専用注文書を使用したメールやFAXでの受発注業務に課題があった「安藤ハザマ興業株式会社」は、特定事業部だけではなく、グループ全体の業務効率化を目的に受発注システム「TS-BASE 受発注」を導入した。導入前の状況や課題感から、何を思い、どのような経緯でシステム化を推進してきたのか。現在感じている効果も含め、安藤ハザマ興業株式会社（以下、安藤ハザマ興業）オフィスサポート事業部、受発注管理ご担当者さまへ話を伺った。

モノづくりを下支えするオフィスサポート事業部

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安藤ハザマ興業は、総合建設業安藤ハザマグループの一員として、人々の豊かな暮らしや社会発展につながる新しい価値創造への挑戦を続けている。

同社オフィスサポート事業部は、建設現場事務所の運営に必要な備品や、安全関連商品の安定供給を通して、同グループ内の高品質なモノづくりのサポートを行っている。全国各地の現場や営業所からのニーズに応えながら、モレなく正確な受発注業務を遂行するための創意工夫を繰り返し行ってきた。

アナログ作業の限界を実感したきっかけ

同事業部では、受発注業務への課題を長年抱えていた。発注者は、同グループ関連の現場事務所や営業所などで、常に300件近くある。それら発注者からの月間約1000件近い注文は、FAXやメールで受注した後、各仕入先に発注を行う流れで運用されていた。

発注は、指定URLからダウンロードする「専用注文書」を使用するルールだった。同事業部では数多くの商品を取り扱っているため、注文書は50種類近くあった。商品ラインアップの変更があるたびに、注文書の更新を行い、最新版を専用URLへ掲載する作業を行っていたが、発注者側の管理方法はさまざまだ。そのため、実際に使用される注文書の統制は極めて困難で、注文処理を丁寧に行うほかなかった。当時を振り返り、担当者はこう話す。

「課題感を抱えながらも、目の前の堅実さを優先した受発注業務を行っていました。そんな中、現場メンバーから『既存のやり方では、もう無理だ！』という強い意見が出たんです。この声がきっかけになって、改革へと舵を切り始めた…という経緯があります」。

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既存運用からの変更は、大きな混乱を招いてしまう可能性もある。そして、DX化の世の流れからテクノロジーの導入は必然的だと思われていたが、建設という業界の性質上「紙文化」とのなじみが他業界より深い。多くの懸念点はあったが、担当者はそれらをポジティブに捉えるようにした。

「日常生活でインターネットに触れる機会も増えていましたし、通信販売で物を買うことも一般化しつつあった。我々が最優先で考えるのは、“エンドユーザー（発注者）の利便性向上”です。注文後の電話確認で、在庫切れのやり取りをする手間などを考えると、慣れるまで多少の何かがあったとしても、確実に現状よりご満足いただける状況になる。定着はするだろうと想定した上で推進していきました」。と、話した。

勇気を出して「今より働きやすい環境づくりを！」

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業務手順を少し変更するだけでも、さまざまな要因から拒否反応を示してしまうのは、人間としてよくある感情変化だ。しかし、同事業部で過渡期を経験してきたメンバーは、こう話した。

「FAXとメール中心の受発注業務では、もう業務が回らない！という気持ちの方が強くて、『システム化しようと思う』と言われた時、不思議と抵抗感は感じませんでした。それだけ危機感が強かったのだと思います。

運用の変更に、心理的ハードルを感じるのは普通のことだと思います。でもそれ以上に、“今より働きやすくなるなら良いかな！”と。それであれば、勇気を出して前進しようと思いました」。

歩み始めた先は、大変なこともあったというが、それ以上に「あの時、駆け出して本当に良かった」と、担当者は笑顔で話した。

注文確認のやり取りは「ほぼゼロ」に

その後、導入した受発注システム「TS-BASE 受発注」は、同事業部の業務に良い影響を与えた。

まず、以前はFAXやメールで行っていた受注作業が、全てWeb上（TS-BASE 受発注の注文サイト）で完結するようになった。以前は苦心していた専用注文書の管理も、通販サイトのような注文サイトを使用することで、注文書自体が不要になったのだ。（特殊な一部商品に限り、注文書運用は継続されている）。

発注者側も、使用した注文書が要因で発生するやり取りや、欠品や出荷スケジュールの確認などの細かな業務が削減され、業務のスリム化が徐々に進んでいると想定される。

注釈：TS-BASE 受発注の注文サイト画面サンプル。現在の在庫数を表示することで、発注の可不可を見える化。複数枚の画像を掲載することで、商品の詳細を伝えることが可能だ。

また、全体的に、「漏れ」「連絡工数」が削減された。特に、同事業部受発注担当者の発注漏れや確認漏れなどのミスは、その部分の業務をTS-BASE 受発注のシステム内で自動化されたため、「ほぼゼロ」になったという。そして、仕入先への発注も、TS-BASE 受発注内の注文データを元に発注書を自動生成し、数クリックの作業で仕入先へのメール送付が可能になった。

その他にも、「業務の標準化」への取り組みとしても効果的だったと担当者は話す。以前はアナログ作業が中心だったため、属人化が避けられない業務があった。そのため、担当者は無意識にプレッシャーを感じ、管理者は言語化できない業務の把握に悩む場面もあったという。

TS-BASE 受発注は、場所を選ばず、誰もが受発注業務を行うことができる。同事業部では、操作マニュアルを整備し、イレギュラーな事態が起きた場合に代理メンバーがフォローできる体制を新たに構築した。このような「属人化防止策」としても効果を実感できているとのことだ。

TS-BASE 受発注で注文の窓口を一本化する

同事業部では、全取扱商品を「TS-BASE 受発注の注文サイト」に掲載を行い、注文窓口の統合を目指しているという。特殊な条件がある商品や、別の課が扱う商品も含めて一本化していくことで、発注者の作業も統一化され、更なる効果を見込んでいるのだ。

「新たな情報は、どこかで入力作業という手間が生じます。最初の1作業の削減はできませんが、紙やメールを介した情報のやり取りだと、異なる場所で同作業が必ず発生するのでミスのリスクも高くなります。

我々の発注者は、同グループ企業という状況もありますが、親会社、弊社、あと仕入先も含めて、1回の作業で完結させる。これを拡張していければと考えています」。担当者はこのように話した。

全ては、エンドユーザーとなる発注者の皆さまのために。「勇気を出して、絶対に変えよう！」。この思い切りのいい一つの決断が、時代に沿った新たな業務スタイルを作り上げたのだ。

▼TS-BASE 受発注の詳しい情報はこちらをご覧ください。

TS-BASE 受発注のご紹介 ｜TS-BASE

BtoB向け受発注システム「TS-BASE 受発注」について詳しくご紹介します。このサービスは、「取引先別単価設定」など、主にBtoBの事業領域で行われる受発注業務に最適な機能を揃えた受発注システム・WMSです。

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