J-netレンタリース株式会社では、全国に展開する直営店とフランチャイズ加盟店向け「販促物」の受発注業務に「TS-BASE 受発注」を導入。同時に、販促物の在庫保管と配送を「TS-BASE 物流」にアウトソーシングすることで、一連業務の大幅な効率化とシステム化への移行に成功した。これらの業務を担う、同社営業推進部 営業推進課　課長代理　石橋嘉行さまと、同課で実務にあたる合田浩美さまへ、ソリューション導入の経緯と変化の話を伺った。

多店舗の受発注管理をアナログからシステム化

J-netレンタリース株式会社が運営する、レンタカーブランド『Jネットレンタカー』は、直営店約50店舗、フランチャイズ加盟店（以下、FC)約70店舗、全国に合計約120店舗を展開し、（2023年10月現在値）法人・個人のお客さまへの車の貸出や販売などを行っている。近年では、既存サービスに新たな付加価値を追加し、市場に革命を起こす取り組みにも積極的にチャレンジしている企業だ。

そんな同社の営業推進課が担う業務の一端に、店舗運営に欠かせない「販促物」の企画や管理がある。現在、各店舗から発注される「週間約80注文・約200明細」の販促物の受発注管理を、営業推進課の2名のメンバーが「TS-BASE 受発注」のシステムを使用して対応をしている。

「以前は、受注した販促物の発送業務を含めて、全てを営業推進課で行っていました。受注や確認作業は全てアナログで対応していましたので、その当時とTS-BASE導入後の現在の工数を比べると、体感的に8割近くは効率化されたのではないでしょうか」。昔を知る合田さんは、当時を振り返りながらこう語った。

販促物管理のアウトソーシングがきっかけ

注釈：営業推進部 営業推進課　課長代理　石橋嘉行さん

レンタカーブランドの運営開始後、右肩上がりで業界シェア拡大をした同社では、店舗数の増加と並行して、さまざまな業務改革が行われてきた。営業推進課が担う「販促物管理と発送」も同様で、店舗数や業態別管理などの影響により作業が繁雑化したため改善を余儀なくされたのだ。

以前は、各店舗からのFAXで受注対応を行い、注文に不備があれば店舗担当者と電話やメールで確認作業を行っていた。そして、毎週月・火曜日は、取りまとめた注文の出荷作業の日だった。社内倉庫から注文品をピッキングして梱包を行う。送り状の貼り付け作業を行い、配送業者へ引き渡すまでの全作業を部内で行った。

在庫管理シート記載数量と実在庫数が異なり、出荷に影響が出る場合は店舗とのやり取りが発生する。当時の店舗数は現在より少なくはあったが、出荷は丸２日を要する大変な作業だった。

「直営・FCともに店舗数が増加して、販促物のバリエーションも増えたことも重なりました。新たに推進すべき業務へのリソース確保のためにも、販促物関連業務全般のアウトソーシングを考えたのが、TS-BASEさんと出会うきっかけでした」（石橋さん）。

その後、営業推進部では、各店舗からの注文に「TS-BASE 受発注」を導入して、インターネットを介したWeb注文を採用。注文管理は、TS-BASE 受発注の管理システムで行うようになった。そして、丸2日かけていた出荷作業は、「TS-BASE 物流」へ依頼。在庫管理も含めてアウトソーシングをした。

直営・FC別管理に最適な「TS-BASE 受発注」

「TS-BASE 受発注を導入すると聞いた当時は、PC作業に慣れていなかったので不安はありました。でも、実作業はイメージより簡単だったので不安はすぐに解消されました」（合田さん）。

注釈：同社販促物の発注～発送までのフロー図。注文内容に応じて、TS-BASE 物流の倉庫に在庫している販促物を店舗に発送している。

同社では、2018年に「TS-BASE 受発注の注文サイト」を店舗からの受注に導入。各店舗にアカウントを一つずつ付与し、それぞれのアカウントから注文を行う運用に変更した。これにより、FAX注文対応の全作業が削減された。

そして、注文サイト上には、「TS-BASE 物流」の倉庫から共有されるリアルタイム在庫数が記載されている。在庫確認や在庫切れによるやり取りも消滅し、コミュニケーションミスによるリスク軽減にもつながった。

各店舗からの注文は、TS-BASE 受発注のシステムを介してTS-BASE 物流の倉庫に通知され、出荷作業が実施される。（一部、メーカー直送の販促物に関しては、TS-BASE側が情報共有を行うことで出荷される仕組みで運用されている）。

注釈：TS-BASE 受発注の注文サイトの画面例。同じサイトではあるが、表示する商品情報を出し分けることができる。

直営店舗とFCで販促物の内容が異なる場合がある。その対策に、TS-BASE 受発注の「ユーザーグループ機能」が有用だった。この機能は、特定情報の表示非表示を自由にコントロールできる機能だ。

「セグメント（区分づくり）を行ってしまえば、後の操作は全て同一なので、特別気を使う必要がありません。全工程がルーティン化されている印象で、業務標準化の体制づくりも推進しやすいです」（石橋さん）。

物流のアウトソーシングで空き時間を有効活用

「梱包・発送作業のアウトソーシングは、とても助かりました。以前は多くの時間を費やしていましたが、現在は管理のみ。出荷作業はミスが許されず重労働でもあったので、心理的な負担軽減にもつながりました」（合田さん）。

現在は、TS-BASE 物流の倉庫に販促物の在庫を保管。店舗からの注文が入り次第、ピッキングをして出荷を行っている。週１回丸2日かけていた作業は、データの確認作業のみになり、8割以上の工数削減につながった。空いた時間は新規の取り組みへリソースを投下したとのことだ。

現在の営業推進課は、自社サービスをアピールする新たなツールの企画や、他社との協業による取り組みの思案や推進など、幅広いミッションを担っている。未来への投資にリソースを活用するためにも、既存業務の効率化と標準化は重要だろう。TS-BASE 受発注とTS-BASE 物流は、これからも同社の業務をサポートできる存在で在りたいと思う。