「予約販売が実現できそうな機能が備わっていたのは、TS-BASE 受発注だけだった」。日販アイ・ピー・エス株式会社では、多様な地域の企業へ雑誌や書籍などを届ける事業を行っている。数多くの出版物を取り扱う中で、同社とお客さま間のやり取りで使用する「エクセルシート」や、新刊の予約をお知らせする際の「大量のメール」など、日常業務の煩雑さに課題があった。TS-BASE 受発注の導入は課題に対してどのような効果があったのか。実際の運用方法を含め、日販アイ・ピー・エス株式会社（以下、日販IPS）国際事業部 輸出事業課 白柊誠さまへ話を伺った。

日本のカルチャーを届ける日販IPS

日販アイ・ピー・エス株式会社 国際事業部 輸出事業課 白柊誠さま

同社の国際事業部 輸出事業課では、書籍や雑誌などの出版物や文具雑貨を海外へ輸出する業務を行っている。同部署では、市場や商品構成を加味し、各出版社や出版取次会社、メーカーから仕入れる商品や仕入部数のコントロールを行う。そして、商品の販売手法や適切なアプローチの実行など、マーケティング的な側面も担っている。多様な地域に居住する人々の心が豊かになる商品を提供できるよう、日々試行錯誤を繰り返し行っているのだ。 

これらの業務を円滑に遂行するため、同部署では「アナログ業務の効率化」を目指し、エクセルシートを活用していた「お客さまへの在庫状況の共有」をシステム化した。そこに活用されたのが「TS-BASE 受発注」だった。

導入目的の一つ「エクセル業務の効率化」を達成

 TS-BASE 受発注の注文サイトを活用することで、自社倉庫内に在庫する商品ラインアップとそのリアルタイム在庫数を「発注を行う全てのお客さま」に提示することが可能になった。

 毎朝のタスクだった「基幹システムから在庫データを抽出してエクセルシートへ転記する作業」は削減され、そのシートを各お客さまへメール送付する作業や、メールで受注を行う業務もTS-BASE 受発注のシステムが担うようになった。この効果は、業務削減に留まらず、お客さまの利便性向上にもつながったという。

 「TS-BASE 受発注を使用した運用への切り替え後、お客さまからは、『注文した商品が、その場で“出荷確定”になるのが嬉しい』という声をいただいています。

 以前は、在庫状況を入力したエクセルシートをメールで送付していたので、全てのお客さまからの受注を集計すると、在庫数以上の注文が入っている…というケースが多くありました。その場合、出版社に在庫がなければお断りをする流れになりますが、確定までに数日のリードタイムが発生します。その間、お客さまはエンドユーザーに対してのアプローチができず、販売が可能なのかも分からない。この状況は、弊社のサービスレベルの観点からも改善が必須だとされていました。

注釈：「TS-BASE 受発注 注文サイト」のサンプル画面。自社倉庫に在庫している数量を「TS-BASE 受発注 注文サイト」に反映することで、在庫数に適した受注が行えるようになる。

現在は、お客さま自身が「TS-BASE 受発注の注文サイト」を介して注文を行うようになったので、自動的に注文データが集約されるようになりました。注文数はTS-BASE 受発注で制御ができるので、在庫数以上の注文が入ることはなくなりました。在庫切れの商品であっても、どうしても必要な商品は、お客さまから営業へ直接連絡がきているので販売機会の損失は感じていません。

むしろ、全てのお客さまに“ビジュアルを含めた商品ラインアップと在庫数”を明示できるようになったので、これまでとは異なるジャンルの商品に興味を抱いてもらうきっかけになり、売上向上につながっています」（白さま）。

システム導入後も、同社とお客さまで育まれていた関係性は変わりなく、懸念点だった「機会損失」の部分も、日常的なコミュニケーションによって払拭されているという。そして、エクセルシートや付随業務の改善に一定の成果を感じることができた今、次にチャレンジしたい分野があると話した。 

「TS-BASE 受発注を導入するきっかけの一つ“新刊予約”の運用を移行していきたいです。現在は、エクセルフォーマットを添付したメールを配信しているのですが、その運用にTS-BASE 受発注を取り入れて、効率化を図りたいと思っています。

システム選定時に、この部分の運用を実現できる機能が備わっていたのが、TS-BASE 受発注だけだったんです。その点が導入の大きな決め手でもありました」（白さま）。

「新商品の予約」をTS-BASE 受発注を活用して実施する

「今日注文締め切りの商品ってなんだっけ？」
これは、実際に多く寄せられる「お客さまの生の声」だ。

新たな出版物の情報は、厳密な解禁スケジュールに従って企業へ開示される。同社では、その情報を得た後、「案内配信用のエクセルフォーマット」に商品情報を入力し、スケジュールに準じてお客さまへ向けた新刊案内のメール配信を行っている。そのメールを見たお客さまは、各人各様のタイミングで注文を行うので、時には締め切りを過ぎてしまう注文もあれば、先述した言葉を述べて確認を行うお客さまも存在しているという。

「出版情報が公式に開示された後、お客さまへの情報開示も解禁されるのですが、申し込み締め切りがタイトなことが多く、複数同時進行するそれらの進捗を管理する点が新刊予約の難しい部分です。我々も配信メールの作成や送付、集約の手間がありますし、お客さまからしてもかなりの量のメールが届いているので、見落としも発生していると思います」（白さま）。

