイムでチェックすることも可能です。
トレーサビリティの確保：受発注システムはすべての取引履歴を記録・保存するため、トレーサビリティが確保されます。これにより、過去の取引情報を簡単に追跡でき、問題発生時にも迅速に対応が可能です。担当者が変わっても業務履歴がシステムに残っているため、業務の継続性が確保されます。
コスト削減：受発注システムの導入により、業務の効率化が図られることで、コスト削減できる場合があります。例えば、手作業によるミスの削減や業務プロセスの自動化により、無駄なコストが減少するでしょう。また、在庫管理が効率化されることで、過剰在庫や欠品を防ぐことができ、全体的なコスト削減にも寄与します。