インターネットFAXとは？導入するメリット・デメリットを紹介

インターネットFAXは、近年ビジネスにおいて広く利用されている便利な通信手段です。インターネット経由でFAXを送受信することで、紙やインクの節約や作業効率の向上が期待できます。

この記事では、インターネットFAXのメリットとデメリット、導入を検討する際のポイントを紹介します。

インターネットFAXとは？

インターネットFAXとは、電子メールやWebサイト経由でFAXを送受信するサービスのことです。通常のFAXと同様に、文書や画像を相手のFAX機に送信することができます。

インターネットFAXはネットを介して行われるため、紙やインクを使わずにデータを送受信可能です。インターネットFAXを利用することで、FAXの利便性を保ちながら紙やインクなどのコスト・環境負荷を軽減することができます。昨今のペーパーレス化の強まりを見ても、導入がおすすめなサービスの一つです。

インターネットFAXを導入するメリット

インターネットFAXを導入することにはどのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは4つのメリットを紹介します。

コスト削減：インターネットFAXは従来のFAXと比べて通信費が削減できる傾向があります。また電子メールやオンラインプラットフォームを介して送受信できるため、紙やインクの消費が少なくなります。導入することにより金銭的なコスト削減が期待できるでしょう。
時間や場所を選ばない：インターネットに接続されていればどこからでもFAXを送受信できます。時間や場所に制限されずに作業できます。テレワークを導入している企業でも、FAXの送受信が可能になる点は、出社の労力を減らせるためメリットになるでしょう。
環境への配慮：インターネットFAXは紙やインクを使用しないため、環境にやさしい通信手段となります。紙の無駄を減らし、環境負荷を軽減します。昨今は多くの企業で環境問題への配慮が求められるため、インターネットFAXがその一助となるでしょう。
文書管理の簡素化：電子的にFAXを管理できるため、送受信した資料のファイリングや文書管理が簡単になります。紛失のリスク削減や、大量の紙を保管するスペースを確保する手間などが不要になる点もメリットです。

インターネットFAXを導入するデメリット

コスト削減や環境配慮など導入するメリットの多いインターネットFAXですが、企業によってはデメリットが発生することも。メリットだけでなくデメリットも知った上で、自社にとってインターネットFAXの導入が効果的かどうか判断しましょう。

ここではインターネットFAXを導入する際に発生し得るデメリットについてまとめます。

セキュリティの懸念：インターネットを介して書類を送受信するため、情報セキュリティのリスクが存在します。機密性の高い情報を扱う場合は、データの漏えいや不正アクセスへの対策が必要です。
インターネット接続の必要性：インターネットFAXのメリットで「時間や場所を選ばず送信できる」と記載しましたが、正確には「インターネットに接続している環境下であれば」という前提がつきます。インターネット接続がない場所からは基本的にデータを送ることができないので、使用する場合はインターネット環境も求められることは把握しておきましょう。
電子化に伴う課題：紙のFAXから電子的なFAXへの移行には、これまでに使用してきたシステムや業務プロセスの変更が必要となる場合があります。またインターネットFAXに使い慣れていない従業員のトレーニングなどの必要性も生まれれば、メイン業務以外にリソースを取られてしまうかもしれません。
相手先の状況：ペーパーレス化が進む昨今ですが、依然として紙のFAXを利用している企業や個人も存在します。相手先との通信形式の不一致により、インターネットFAXではデータを送信できない場合もあるので、自社だけでなく取引先や顧客の状況も含めてインターネットFAXを使用できるかどうか事前に確認しておきましょう。

インターネットFAXを選ぶ際のポイント

実際にインターネットFAXを導入することになった場合、どのような基準で利用するサービスを選べばいいのでしょうか。インターネットFAXといっても様々な企業がサービスを提供しているので、迷ってしまうでしょう。

ここでは、利用するインターネットFAXを選ぶ際のポイントをまとめます。

セキュリティ機能：インターネットFAXはセキュリティの観点で選ぶことが重要です。送信データの暗号化や安全な通信手段の使用、アクセス制御などのセキュリティ機能が備わっているか確認しましょう。
利便性と使いやすさ：インターネットFAXの利便性も重要です。送信や受信の手順が簡単で直感的に操作できるかどうか、マルチデバイス対応やクラウド連携などの機能もチェックしましょう。
カスタマーサポート：導入後のトラブル対応や技術サポートがスムーズに受けられるかどうかも重要です。24時間対応や問い合わせ窓口の充実など、カスタマーサポート体制を確認しましょう。
価格と契約条件：料金体系や契約条件も比較検討のポイント。月額料金や送信件数に応じた料金体系、更新契約や解約時の条件などを確認し、コスト面でも適切なサービスを選びましょう。
機能拡張と連携：今後の業務拡大やシステム連携の可能性を考慮して、インターネットFAXの機能拡張や他のシステムとの連携が可能かも見るべき重要なポイントです。API連携やクラウドサービスとの連携など、将来のニーズに対応できるかを確認しましょう。