「大量メール」の負担を軽減させるためには、お客さま自身が「必要な情報を受け取りやすくする」ことが必要だと同社は考えた。そのために必要な取り組みとして一例に挙げたのが以下の2点だ。

➀締め切り日で検索できる商品登録方法を運用に取り入れる
②検索結果を「新着ニュース」として掲示して「メールで配信」

➀締め切り日で検索できる商品登録方法を運用に取り入れる

注釈：「TS-BASE 受発注 注文サイト」検索画面のサンプル。キーワードの入力欄に商品名に含まれる文言を入れて検索すると、入力した特定文言入りの商品のみが表示される。

「TS-BASE 受発注の注文サイト内の検索は、“商品タイトル”が基準になっています。この仕組みを活用して、タイトル冒頭に “3月1日注文締め切り”のような定型文言を挿入する運用を行う予定です。

そうすれば、お客さま自身が『今日の締め切り商品は？』と感じた瞬間に、情報を自分で取りに行けるようになります。これは、弊社で考えたTS-BASE 受発注の特性と運用を組み合わせたユーザビリティ向上施策の一例です」（白さま）。

②検索結果を「新着ニュース」として掲示して「メールで配信」

注釈：「TS-BASE 受発注 注文サイト」TOP画面のサンプル。ユーザーが必ず見る画面にある「新着ニュース」は、新商品やお休みなどの多様な情報を発信することに活用されている。

「登録した新刊情報は、“新着ニュース”として掲載する予定です。例えば、タイトル冒頭に “3月1日注文締め切り”の文言で検索したページのURLをリンクすることで、同日締め切り商品の一覧をご案内することが可能になります。

しかし、この話をお客さまにすると、『忘れちゃうし、面倒』という声が挙がりました。自ら情報を取りに行く習慣ができればいいのですが、既存の運用方法の“メール”を起点にしているお客さまもいるので、メール配信は限定的に残す方向で考えています。

例えば、➀で作った“3月1日注文締め切り”を検索したページのURLを本文に入れた、『3月1日締め切りの新刊予約の受付を開始しました』という件名のメール配信です。

既存運用よりメール本数は削減されるので、お客さまも大量のメールに埋もれず、今までより情報を受け取りやすくなるので、実施してみたいと思っています」（白さま）。

完璧なシステムを求めるより「機能×運用」で解決を

「システムだけに頼るのは限界があると思います。完璧なものは無いし、作れたとしても新たな技術発展や、環境変化に準じた改修が必要になる可能性が高いです。であれば、理想達成度が高いシステムを見つけて、『こうしたい』という要望の解決方法を一緒に考えてくれるベンダーさまと協力し、運用を調整していくのが最適解だと思っています」（白さま）。

こう話すように、同社は「システムの活用」と「システムの機能を活用した運用」を柔軟に使い分けて解決方法を導き出している。先述した「新刊予約」でも人的作業を取り入れた運用を想定しているが、同様に、「注文期限」の管理もシステムの特性と人力を掛け合わせた運用で効率化を実現したのだ。

注釈： 向かって左側、「TS-BASE 受発注の管理システムの画面。商品登録を行う画面の「検索画面に表示する商品備考」の入力欄の情報は、注文サイトの各商品情報に赤字で表示される。

「出版業界特有の流通条件の要因で、新刊には明確な“申込期限”を定める必要があります。この期日をお客さまにお知らせするために、TS-BASE 受発注の注文サイト上で赤字表示される備考欄が一つあるのを活用して、そこに期限を表示しています。

注文期限が近くなった商品は、“締め切り間近”という商品カテゴリを追加登録して、お客さまへ告知する検索画面を作る運用にしています。その後、“新着ニュース”として、お客さまへ提示しています」（白さま）。

注釈： TS-BASE 受発注の管理システムの画面。「注文サイトの表示/非表示」の入力欄に設定した期日を過ぎると、自動的に注文ができない状態になる。

「そして、指定期限が過ぎると商品情報が自動的に非表示になるので、お客さまは新規注文ができなくなります。これは、TS-BASE 受発注の“表示期限機能”を活用したものです。商品情報を登録する時に、予め注文可能期間を設定しておくことで、自動制御が可能になります」（白さま）。

これらは、お客さまのご要望をもとにTS-BASE 受発注のCS担当者と知恵を絞り、「システムの機能×運用」で方法を確立した一例だ。

「弊社担当チームからは、運用案や新機能開発も含めて、常に踏み込んだリクエストを行っています。竹田印刷さまは弊社の要望に対して、定例会をはじめ、電話・メール・オンライン問わず迅速に返事をいただけるので大変助かっています。引き続き連携を深めて、弊社お客さまへのサービスレベルの向上につなげていけたらと思っています」（白さま）。

▼TS-BASE 受発注の詳しい情報はこちらをご覧ください。

TS-BASE 受発注のご紹介 ｜TS-BASE

BtoB向け受発注システム「TS-BASE 受発注」について詳しくご紹介します。このサービスは、「取引先別単価設定」など、主にBtoBの事業領域で行われる受発注業務に最適な機能を揃えた受発注システム・WMSです。

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