象印マホービン株式会社は、販促物の社内受発注業務及び物流業務に「TS-BASE 受発注」を活用している。同業務は、システムを活用した運用が長年行われていたが、安全・安定した業務環境を維持するためにシステムのリプレイスを実施し、TS-BASE 受発注を導入した。4つの部署がそれぞれの役割を担って運営されている販促物の物流業務への影響はどのようなことがあったのか。実務担当者からの評価の声も含め、実状を同社経営企画部システムグループマネージャー 高田篤史さまへ伺った。

販促物を自社倉庫で管理する象印マホービン株式会社

注釈：象印マホービン株式会社の商品

象印マホービン株式会社（以下、象印マホービン）は、創業1918年の調理家電や生活家電などの製造・販売をおこなっている企業だ。毎日の生活をより便利で快適にする商品の提供を目指し、最新の技術を駆使した高品質な商品ラインアップが魅力の一つだと言える。

そんな同社の商品を、カタログやPOPなどの販促物を通して詳しく知る一般消費者も多い。お客さまが求める情報を提供するために用意された多種多様な販促物は、自社が運営する専用倉庫で在庫保管され、全国の営業担当者から入る注文に対して出荷をする流れで運用が行われている。

部署間連携で行われている「販促物の物流」

注釈：象印マホービン 経営企画部システムグループマネージャー　高田篤史さま

象印マホービンでは、販促物の注文・受注・在庫管理・物流業務へシステムを導入し、円滑な運用が行われてきた。しかし、兼ねてから導入していたシステムの保守（定期的なメンテナンスやサポート）を受けられなくなることが分かったため、全てを一新する運びとなったのだ。

販促物の物流には、4つの部署が関わっている。

1. 注文者となる各支店に属する営業部
2. 受注や支店との調整や問い合わせ対応を行うマーケティング部
3. 販促物の在庫管理と発送業務を行う物流倉庫
4. 社内のシステム全般を管理・開発・保守を行う経営企画部システムグループ

が、それぞれの役割を担って運用されてきた。

「以前使用していたシステムの時から、各作業のワークフローを作成して、ルールに沿った運用をしてきました。TS-BASE 受発注へのリプレイス後も、基本的な各部署の役割分担は生かしつつ、新たな仕組みに合わせて最適化したものを元に運用しています」（高田さま）。

注文・在庫管理をTS-BASE 受発注へリプレイス

長年使用していたシステムを新しいシステムに置き換えることに対し、懸念の声があったのではないだろうか。この疑問に、高田さまはこのように答えた。 

「事前に通知とヒアリングを行っていたため、特に指摘が入ることはなかったです。以前と遜色ない機能と、それぞれが担う業務をより効率化できる新たな仕組みを導入できるよう、システムグループが取りまとめを行って推進をしていきました。TS-BASE 受発注の導入後も運用上の大きな問題はなく、スムーズなリプレイスができたと思います」（高田さま）。

システムグループでは、各部署が安心して運用ができるように専用マニュアルサイトを制作し、各担当者が知りたい時に知りたい情報を入手できるような整備を行った。また、各システム内の適切な場所へマニュアルへのリンクを設置して利便性の向上も図っている。これらの要因で、マーケティング部への操作方法などの問い合わせは少なく、業務への支障や運用変更などのリクエストも発生していないとのことだ。

注文者・受注・物流倉庫担当者からは前向きな感想も

全国各地にある16拠点の営業担当者は約300名いる。営業先から注文を行う場合や、拠点で担当者を決めて代表して発注を行うなど、利用ケースは多様だが概ね利便性は向上したという意見が多い。以前は規定時間までの処理が間に合わず、その日の発注を諦めることもあったが、TS-BASE 受発注では手早く注文ができるので利便性が上がったとのことだ。

受注や各拠点との各種調整を行うマーケティング部は、リプレイス後に想定されていた問い合わせも少なく落ち着いていて、運用はスムーズに移行したと評価している。同部署で行っていた業務も効率化された。例えば、以前はメールや紙面で販促物の入庫連絡の確認を行い、専用エクセルへの入力作業を行っていたが、TS-BASE 受発注を導入した後は、システム上でデータが更新され、閲覧も簡単にできるようになった。情報の一元管理ができるようになったことが最も感じているメリットだという。

物流倉庫も、TS-BASE 受発注の導入後の入庫連絡処理工程は、約80％削減され大きな変化を感じているとのことだ。出荷業務の変化は特に大きく、システムから出力される出荷関連情報の精度が上がり、仕分け作業が約1時間短縮された。以前のシステムにはなかった新たな機能も好評で、TS-BASE 受発注の担当者が実際の倉庫に訪れ情報交換を行ったことが、現場目線を取り入れたシステム構築につながり、実際の使用感に好影響を与えたと考えられている。

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